一、目的：
1、 进一步规范公司物资采购行为。2、 进一步规范采购工程师采购行为，控制所采购物料，产品和服务有适时性。
3、 进一步规范采购合同的签定、修改和合同的履行，特制定本作业指导书。
二、使用范围：
所有需在外采购的物料（除部分低值办公用品和后勤用易耗品）。
三、职责：
1、 采购工程师负责一切物料的集中采购，其他人员不得私自进行任何采购行为；
2、 采购主管负责指导、跟踪采购室成员完成公司下达的采购任务，并实现采购合同的监督作用。
四、工作程序：
4.1 采购申请的核对
采购工程师根据纸质版已经批准的固定资产请购单或计划部下达的采购申请，确定供应商及价格等。
4.1.1 采购工程师根据具体的采购申请纸质版和SAP系统中的采购申请一一确认，包括采购申请号、物料编码、物料型号规格、采购申请数量、物料采购周期等是否正确无误，如有差异，及时与计划部物控人员沟通直至问题解决。
4.1.2 采购物料组与采购工程师的对应关系是否正确，如果发现采购组物料的对应关系不一致，或物料组划分有误的，应先下达该物料的采购合同，同时邮件通知ERP项目专员（李思永），要求更改该物料物料组。
4.1.3 向北京信威采购的业务不适用上述规定，统一由专人负责。
4.2 采购合同的下达
采购工程师根据核对无误的采购申请，在SAP系统中创建采购合同。
4.2.1 同个物料有多个供应商的情况，应确保选择供应商是充分的和适宜的。
4.2.1.1 采购工程师根据《季度供应商绩效评估表》对供应商的价格水平、交货的及时率、产品质量方面的及时服务、以及供应商的供货能力等情况来确定所下合同的供应商。
4.2.1.2 采购人员在日常的工作中，应积极的、有意识的发掘、积累来源于供应商的信息，并保持与供应商充分的沟通与比较全面、深入的了解。对部分长期出现质量问题、不能按时交货、或为独家供应的产品，应形成书面的资料及时、准确的反馈给采购室主管。
4.2.2 采购工程师在下达采购合同时，遇到该物料无货源清单、无该物料价格、无供应商资料、最小起定量或最小包装数有误以及其他信息记录不全、不正确等情况时，采购工程师根据《日常采购信息维护表》和《维护货源清单及信息记录申请表》及时将相关信息反馈给对应的资源工程师，并保持良好的沟通直至问题解决，同时知会采购室主管和资源管理室主管。
4.2.3采购工程师在下达采购合同时，遇到物料价格与实际采购价格有差异时，应及时与对应资源工程师沟通，确定价格差异情况并跟进直至问题解决。
4.2.4 采购工程师如发现系统帐期、交期不符时，应以《物料主数据更改申请表》及时反馈给资源工程师。
4.3 采购合同打印
采购工程师在完成以上操作后，保存采购合同，根据SAP中合同打印流程打印合同。
4.4采购合同审核
4.4.1 采购金额小于RMB10000元的采购合同，经采购室主管审签后方可生效。
4.4.2 采购金额大于等于RMB10000元、小于RMB100000元的采购合同，经采购室主管审核，经采购部经理审签后方可生效。
4.4.3 采购金额大于等于RMB100000、小于RMB500000元的采购合同，由采购室主管和采购部经理审核，经采购部分管领导审签后方可生效；
4.4.4 采购金额大于等于RMB500000元的采购合同，需经公司合同评审小组评审（或招标），评审通过后由采购室主管、采购部经理、采购部分管领导审核，经公司总经理审签方可生效；
4.4.5 其他采购审核根据《经济合同管理办法》执行。
4.5 采购合同修改
4.5.1 未审批合同修改：直接根据SAP《合同修改流程》操作并保存合同。
4.5.2 已审批合同修改
4.5.2.1修改当天下达的、已经财务审批通过的合同：采购工程师可以在获得财务相关审批后，直接进行修改作业。
4.5.2.2修改其他已审批合同：采购部工程师应注明需要修改的合同内容，经计划部的相关人员审签后，由采购部相关领导审签，财务相关审核人员在收到经计划部和采购部相关人员签字的合同修改单后，释放该合同，然后由相关采购工程师在SAP系统中进行修改，修改结束后，财务相关人员对修改的合同内容再次进行审核，合格后审批。
4.6 采购合同供应商确认
