摘要：文章认为，做好对标准档案的管理工作，重点在于基础工作，建立系统、完整的标准档案并进行科学的管理，是标准档案管理工作的关键所在。
关键词：标准档案；档案管理；建议
随着我国加入WTO 和国家对标准化工作力度的日益加大，切实管好用活围绕标准化工作而产生的标准档案也就成了我们面临的主要问题。
标准档案是指在制定、修订标准过程中直接形成的，具有保存价值的各种文件材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）。
做好对标准档案的管理工作，重点在于基础工作，即标准档案的收集、整理、立卷、保管等，没有扎实的基础工作，就不可能有优质的档案，以多年的工作经验，笔者认为，建立系统、完整的标准档案并进行科学的管理，是标准档案管理工作的关键所在。为了保证档案信息的完整性和有效性，应从建档到归档保管的全过程进行科学管理，并编制目录、索引、卡片等查询工具。
建立系统、完整的标准档案
所谓“系统”是指标准档案要门类齐全，各成体系，所谓“完整”有两层含义，其一是指每一项标准档案的内容要完整无缺，其二是指所辖档案应囊括标准化领域所涉及的各个行业或行业内的各个专业。
一、 标准档案的系统化
从档案管理的全过程来看，分类是档案材料系统化的一个关键环节，对整个档案的组织管理和质量具有重要的意义，因此一定要把好分类关，这是因为：在档案的形成过程中，文件材料的整理立卷，要依据档案分类的原则进行，否则，一个案卷内文件材料就可能出现内容上的杂乱无序。另外，在档案的管理过程中，归档案卷要进行整理、编目和排架管理，以及统计等工作，这些都离不开档案分类作为基础。第三，不恰当的分类，也会破坏文件之间的固有联系，造成整个档案管理工作发生混乱，直接影响到档案信息的开发利用，因此，一定要重视对标准档案的分类。
在标准档案管理中，分类的方法不止一种，如标准号---级别分类法，时间---标准号分类法等。为保证标准文件之间的固有联系，方便对整个档案的整理及利用，按照分类要求，要符合“客观性、逻辑性和实用性”的原则，笔者认为，按专业性质分类是最适宜的。因为按专业性质分类如实地反映了结构完整、层次清晰的标准体系，揭示出了它们之间的内在联系，为档案整理工作创造了有利条件，按专业性质分类是在各专业之间并列和专业内部从属关系的基础上，从一个总体一步一步进行划分而建成一个有层次等级的分类体系。实践表明，按专业性质分类，揭示了各专业内自成体系的标准档案群体，反映出了标准发展的全过程，从档案管理的各阶段看，尤其方便对标准档案的编目、排架管理和统计。可见，选定一个适宜的分类方案是对标准档案系统化管理的有效前提与保障，是标准档案迈向科学管理的第一步。
二、 标准档案的完整性
首先是卷内文件的完整。
1、 切实把好标准文件材料的立卷质量关。一份完整的标准档案应当由下列文件材料构成：（1）论证阶段材料：上级下达的任务文件，主管部门批示文件，论证报告；（2）研究阶段材料：征求意见稿，调研报告，征求意见汇总材料，试验及验证材料、草案计算数据材料；（3）出成果阶段材料：等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，送审稿，意见汇总处理表，标准审查会议纪要或函审结论，报批稿，编制说明及其附件，标准申报单、报批公文及正式标准；（4）复审、修改或废止阶段材料：标准修改通知单及其附件，标准作废通知单等。
立卷是档案管理工作的第一步，好的立卷质量是优质档案产生的基础，鉴于标准材料的特性，我们认为，完全可以按“GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求”的有关规定，从组卷到卷内标准文件的排列及案卷的编目，均按国家标准执行，卷内文件按时间阶段排列。这里最需要强调的是档案人员对接收的归档材料要反复审核，严格把关，以保证每项标准档案内容的完整齐全。
2、 档案管理人员应将对标准行业专业会刊的浏览作为日常工建立系统、完整的标准档案作的一部分，以标准档案中会遇到的“修改通知单”一项为例，由于“通知单”本身发布的数量就少，很零散（如化工行业，平均每2-3年发布1-2项修改通知），根本不可能成套，而专业人员大多忙于对各类整项标准的审查报批，所以往往会忽略对薄薄的几页零散单张的“通知”的归档，这就需要档案部门通过对专业会刊的浏览，及时捕捉信息，并通知专业人员归档，以便能够补充到过去制定的该标准中去，确保此项标准归档材料的完整、齐全。
