摘 要 可持续发展观是一种新型的发展观,是人们对传统发展观的反思和创新。本文就高校档案管理可持续发展问题提出了若干思路,对于高校档案管理工作有一定启发。
关键词 高校 档案管理 可持续发展
高等学校档案是一个集党政、教学、科研、基建、出版、仪器设备、财会、外事、声像等众多门类为一体的综合性的档案体系。它是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。高校档案管理可持续发展的终极目的是实现档案提供利用的可持续发展。搞好档案的开发利用是高校档案工作的宗旨,是档案工作中最具生机与活力的环节。做好新形势下的高校档案工作,努力遵守“深化接收征集、简化一般整理、细化编目检索、强化开发利用”的原则,务必在抓建设、强管理、促创新上下功夫,这样才能使高校档案管理工作实现可持续发展,再创佳绩。
一、 把握高校特点,是实现档案管理可持续发展的前提
高等学校档案是档案中的一个门类,具有一般档案的共性,又受高校管理工作专业实践的制约。有其自身的特点。
(一) 来源广泛
高等学校档案的形成,直接反映了学校整体工作的各个环节,档案材料来自于各个职能部门。例如,在党务管理工作中形成的反映党群工作的“党群档案”;在学校各项行政工作中形成的“行政档案”;在学校各种教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的“教学档案”;在科研活动中形成的“科研档案”;在基建工作中形成的“基建档案”;在仪器设备的购置、使用,维修和改造过程中形成的“仪器设备档案”;在产品研制、试制及生产活动中形成的“产品档案”;在编辑出版、外事活动、财会管理工作中形成的“出版物档案”、“外事档案”、“财会档案”等。这些档案可划分为十个一级类目,而每个一级类目又包含众多的二级类目。
(二) 内容丰富
高等学校在党政管理工作过程中,各职能部门工作任务很多,从而形成大量的内容各具特色的文件材料。例如:党务、纪检组织宣教统战工会团委学生会综合行政人事监察审计、武装保卫、总务、图书、文博等众多职能部门的工作计划、报告、制度、请示、批复、来往公函、各类庆典及大会等项教育活动中,均形成反映各职能部门不同业务范围的档案材料。
高等学校作为培养教育人的基地,一方面在学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践,教材建设等项工作中的规划、制度、总结等,会形成一定数量的文件材料。另一方面,作为高校教学工作的主体,学校拥有一大批学者、专家、教授和各类中高级知识分子,他们在从事各种教学、科研等活动中,同样也会形成相当数量的文件材料,如论文、论著、成果、手稿、手迹、信函、证章、证书、奖状、图片等。因此,高校档案材料不仅数量众多,而且内容十分丰富。
(三) 形式多样
传统的档案材料主要是以纸质为载体,随着科学技术的发展,办公自动化、多媒体通讯和电子信息网络等新技术的应用,高校作为现代科技的先导,将出现无纸办公室,纸质档案一统天下的局面将逐步改变,以磁盘、磁带、胶片、光盘为载体的档案材料日益增多,不仅记录档案信息内容的方式方法很多,而且内容表达的方式也多种多样。然而,由于纸质档案相对于磁盘、磁带、胶片、光盘等基于电、光、磁学理论基础上的物理介质为载体的电子档案,更具有原始性、稳定性、不可更改性,经过历史的检验证明有很强的凭证性,并被人们以法律的形式加以确认,因而具有很强的生命力。
(四) 周期性强
高校活动时间是以学年为单位安排的,学年是它的活动周期。高校在每个学年的活动是有规律的,其内容是大致相同的,呈现螺旋前进的状态。由于高校活动的这一特点,高校档案内容的时间上也呈现出对应的周期性。以教学档案为例,学年初发的教学计划,学期进行中的教学质量监控,期末考试等活动的记录,内容上的周期性十分明显。尽管高校档案的收集、整理、存放都是以自然年度为单位和排序的,但这并不影响高校档案在内容上呈现出周期性的特点。
二、抓好基础建设,是实现档案管理可持续发展的保证
(一)加强法制建设
加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学校整体发展规划。高校分管档案工作的领导干部要从自身做起,带头学习、宣传、贯彻《档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,做到有规可循,有目可查;并加大对下属单位档案执法检查,使全校上下不仅提高档案意识,更要提高档案法制意识和保密意识,共同营造一个良好的档案法治环境。
(二)加强业务建设
档案干部要树立终身学习的观念,在努力学习政治、经济和现代科技知识的同时要掌握丰富的档案理论和技能知识。还要学会相关学科的理论知识,如信息学、公文学、协调学、管理学、参谋学、公关学等多门学科知识,融会贯通,以保持工作的主动性,更好地发挥参谋、助手的作用,使档案工作能适应高校实现跨越式发展的要求。
(三)加强队伍建设
