本文是一篇采购论文研究,本文以 TZF 公司为主要研究对象,针对公司中的采购环节,结合了国内外企业采购模式的经验,阅读大量资料,从采购管理,采购流程和供应商等方面进行了问题分析,并根据本人在 TZF 公司工作的实际体会,为 TZF 公司以及类似的国有企业提供了可操作,可持续优化的一套新的采购环节的流程和管理方式,以提升公司非生产性采购的效率,降低公司成本的目的。
第一章 绪论
1.1 研究的背景以及意义
1.1.1 研究的背景
水资源是人们生活中不可或缺的资源,在现代化的进程不断加快的大环境下,水资源作为重要的国民经济基础设施之一,在粮食,供水,经济和生态等方面都具有不可替代的重要作用。随着社会经济的发展,水资源作为一种不可被替代的资源,其重要性已经日益凸显,再加上近年来城市人口的迅速增长,对水资源的需求量也逐渐加大。据研究显示,近年来,T 市人口数量也在不断增加,从 1982年开始到 2011 年,人口的增长量稳步增加,增长了近 580 万人,增幅到达了74.8%[1]。2011 年后,由于 T 市政策的改变,使得外来人口大量迁移进来。与此同时,人口普及教育程度的提高,逐步迈向教育大市,人们对生活质量的要求也越来越高。如何提高人民的用水质量成为了一个重要的问题,这意味着提升自来水的生产效率和质量变得尤为重要,这也使得采购环节的重要性日益凸显[2]。
采购是一个企业经营和管理的重要组成部分,会直接影响到一个企业对产品生产的效率和质量。此前,有国外的相关研究机构对企业的成本构成进行研究之后表示,采购成本位居企业其他各项成本的首位,占总生产成本的六成左右,甚至更高[3]。采购环节作为一个企业所有活动的基础,采购管理的重要性不言而喻,降低采购成本将会极大的提高一个企业的弹性和市场空间,因此如何降低采购成本毫无疑义的成为一个企业重要的关注点。
随着社会和市场的快速发展,市场环境变得越来越复杂,多变,采购的性质也在逐渐发生变化。企业的采购流程已经由传统的操作性工作变成了管理工作,现代的采购是实现企业自身的目标,提高在大环境中核心竞争力的重要环节[4],采购已经逐渐成为企业降低成本,生产优化,创造利益的一大关键点[5]。然而就目前来说,我国很多企业在物资采购管理方面还没有给予足够的重视,流程繁琐,管理方法陈旧等因素严重影响了企业的采购水平。如今,信息化高速发展,各种全新科技层出不穷,管理的辅助软件也在不断更新,如果还保留着老旧的采购模式,一个企业必然会跟不上时代的节奏,被同行业的其他企业赶超。要跟上时代的发展,使企业的采购管理环节跟得上时代的脚步,才会让一个企业处于巅峰状态。这就需要对旧的采购流程进行研究,并对其进行优化,以适应当今市场的大环境,使企业能够稳定健康的发展。
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1.2 国内外研究现状评述
1.2.1 国外研究现状综述
在国外,对采购环节的研究起步相对较早,企业采购管理的历史演变与社会经济,科技水平是分不开的。在管理的水平与科技的水平都相对较低的时候,市场的导向是生产出什么就能卖出什么的卖方市场,企业的采购管理的目标是以最小化的库存投资来制定经济订购批量的决策。
随着社会经济和科技水平的增长,市场由生产导向转变为需求导向,企业之间开始出现了一些竞争,但各节点的企业之间又需要相互依赖。
随着科技和生产技术的进一步提高,产品种类不断丰富多样,市场环境开始向着买方市场转变,企业之间出现了激烈的竞争。这时,企业流程再造等一系列理论的提出,使传统的管理方式被打破,走上历史舞台,采购管理成为了一个企业树立核心竞争能力的一个重要方式。大致可以从三个角度进行分析:
(1)采购成本控制角度
全球诸多学者对于企业的采购成本的具体控制方法都有深层次的研究。但国内外的学者在此方向的研究有一些差异。对于国外学者来说,他们主要对具体控制成本费用的方法进行了细致的研究,并且针对某种特定的方法,使用特定的模型进行严谨的研究。国外学者 Surendra P. Agrawal(1998)[7]在 1977 年就针对企业内部的采购成本的角度开展细致的研究以及分析,并以自我持续改进系统模型为基础工具进行效果验证。Jon Newberry(2002)[8]对企业采购成本的多样化元素进行细致研究,并且针对当时的现状进行了更加细致的分析。
Jean Nollet(2005)[9]对于集团规模,受益人以及企业利润等诸多方面进行了分析研究,主要对当企业成为采购联盟的成员后,具备的各种优势和劣势做出了详细分析。Dothang Truong(2008)[10]针对美国 359 位著名企业中的采购人员,运用网络调查的方式进行了详细调查,得出电子采购可以切实推进电子商务领域的全面发展的结论。同年,
