电子文件是办公自动化的产物。办公自动化主要是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。
电子文件记录方式较纸质文件有了根本的改变，相对传统“文件”而言，电子文件是一个新生事物，人们对它还是处于逐步了解和认识阶段。2001年1月施行的国家档案局推荐性行业标准《档案工作基本术语》指出：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
正如电子计算机技术给人类文明进步带来的巨大冲击一样，电子文件作为办公自动化的伴生物，也给人类的记忆工程带来了深远的影响。电子文件由于其读写方式、特性以及内容与载体的关系等与纸质文件有显著的不同，发生了革命性的变化，使得我们必须改变以往传统文件与档案管理中行之有效的观念和方法，以新的理念去重新思考。
在办公自动化过程中产生的电子文件，对目前以保管纸质档案为主的档案馆的管理方式提出了挑战。电子文件的出现虽然并不意味着纸质档案将立刻退出历史舞台，但随着时间的推移，人们对电子文件的利用将逐渐增强，会更多地通过办公自动化网络获取各种文件信息。正如国际档案理事会主席王刚指出的那样：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”因此在办公自动化环境下，作为保管各级政府文件、档案的综合档案馆，将呈现出新的发展趋势。
随着办公自动化的普及而导致的大量电子文件的归档，将会使档案馆成为政府和社会的现行文件、历史档案资料及其数据的保管中心，档案馆的职能将进一步增强，地位将迅速提升，这将是档案馆发展的必然趋势.
在现实中，由于计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合，造就了办公自动化的产生，随之而来的是电子文件的大量产生，档案馆中纸质档案的数字化速度也将加快，文件与档案的界限变得模糊起来，文件、档案实体与信息同时并存于档案馆中，档案馆将承担起文件、档案实体管理及其信息管理的重任。档案馆的任务将发生根本性的变化，档案馆通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。在这种趋势下，使档案馆不再是纯粹的档案物质载体的保管基地，而是将逐步发展成为以信息技术为根本的“档案信息管理、传输和服务中心”这样一个多位一体的机构。更加突出的将是信息管理机构及数据的传输枢纽，随之而来的是档案馆将获得更大的发展空间。
随着办公自动化的实现，大量的电子文件必须设置专门部门进行综合管理，依据国家有关法律，档案馆作为文件的最终归属地，以及与文件管理密切关联的部门，在文件与档案转换间隙变得不清的情形下，由档案馆承担文件管理是顺理成章的。档案馆可以将自身的功能延伸至文件管理之中，成为文件管理中心。随着办公自动化的实现，在纸质文件形成的同时，伴生的电子文件，也就是指档案的数字信息，而非档案的内容信息，需要实行同步管理。随着时间的推移，档案馆将逐步演化成为信息集散地，成为档案信息管理中心。
随着档案信息管理中心的建立，借助强大的信息网络，档案馆要对各个部门形成的电子文件进行管理，同时，又要通过信息网络满足不同利用者的需要。这样，档案馆就承担起档案信息传输职责，成为档案信息传输和资源交换中心。
可以说，计算机技术的发展，办公自动化的普及，会使档案馆在信息化浪潮中得到更大的发展。
