档案管理论文：《社区卫生服务工作中居民健康档案的建立及其管理》
社区居民健康档案的建立和管理已成为社区卫生服务的一项最基本的工作。健康档案是对居民的健康状况及其发展变化,以及影响健康的有关因素和享受卫生保健服务过程进行系统化记录的文件;健康档案为社区医生提供了完整的、系统的居民健康状况数据,是社区医生掌握居民健康状况的基本工具和进行社区诊断的主要依据,也是进行社区卫生管理的重要前提[1]。目前社区居民健康档案信息管理系统在我国有一些地区已经开发并正在使用[2],其中包括儿童保健信息管理系统等,有些档案管理系统已在慢性病的社区干预中取得了一定的成绩[3],但由于经济等种种原因,仍然不能大面积推广,特别在社区卫生服务起步较晚的地区,居民健康档案的建设还是空白。作者在经过大量的实践和理论研究的基础上,向社区卫生服务工作者推荐一个操作简单、经济合理、作用完备的软件———Epi Info2002,它不仅可以快速建立一个完善的常用数据库,并且必需的数据统计分析功能也相当优秀。
Epi Info软件是世界卫生组织(WHO)和美国疾病控制中心(CDC)共同为公共卫生专业工作人员开发的主要用于流行病学、统计学分析的软件。从1985年的第一版DOS软件开发完成,到1997年就已被下载了14•5万次,并被翻译成13种语言;2000年9月Windows版Epi Info2000正式发布,其功能不断完善,与DOS版相比,除了清晰、亲切的视窗化界面外,新加入的Logistic回归、KM生存分析、儿童生长发育评价模块使其流行病统计分析功能又上了一个新台阶,2001年美国曾做过调查,在美国国内服务器上EpiInfo2000和Epi 6(DOS版)被130多个国家做过25万次下载。不可否认这是一个功能被广泛认可的软件,将其应用于社区居民健康档案的管理,有其一定的优势。
1. 能够方便快捷地建立档案,并为数据录入的准确性提供保障
1.1 界面友好
和所有的基于Windows系统的应用软件一样,Epi Info2002具有友好的视窗化界面,经过中国疾病预防控制中心工作人员的努力,已做了菜单和对话框的汉化,一目了然,易于操作,进一步提高了该软件使用的广泛程度。
1.2 多种类型字段可供选择
和常用的数据库管理软件相比,除了具有常用的字符型、数值型、Y/N型、日期型等常用字段类型外,还包括选项型(option)、多选型(check-box)、多行文本型(multiline)、表格镶嵌型(grid)、关联型(relate)等方便实用的字段类型,这和社区居民健康档案的内容要求相一致,比如选项型适用于健康档案的性别、教育程度等单项选择字段的设置,多选型适用于多种情况并存的字段,如哮喘发作诱因等,而健康档案中的住址、单位、家族史、既往史等字段可选用多行文本型,家庭档案中各家庭成员情况或健康问题描述可选用表格镶嵌型,对于慢性病的管理可选用关联型字段,在建立字段的同时建立相关数据库,即独立于主数据库又能与其建立关联,便于动态观察慢性病的病程和治疗情况,实时监控,为社区干预提供基础。
1.3 建立多方面的控制与核对因素,减少输入错误
在设置健康档案中每一个字段名称时可以同时设置该字段的特有属性,对于类似于档案号、ID等记录标识或居民出生年月等字段可以将其设置为“必须录入值”,对于性别字段既可为“必须录入值”又可设置“合法值”为“F/M”,而对于某些字段如建档日期、建档医生等可以设置为“重复录入值”,以此可以提高录入效率,还可以编写程序对设置为“只读”的字段进行赋值,比如年龄,使用函数YEARS(出生日期,建档日期)进行计算并赋给年龄字段;如果计算得出的年龄是无效值(如<0),系统将弹出提示框,请求重新核对出生年月,并将指针指向该字段,这些功能均可由程序加以控制。
1.4 将视图分类,增加条理
在建立健康档案数据库时,以其内容不同分为若干视图页,随时可以增加和删除视图,操作简便,比如基本资料一般包括人口学资料、临床资料及健康行为资料,可以将其分为三个视图页,录完一页自动跳转至下一页,另外可以根据需要添加体格检查结果等其它视图页。
1.5 建立索引,避免重复录入
可以用档案编号等标识符建立索引,如果录入了相同的档案编号,系统会将已有的记录显示在屏幕上,因此可以避免记录的重复录入。由于Epi Info具有方便快捷的建档功能,对于社区卫生服务工作者来说,经过一个简短的培训或自学可以建立一个符合自己要求又具有特色的社区居民健康档案。