Jon Edgell(2008)[11]提出在 2008 年,全球的采购行为主要基于四个发展趋势。通过两位学者的细致研究,提出由于美元持续走低,中国市场将会具备相对良好的成本优势。
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第二章 相关理论与综述
2.1 采购与采购管理
2.1.1 采购的定义
采购作为一项具体的业务活动,是一个复杂的过程,涵盖方面之广,很难被具体定义。大部分的采购主要是采购人员或者采购单位基于各种目的和要求购买商品和劳务的行为[47],是企业获得利润的重要来源,因此对采购环节进行科学有效的管理是十分必要的。采购的目标是花费最小的成本来获得最大的收益[48]。
在一个企业中,采购人员不仅仅指的是从外部获取物资和服务的人员,下达计划指标的人员,仓库管理人员,货品验收检验人员都属于采购人员的范围之中。此外,还包括没有被采购部门囊括的,如行政部门采购员工福利等此类,在其他部门执行采购任务的人员也属于采购人员。虽然不在企业的采购系统中,但都在发生着实际的采购行为,这些不在采购系统中的资源获取往往不规范。
2.1.2 采购的模式
我国国有企业当前使用比较多的采购模式主要是集中采购和分散采购[49]两种。
集中采购模式主要是:下属公司把所需的资源数量作出实际的采购计划向总公司上报,总公司在归总各分公司的采购计划后,进行整体的物资采买,然后将物资再分发给各下属公司。这种采购模式的特点是采购过程更加规整,对于采购数据也更便于汇总,有效防止子公司出现一些不规范的行为。
分散采购模式主要是:下属公司根据自身的需求制定所要采购的物资清单和计划,选择合适的供货商,进行采购活动。下属公司只需要向总公司提交清单和计划,总公司无需负责实际的采购活动。这种采购模式的特点是权力下放使下属公司能够更灵活的采购自己所需的物资,反应速度快,方便程度高。
由于互联网的普及和社会市场的不断发展,又派生出了电子采购等新型的采购模式,新的采购模式能够更好的迎合社会发展的现状。采购模式的不断升级可以使得企业的采购效率提升,管理水平也登上一个新的高度,有助于企业更好的发展。
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2.2 非生产性采购
2.2.1 非生产性采购的概念
企业从采购种类上分,大概分为两类:生产性采购和非生产性采购(Non-production material,简称 NPM),也叫直接物料采购和间接物料采购。生产性采购的是经过加工制造后,进入到产品物料清单(BOM)中的原料。非生产性采购是近 10 几年来的一个新领域,指的是采购的资源或服务不进入企业生产的产品中,一般是满足企业自身的消耗,不提供给客户。简单来说,非生产性采购就是除去直接生产物料以外的所有开支的采购活动。如咨询,广告,文具,
维修,保养,食堂等资源的采购都属于非生产性采购。
与生产性采购相比,非生产性采购需要面对的采购种类更为复杂[52]。在一个企业中,生产性采购所需的材料一般比较集中,更容易规模化,对采购人员的要求也相对比较单一。非生产性采购则相反。另外,非生产性采购的内部消耗比生产性采购大[53]。对于非生产性采购来说,所需的资源类别众多且变化快,而且很多都是一次性采购订单,供应商数量多。这些特点就造成了非生产性采购对企业的内部消耗大。无论是流通型企业还是生产型企业,非生产性采购所占的比例非常高,占据重要地位,所需的费用也是不可忽视的。
NPM 采购的内容大致分解为以下几类:
(1)IT 类:计算机硬件,软件以及相应的服务,办公设备,技术与管理咨询等。
(2)行政人事类:基建,班车,办公用品,食材,出差相关费用,培训,
广告,医护健康,保安及保洁等。
(3)生产类:五金,工具,劳保,消耗品,设备维修等
(4)物流类:仓库耗材,国内及国际的运输等。
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第三章 TZF 公司采购流程现状及问题分析 .................... 16
3.1 TZF 公司简介...................... 16
3.1.1 公司概况 ........................ 16
3.1.2 公司主要架构 ............................. 16
第四章 TZF 公司采购流程管理优化方案设计 .................. 37
4.1 流程优化的原则和目标 ........ 37
4.1.1 流程优化的原则 ...................... 37
4.1.2 流程优化的目标 ........................ 38
第五章 非生产性采购管理