档案信息利用

档案利用就是档案的利用者对档案信息的查找、接受和运用，是通过各种有效的方式和方法，发挥档案的效用和社会、经济效益，为社会进步和社会发展服务。 档案利用的实质是档案信息的利用。因为档案利用不是对由载体和内容组成的档案本身的利用，而是对档案中包含的显性的信息或隐性的信息的利用。所谓显性的信息是指档案中所记载的内容，可以通过文字、图像、声音等方式直接得到和感受到的内容。所谓隐性的信息是指通过档案存在的形式、通过档案同载体结合成为一个整体而体现出来的信息，它不是直接记录下来的东西，而是由档案形成的人类自然活动的特点及过程所带来的，是表现出来的东西。比如，一份珍贵的历史文件，其内容如果早已经公之于众，其显性的信息价值就不再具备了，人们可以从众多的媒体中得到其中的信息；但是这份文件隐性的信息价值仍然存在，因为它代表着历史的真实，是独一无二的，不是别的东西可以替代的。档案的载体和内容的紧密结合、档案存在的形式述说着历史的原貌，这就是档案的隐性信息。   

档案的显性信息可以同图书信息、报刊信息一样，从档案的载体中提取出来，进行任意的加工、排列、组合，可以转变其载体的形式，存储在新的载体上，其信息价值不变。所以档案的显性信息同信息家族中的多数成员如图书、资料、报刊等具有同等的地位和作用，在图书馆学、情报学中总结的信息规律对它都是适用的。情报学中对信息的开发利用方式方法、技术手段的研究同样可作为借鉴。我们今天经常要提到的开发利用档案信息资源，主要也是指对档案的显性信息资源的开发，因为档案内容丰富，信息含量大，对显性信息的开发有着巨大的潜力可挖。     
档案是具备隐性信息价值的信息源，这是档案信息不能等同于其他种类信息的最大特点。而档案的隐性信息是在档案的形成之初就已经存在了的，是不可更改、不可提取、不可加工、不可重新排列组合的。档案的隐性信息同样要开发利用，但是其中的开发是有限度的开发，是在不改变档案原貌的前提下的为方便信息利用的信息提供。而档案隐性信息的应用价值是其他种类的信息源所不具备的。正因为档案的隐性信息的存在，使档案成为了无声的信息，具备了凭证的作用，使档案在实际利用上具有特殊意义。     
同时，现代信息技术的发展，给档案的开发利用提出了很多新的挑战。档案的显性信息要开发利用，要进入到社会信息的洪流中，为人类造福，这是已经达成共识的。除了档案在收集管理方面的特殊性外，档案的显性信息开发所面临的大多数问题也是全部的文献信息资源开发利用所面临的共同问题。但档案在新的技术环境下，如何保存其隐性的信息不被破坏，却是档案信息本身所面临的难题，这是档案学在 21世纪要研究解决的问题。