2. 直观的数据录入,可以快速浏览和查找已有记录,便于开展工作
2.1 随时查看已有记录
对于社区卫生服务工作者来说,病人随时来就诊,就要随时查看已输入的记录。在查看时,可以用鼠标点击箭头很快查看已有的记录,并可以查找满足某些条件的记录。
2.2 同时录入关联数据库
如果由一个关联型字段建立了一个关联数据库,在主数据库录入的同时可以进行关联数据库的录入,比如对于患有某种慢性病的居民可以建立相关数据库,包括诊断时间、检查结果、诊断结果、处理意见等字段,同样可以将每次检查、诊断、治疗的情况作为记录存储于该数据库中,保证档案资料的完整性和连续性,以点击“返回”按钮随时返回主数据库,操作十分简便。
2.3 数据的双录入
这是该软件新增的功能之一,即可以将两次录入的结果加以比较,以及时纠正错误记录,维护档案资料的真实性。由于在建档过程中该软件具有对字段的控制和核对功能,因此数据录入过程就比较轻松,不但可以节省时间,同时又能够保证数据录入质量;再者,对已录入数据档案的快速查看,既可以提高社区医生的服务质量,又可以促进对社区居民的全面了解。
3 数据分析功能更能充分发挥档案资料的作用,体现了资料的动态管理
3.1 兼容多种数据格式 Epi Info2002中的数据采用了MicrosoftAccess(MDB)格式数据文件,可以和许多其它流行的Windows数据格式兼容,比如FOXPRO、EXCEL等。因此该软件可以将外部数据导入后进行分析,同样也可以将档案的数据文件输出为其它格式以便用其它的软件进行分析,这种双向的“读入”与“写出”不仅是该软件的优点之一,同时也是社区居民健康档案资料充分发挥作用的具体体现。
3.2 基本数据分析
档案资料的可用性作为建档的基本要求是不容忽视的[4],对于资料的使用不仅在于保管简便,查找方便,还要能充分体现其使用价值。因此档案管理系统具备数据分析功能是非常可取的,比如社区居民的性别比例、年龄分布、疾病死因构成、分层分析等可以通过简单的分析命令方便地以表格或图的形式表达出来。
3.3 有利于进一步的科学研究
该软件作为流行病学专业软件,它所具备的数据分析功能是非常强大的,特别是对于动态管理的档案资料,可以进行Logistic回归(多元线性回归)、KM生存分析对疾病监测、死因分析、生命统计等科学研究,在很大程度上可以促进我国社区卫生服务的进一步开展。
建立社区居民档案,一是提高社区居民健康水平的需要,二是要充分发挥其潜在的作用,具体是在动态管理和科学分析的基础上,切实合理而有效地促进我国卫生事业的快速发展。尤其对于基层的社区卫生服务工作者来说,建立和应用居民健康档案更为重要。
4 免费拷贝和使用
这也是作者向基层社区卫生服务工作人员推荐该软件的重要原因,任何一个软件的开发和调试不仅需要人才、物力、财力,还需要时间周期,并在使用过程中存在升级与维护等问题。因此作为商业软件,使用者的资金投入是必须的,少则数千元,多则上万元,这对于我国刚刚起步的社区卫生服务事业,尤其是基层社区卫生服务站无疑是一笔巨大开销,而若将这部分开支用于完善服务设施、人员培训、提高管理水平等方面将会有更长远的意义,对于社区卫生服务的可持续发展将发挥重要作用。
综上所述,为进一步完善和发展我国的社区卫生服务,以最小的投入获得最大的社会和经济效益,若方便快捷地建立社区居民健康档案,推荐使用Epi Info2002软件。
当然该软件用于档案管理也存在着不足之处,如何使信息系统构筑在互联网上,实现数据共享、网上咨询、网上会诊及远程医疗等功能方面有所欠缺,但是新的Epi Info版本还在不断产生,其功能还将不断完善,希望在不久的将来我们的基层社区卫生工作人员可以使用功能更强大的免费软件。
参考文献：
1 陈春涛,程茂金.社区卫生服务信息系统之健康档案研究.中国全科医学,2001,4(5):369~370.
2 吴永浩,徐国恒,穆丽苑,等. http://www.51lunwen.org/ 计算机信息化管理在社区卫生服务中的应用.中国全科医学,2000,3(3):201~202.
3 李锐,李新建,王振果.健康档案在社区糖尿病人群筛查及管理中应用的可行性研究.中国公共卫生管理,2002,18(3):235~237.
4 王勤荣.社区居民健康档案的建立(二).中国社区医师,2002,18(14):5.
