一、省级机关办公自动化建设概述
办公实际上是指人与人、人与部门、部门与部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到机关整体目标的过程。办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。办公自动化在70年代未80年代初就已提出，到现在已有了二十多年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，用电脑进行人事、财务等的管理。这些传统的办公系统都无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现机关、单位内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时也不可能对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。今天的现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。随着信息时代的逐步到来，计算机技术和应用的爆炸性增长，在工作、学习、生活各个层面带来了深刻影响。加之政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断增强，手工或半自动办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。社会信息量的迅速膨胀，想要依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。而且政府机关不仅要求公务人员对他所要实施的任务目标能够“知其然”，更要求公务人员特别是高级公务人员能够“知其所以然”在这种背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命。如何适应这场革命，如何跟上国际国内的先进步伐，如何根据省级机关自身的情况引入办公自动化，实现向信息经济时代的政府转型，是摆在我们面前的一个首要课题。近几年来，省机关在计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的发展中已经产生了巨大变化。现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，有绝大多数的机关愈来愈依赖于自动化的办公手段。很多同志渴望从先进的数字化工具和强大的网络系统中方便地获得信息、共享信息和处理信息。因此，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。
二、省级机关办公自动化系统的基本功能
我们现在谈论的办公自动化，实际上只能称之为办公管理信息系统或办公管理系统，远远未能达到自动化的程度，还需要人工的大量参与和干涉。事实上，在办公过程中，存在着许多的工作流程，而且每项工作都有自己相对固定和规范的办理过程，尤其在各级政府机关中，各种批件、办件、文件、资料、报告的处理都有一定规章制度和环节，有专门支持和推动公文在组织系统中流转的机制、部门和人员，但是，在工作中由于领导的批示改变了一个公文的既定流程，使预定的工作流程发生了变化，公文的全自动化流转就变得十分困难。
目前，办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善机关各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为用户办公提供一个自动化工具。简单说来，即用户应当能够通过办公自动化系统了解自己要做的事情、上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息。因此，办公自动化系统首先要解决的是用户之间的沟通和信息共享问题。
办公自动化系统必须是基于计算机网络和数据库支持的，一个单位需要开展办公自动化应用，特别是省级政府机关，必须建立自己的计算机网络系统（包括硬件设备和应用软件）。当然，完全利用Internet技术也是可以实现办公自动化的，但是，如果没有自己的计算机网络系统，完全依赖于Internet，不但会增加大量的通讯费用，而且安全也成为重大隐患。目前，省级机关基本上都建立了自己的计算机局域网，同时也提供与Internet的连接，能够使内部办公与Internet网上办公同时进行。
省级机关办公自动化系统的基本功能按照使用来划分有两类：
（一）用户功能。此功能系统模块是根据各个机关的工作职能分工和工作内容来设计的，省级机关用户办公系统主要包括公文管理系统、人员出差管理系统、领导活动安排系统、个人工作日历系统、会议管理系统、项目管理系统、档案管理系统、综合信息服务系统、行政管理系统、帮助系统等。几乎涵盖了机关日常办公中的所有环节。
1．公文管理系统。公文管理系统是办公自动化系统中最重要的部分，包括三个子系统：发文管理系统、收文管理系统、签报管理系统。
发文管理系统：负责本机关对外发文的起草、批转、审核和正式发文的整个形成过程。在发文的批转过程中，每个接收人员对文件正文的修改都将保存在系统中，直到形成最后文件。办结的发文存入委机关文献库。
收文管理系统：负责本机关接收来自其它机关、部门的文件的收阅以及存档。对接收的纸制文件，需要有电子文件的，在系统中可以直接对纸制文件进行扫描，保存为电子件。对于办件，直接由接收部门确定选择一个分送人员；对于阅件，则可能存在一份文件要同时给多个部门传阅的情况。系统设定文件可以分送给多个用户，这些用户也可以同时打开此文件，但在某一时刻，只能由一个用户对文件进行批示、存盘。这样就保证了文件的一致性。而且只有当全部阅读人员都签署了意见后，此阅件才能办结。办结的收文存入委收文文献库。
