档案管理工作.是各级档案馆所从事的主要业务，如何用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务，是需要档案工作者不断思考和研究的课题。传统的档案实体管理模式，将档案分成永久和定期保管，已经实行了几十年，但是随着计划经济向社会主义市场经济体制的转变.特别是随着粗放管理模式向集约化管理方式的转变，档案工作者的理念与思维也伴随着这些转变发生了显著的变化。在对传统的档案管理模式进行深刻的反思中.档案工作者发现了档案管理中逐渐显示出与市场经济规律不符以及与社会各项建设事业发展不相协调的某些问题。特别是几十年一贯制的传统档案保管方式与手段.随着社会的进步与发展，给各级国家档案馆馆藏永久保存档案的管理带来许多矛盾，如何合理有效地解决这些矛盾，成为一个亚待解决的课题。
1999年5月5日国务院批准颁布新修订的《中华人民共和国档案法实施办法》，规定对档案实体进行分级管理，具体规定为“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，”(第三条)及“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”(第十五条)，同时对不同级别档案的出境展览规定了相应的限制办法和审批程序。按照这些规定，档案的分级管理有两层含义:一是将各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分为珍贵档案和普通档案.将珍贵档案分为国家一级、二级、三级，对普通档案不进行定级.所以普通档案也可称之为级外档案;二是对珍贵档案中的精品采取特殊的措施，加以保护和管理.这部分档案也有人称之为精品档案或特藏档案.
对各级国家档案馆永久保存的档案实行分级管理.究其原因，主要是由档案的价值因素所决定，同时也是由于档案违法犯罪行为的频繁出现而采取的相应措施。
一、 价值原因
档案价值，是指档案对国家、吐会组织或个人的有用性。在传统的档案管理模式中，档案价值大小的等级序列，主要通过档案保管期限来显示，即档案保管期限越长，其价值越高，保管期限越短，其价值越低，而同类保管期限的档案的价值区别就无法进一步体现。其实.档案保管期限所显示的意义，主要是档案可供利用的不同价值.或者可以说.是档案可供利用的时间价值。一般来说，当我们认为某一档案可供社会利用的时间非常长.即将它作为水久保管。如果可供利用的时间有相当一段长或较短，我们便将它作为定期保管，并按照档案保管期限表的规定划分保管年限。定期保管的档案因其可供使用的时间较短.在经过一段较短时间后即可销毁，故显然谈不上珍贵.但作为永久保管的档案也并不一定就同珍贵划上等号，因为判断档案是否珍贵，应该根据档案本身所具有的全部价值加以判定，除了可供利用的时问长短外.还有其他许多重要因素.包括档案的内容价值和外形价值，包括档案价值的延伸部分.包括档案在说明和印证历史方面所具有的重要性，包括其形态特征的罕见程度等等。
现行的档案价值鉴定理论认为对各级国家档案馆中永久保存的历史档案可以不再进行重复鉴定.但是在具有水久保管价值的档案中，其重要、珍贵程度和史料价值却有天壤之别.这种差别.依据按照现行的档案管理办法是无法区分出来的。因此，这势必造成许多真正重要的、珍贵的或更具有史料价值的档案并没有得到真正特殊、有效的保管，使其大量淹没于浩如烟海的档案之中.给安全保管和有效利用带来极大的不便.并且这种保管模式极易造成这部分档案的损毁或遗失.甚至出现了丢失也不易被发现的情况.给国家宝贵的文化财富造成难以弥补的损失。因此.如何把有限的资金与空间，用于珍贵档案的收藏与保管.解决收与藏的矛盾，就成为档案界必须严肃对待、认真解决的紧迫课题。而开展分级管理则是有效解决这一矛盾的有效途径之一.
二、 法律因素
在社会经济发展日新月异的令天，大量档案违法案件频繁出现，在我国各级国家档案馆馆藏档案中，有很多市场价值很高的档案，尤其是现在社会上对名人信札、手迹甚至布告等物品均明码标价进行拍卖交易.例如在1998年某拍卖行的拍卖品中就.有一件某县公署的布告，其底价为人民币4000元。在_这种社会情况下，人们忽然发现档案馆保存的不仅仅是故纸，很多档案拿到社会上就是高价商品，于是一些犯罪分子不惜挺而走险盗窃这些档案或监守自盗.以换取高额的经济回报。但在现行的管理模式中，档案的价值往往是通过其保管期限来量化的，在同一永久保管期限的档案中，很难再具体地进行定性或定量。
长此以往，一方面很多档案馆及其工作人员并未明确自身保管的档案在国家档案财富中所处的可比照的具体价值地位或所具有的价值内涵，以至有些收藏保管着明显具有国宝级价值档案的档案馆至今未对珍贵的档案做精细的整理编目.对珍贵档案的数量、完好程度和附属重要标识(如信封、邮票、照片、图表、戮记甚至实物等)没有详细的记录;另一方面在档案利用时，以至当档案卷册中部分档案的附着物脱落乃至被盗等问题发生时都无从区分贵任.也无从查处与还原。
同样.当查处损毁或偷盗档案等违法案件时.由于相关的法律、法规没有规定档案的价值等级，永久保存的档案无论其珍贵与否在法律上均处于同等地位，因而当珍贵的档案遭损毁或被盗后，对当事人的查处只能按照永久档案来追究相应的法律贵任，且往往非常的轻徽.如在处理档案犯罪中，因为法律中没有相关的条款，而档案也没有划分等级.常常将档案按同时期的文物来划定，如某省在审理一起档案失窃案件时，因为没有明确的法律规定，只好将清代档案参照同时代按三级文物来处罚，而实际上有很多清代档案的价值相当于国家一级或二级文物.这样的处罚造成犯罪成本低下。结果一方面不能有效地遏制档案违法活动，另一方面也使档案执法工作显得非常无奈。大量档案违法案件的产生.说明依法管理档案，就必须对各级国家档案馆的馆藏档案实行分级管理。
基于上述种种原因，档案界在借鉴了文博系统对文物实行分级管理的经验后.将对档案实行分级管理以档案行政法规的形式确定下来。对档案实行分级管理区分档案等级后，既能制定不同等级档案相应的管理标准，又能明确对不同等级档案相应的法律贵任制度。从国家的全局看，便于对不同价值的档案从宏观上实行控制，能更有效地保护国家的文化财富。从档案馆及其工作人员方面，法律法规已明确规定了自己保管的档案在国家档案对畜中的地位与价值，意识到自己承担的法律贵任，同时.也能提高全社会的档案意识。若发生档案遭受报坏、遗失、盗窃时，便于依法处理。总之，对档案实行分级管理，有助于明确法律贵任.实施法律监督.处理违法案件，将依法治档落到实处。这项措施的实行，必将对我国档案辛业的发展起到极大的推动作用。