档案管理可持续发展观的全面建立,亟需整个档案队伍素质的提高。这是核心因素。随着高校人事制度改革和竞争机制的引入,档案管理部门已不是以往的“皇亲国戚”的“休闲地”,尤其是新技术在档案管理中的运用,对档案人员提出了新的要求。不仅应具备系统的档案学基础知识与文化知识,还要掌握现代信息技术和基本技能。从未来发展的眼光来看,还要具备捕捉信息、挖掘信息、整理信息的能力,建立一支观念新、结构新、技能新的档案队伍。因此,一方面要加大档案专业高等教育,培养大批档案本科生、研究生充实到档案队伍中;另一方面要根据实际情况,举办各类培训班、研讨会,加强在岗人员的培训,并引进和培养一批跨学科的高级人才,以使档案部门迅速掌握现代科技。、
(四)加强设施建设
强化档案基础设施建设,改善档案保管条件。档案馆(室)必须有足够的统一装具,并配置计算机及文档管理软件、空调机、抽湿机、排气扇、温湿度计、吸尘器、灭火器、防盗报警自动监视器、防虫、防霉药品;有条件的最好配备扫描仪、消毒灭菌箱、超星数字档案系统等,从而实现方便高效的档案管理、安全快捷的网络查询,快速精确的全文检索、高倍压缩的原文处理、功能强大的编研利用效果。
三、加大管理力度,是实现档案管理可持续发展的关键
(一)强化档案意识
学校及职能部门主管领导要明确依法治校离不开档案。高校档案工作水平的高低,在很大程度上取决于该校各级主管领导的档案意识和档案法制意识。档案意识和档案法制意识的强弱直接影响着档案的数量和质量。《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》赋予文档人员的法律权利、义务,是文档人员履行档案工作职责的重要依据。文档人员所具有的档案意识和档案法制意识,是文档工作者最基本的素质要求,对档案工作的发展起着至关重要的作用,也是做好档案工作的基础。同时,还应强化承担学校教学、科研及管理工作人员的档案意识和档案法制意识。他们既是档案的形成者,又是档案的利用者。他们档案意识的强弱,直接影响到教学、科研档案的形成和归档的完整性。
(二)完善档案管理体制
条件成熟的高校可以成立档案工作专门委员会,将高校档案工作纳入学校整体发展规划,强化宏观管理。建立和健全以各部门分管档案工作的领导及所属部门专兼职档案员的管理网络,并将档案工作纳入部门工作年度考核内容。
(三)加大档案信息资源开发力度
档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体,是人类社会精神财富积累的直接体现,具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此,档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解,对信息化的意义要有充分的认识,对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导,管理是手段,利用是目的。我们不能满足于“坐堂会诊”,要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用,如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门,为领导者的科学决策提供依据;把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用,既可减少档案原件的重复利用,又可为后代留下完备的文化财富。
(四)提高现代化管理水平
进入新世纪,档案工作要更好地为学校发展和经济建设服务,档案人员必须增强责任感、紧迫感和使命感,拿出更多的时间和精力,认真研究实现档案管理现代化的有效措施,学习和掌握现代管理技术,采用电脑、缩微照相方法、光盘辅助管理和开发,逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式。提高档案信息收集、开发、传递的速度和质量,以适应信息社会对高校档案工作提出的新要求,真正把学校档案(室)办成“让学校走向世界,让世界了解学校”的“窗口”。
四、创新管理模式,是实现档案管理可持续发展的动力
(一)管理思路创新
长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法。日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少。更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。要形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。高校档案人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略,积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点,珍惜机遇,开拓进取。
(二)管理模式创新
我国有悠久的档案历史,档案工作已经形成了传统的管理模式。不同时期的档案工作曾起到过积极作用。但一些传统的做法已不再适