4.6.1采购工程师将经财务相关人员审核后的合同及时传真给相应的供应商并与之确认，直至收到供方签章确认的传真件或原件为准。
4.6.2 批次性需求计划应在5个工作日内完成采购合同的签定。少量的或零星的需求计划、请购单应根据紧急程度,在最短的时间（1—3天）内完成合同的签定。合同原件的签回时间原则上在20个工作日内。
4.7 采购下达合同的记录
采购工程师每天应根据《采购合同下达作业规范表》，详细记录当天收到的所有采购申请及合同下达情况，作为当天的工作日记以及第二天的工作安排依据，由采购室主管每周抽查一次。
采购类公文类范文2：采购人员基本工作准则和行为规范
采购人员基本工作准则和行为规范
一、 目的：
为统一和规范采购部采购人员管理，提高采购人员素质，特制订本规范。
二、 范围：
本办法适用于采购部所有采购相关人员。
三、 内容：
1、 在处理与供应商的商务业务中，以争取公司最大利益为宗旨，奉行公正、公平、公开的原则。
2、 衣着整洁，仪表端庄，有礼有节，行为得体，树立良好的公司形象。
3、 爱岗敬业，严谨高效，主动钻研业务知识，不断创新，提高工作技能。
4、 遵纪守法，坚持原则，廉洁自律。
5、 在同供应商接触的过程中严格遵守公司的保密制度，不得透露我公司及相关供应商的商业机密，维护公司利益。
6、 不主动要求供应商请客吃饭、或进行娱乐活动，确属工作需要陪同供应商吃饭时，应征得部门经理的同意。
7、 决不向供应商索要礼品及其它有形或无形的利益等，供应商按照商业惯例赠送小额广告礼品超过两百元时，应主动上缴部门，由公司统一处理。
采购类公文类范文3：供应商管理联合工作组实施方案
一、 目的
为进一步加强对供应商的管理，优化供应商队伍，提高我司供应链的效率和质量水平，特成立本联合工作组。
二、 职责
对供应商的绩效考评成绩进行分析，确认战略合作伙伴名单、需要引进第二供应商的物料清单、需要扶持和淘汰的供应商名单，编制与采购与供应管理论文战略合作伙伴的中、高层互访计划，制定相应引进、限制、扶持和淘汰供应商的方案及相关工作计划。
三、 组织机构
联合工作组由采购部、质量部、技术部选派代表组成。
组长： 采购部经理
副组长：质量部经理、技术部经理、采购部供应商管理室主管
干事：采购部供应商管理室全体成员
质量部来料控制室
技术部：2名
秘书：采购部行政助理
四、 工作开展方式及内容
（一） 工作组每季度首月15日召开一次例会，讨论如下议题：
1、 确认战略合作伙伴名单，与战略合作伙伴的中、高层互访计划。
2、 确定引进第二供应商的物料清单。
3、 确定需要限制、扶持和淘汰的供应商名单。
4、 具体分析名单中各供应商/物料的情况，确定限制、扶持和淘汰、引进的方案，落实责任部门及完成时间。
5、 通报上季度确定方案的进展情况。
（二）例会所需资料的来源及准备工作要求：
采购部、质量部、技术部在每季度末月30日以前将本部门负责的评分结果报送采购部供应商管理室，每季度首月5日前，采购部将供应商绩效考评结果发布给技术部、质量部相关人员，同时共享在公司网络“XWSEVER/采购部”目录下。
采购部供应商管理室负责根据供应商的考评等级初步编制战略合作伙伴名单、需要引进第二供应商的物料清单及需要限制、扶持和淘汰的供应商名单(考评结果为D、C类的供应商)，在每季度首月8日前发送给联合工作组全体成员，采购部、质量部、技术部应将战略合作伙伴的合作状况、需要引进第二供应商的物料供应情况、需要扶持和淘汰的供应商其扣分项的明细清单及事件状况在每季度首月12日前发送给联合工作组副组长（采购部）汇总。
工作组秘书提前两天通知所有成员，具体会议时间及地点。例会由工作组副组长（采购部）主持。
（三）会议决议的实施
1、 会议结束两个工作日内，秘书负责整理例会的会议纪要，存档并发布给所有成员。
2、 会议结束一周内，各项工作的责任成员，编制工作实施计划，报送组长、副组长处审核、汇总，批准后由副组长（采购部）跟踪实施进度。
五、 各项工作的分工原则
1、 组长负责将上季度的工作总结和下季度的工作计划上报公司分管领导。
2、 副组长（采购部）负责主持会议及会议资料的整理，按会议决议跟踪各项工作的实施进度，秘书负责例