3、 注重对档案实体的保护，所谓“保护”，不能简单理解为只有在库房里所采取的日常管理措施，还应包括档案从产生到流动过程中全方位的保护，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。在实际工作中，从对档案的保护角度考虑，我们对使用频繁的标准草案各稿，全都分别立卷，经过统计发现，对这些案卷的借阅卷数占全部借阅标准档案卷数的61%。虽然分别立卷会给档案部门增加许多工作量，但是由于这部分档案大多借阅率较高，因而，从有效防止整项标准档案在利用和流动过程中的损坏和老化，保证档案的完整与安全来看，这么做确实是可行的。
其次是标准档案体系的完整。
以行业内部各个专业的标准档案为例，一般来讲，由于职能的设定，本行业的标准化研究机构的档案部门集中统一管理了行业内各专业的标准档案，那么如何保证各专业档案数量的完整，笔者认为，靠制度制约是一个行之有效的管理方法，当然，仅仅依靠档案部门内部的工作制度是远远不够的，需要总工、人事、财务等各部门明确职责，协调统一，通过整体制度的配套实施及经济和行政手段的适当运用，为制度的执行和落实提供有效保证，这样基本可以妥善解决由于部门之间相互推诿或人员变更等种种原因造成的归档不及时、数量不完整等各种问题，确保档案体系和归档数量的完整。
编制目录、索引、卡片等检索工具
档案检索工具是用来提示档案部门保存档案的内容和成分，存贮档案线索和查寻档案的工具，是进行档案科学管理的重要手段。在对标准档案的管理中我们深切地体会到，在做好档案的收集、整理等基础工作之后，能否迅速、系统地把档案提供出来为生产建设服务，档案作用发挥得如何，在很大程度上取决于档案检索工具的完备程度，也就是说，检索体系建立得是否成熟，结构是否合理是影响检索效率的关键因素，因此，应当编制多种多样形式和内容的检索工具，以满足档案部门自身管理的需求，适应利用者从不同角度、深度和广度的查找，这既是标准档案管理中的一项重点工作，同时也是顺利开展利用工作的必备条件。
编制标准档案检索工具，应当立足于档案材料本身的特点，尽可能多的将标准信息存贮进去，同时要重视检索工具的使用效益和经济效益，检索的最理想要求，是使查全率和查准率均为$""(，如何提高查全率和查准率，这就需要我们在编制检索工具上下功夫，对标准名称、标准号、责任者等项目的著录要尽可能详细规范；标引要准确、一致。在标准档案中，一项标准从产生到经过历次修订之后，标准的级别、标准号甚至标准的中文名称都有可能发生变化，这就给档案部门编制检索工具提出了较高的要求，我们认为，标引用词规范、准确和对著录、标引的严格审核是提高档案查全率的关键所在。
我们认为，要建立一个成熟的标准档案的检索体系，首先得有一定数量的不同种类的检索工具，由于一种检索工具只能主要地提供一种类型的检索要求，而利用者的需求角度是多种多样的，因此必须编制出标准号卡、标准名称卡、标准分类卡以及标准名录等几种检索工具，相互补充，相互配合，以满足不同的检索需求。另外，在建立检索工具时不能单纯追求种类的多样，更要着眼于功能的齐全以及对利用者需求动机的考虑，只有三者并举，才能建立结构合理的标准档案检索体系。
几点建议
1、从事标准档案管理的工作的人员不仅要懂得档案，更要对标准化工作及其发展动态有足够的认识和了解，今天，对标准档案的管理，已远远不是简单的封闭的保管工作所能满足的，因此，档案人员应努力把自己锻炼成为复合型人才，只有通过自觉地进行知识的充实与不断的更新，才能在做好对业务部门的监督指导及提供有效利用、进行档案信息的二次、三次加工等方面做出成绩。
2、档案部门要深入学习、勤于思考，更要勇于创新，只有从实际出发，勇于探索，才能寻找出解决标准档案管理中“供”与“需”的瓶颈问题，激活传统档案一潭死水的管理模式。
标准档案管理也要与时俱进，开拓创新，否则，被动的等待，无法承担起为经济建设和社会发展服务的重任，档案部门要运用科学的管理手段和科学的管理方式，从标准档案与标准化事业及国民经济发展关系的大局出发，努力架好服务于企业、服务于科研生产、服务于社会的桥梁，发挥档案的价值。
总之，讨论对标准档案的管理，对于完善我国的档案管理体系及确保标准化工作的顺利进行都有着深远意义，档案部门要以档案法和标准化法为指导，以科学的态度和创新的精神把握对标准档案的管理。编制目录、索引、卡片等检索工具几点建议。
