【关键词】医疗设备 档案 管理
医院医疗仪器设备档案的建立、管理与使用是医院管理中的一个重要组成部分,是设备管理的基础,关系到医疗设备的使用和维修。医疗仪器设备档案是从设备论证申请、效益分析、招标采购到安装调试、使用验收、计量管理、保养维修、淘汰报废等的整个过程中的全部历史资料,是实施管理的客观决策依据。这些资料具有原始性、凭证性,要保管好、使用好、管理好医疗仪器设备,必须重视完善设备档案的管理,建立合理的运行机制,这也将影响到医院的医疗质量、技术水平和两个效益。
1医疗仪器设备档案的建立
1.1医疗设备档案的管理现状医疗设备档案属于专业档案,由于设备档案起步较晚,全国尚无统一规范,处于积累经验和自我摸索阶段。目前,国内大部分医院医疗仪器设备现代化程度较高,更新的速度也较快,但医疗设备工程技术人员严重缺乏,编制不足,医疗仪器设备档案的管理人员多为兼职,未经过培训,设备档案管理制度不健全、档案的建立和管理滞后,而医疗仪器档案资料信息面广、涉及的人员与部门多,种种因素导致医疗仪器设备档案资料散乱、不统一、不真实、不完善甚至缺损、丢失,造成档案质量欠佳,档案不齐或内容不全,给医疗设备维修使用造成障碍,不能发挥应有的功效,甚至可能造成医疗仪器设备帐目不清、资产流失、设备管理混乱。
1.2建立医疗仪器设备档案的必要性医疗仪器设备是开展医、药、护、教等工作的重要手段和保证,医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备。但如何管好用好医疗设备,提高医疗设备的有效使用率,减少其突发故障和开机率低的状况,则必须建立较为全面的医疗设备科技档案,并辅之科学有效的管理。设备档案的建立是为了利用,可发挥一定的管理效益和经济效益,如通过查看设备档案资料,可处理设备商务纠纷,可做仪器购置更新计划,可帮助维修及预防性维修,可追踪厂家产品质量,可避免资料丢失等,减少修理、事故隐患的发生率。管好用好医疗设备档案,可充分发挥其作用,主动、及时、准确地为临床服务,所以为了提高医疗服务及设备使用管理的质量水平,提高工作效率和工作的连续性,必须建立健全的医疗仪器设备档案管理机制。
1.3医疗仪器设备档案包括的内容凡作为医院固定资产的仪器设备,在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属医疗仪器设备档案。
1.3.1综合档案内容(1)医院各科室医疗设备,包括设备编号、名称、数量、型号、产地、价格、经费来源、设备分类、用途、购置日期、启用日期、使用科室、责任人等。(2)医院每年通过设备管理委员会讨论同意的医疗仪器设备采购计划、大型设备申报文件(对各级主管部门的请示、申报单位情况表、大型医用设备论证表、大型医用设备项目可行性研究报告、申请单位上年度会计决算报表、大型医用设备上岗人员技术合格证)和医疗设备的出入库登记。(3)医院每年强制检定医疗仪器设备统计表、各类医疗仪器设备的计量要求和标准及计量结果,包括医疗仪器设备计量检测记录、计量检定证书、计量检定合格证等。(4)医院每年医疗仪器设备的支出,包括已购进设备的支出、消耗器材的支出以及维修费支出和淘汰报废设备处理收入。(5)固定资产卡片和固定资产标牌,其内容包括医院名称、设备名称、设备编号、购置日期、启用日期、使用科室、责任人等。
1.3.2单机档案内容医疗仪器设备单机资料档案包括医疗仪器设备的考察报告、论证报告、投标书、外贸合同、海关报关单、商检部门的检测文件、免税证明、报价单、配置单、安装验收报告、合格证、彩页、技术参数资料、装箱单、提货单、安装说明、使用指南、服务手册、光盘、软盘等。
1.3.3维修档案内容医疗仪器设备维修档案是在医疗设备安装、运行、维护及历次检修、试验等具体操作过程中逐渐积累形成的,内容包括制造医疗设备的相关技术资料、安装试验报告、操作检查步骤、使用操作记录、保养记录、故障及维修记录、定期检测到的医疗仪器设备性能状态数据等,涉及内容广,按照资料生成的顺序主要有:(1)医疗仪器设备设计图纸、出厂实验报告及相关图纸、说明书、设备品牌、合格证等。(2)医疗设备安装试验报告。(3)医疗设备历次计划检修和预防性实验报告、历次大小维修报告。(4)医疗设备的缺陷记录,事故、障碍及异常运行记录。(5)医疗设备的事故报告和故障维修报告。(6)医疗设备的技改方案和技改后的实验报告。
1.4医疗仪器设备档案的建立医疗仪器设备档案是医疗仪器设备的全部历史记录,其管理工作应随着设备的变化跟踪收集相关资料,认真归档。包括该设备咨询申请、论证、报批、购置、安装、验收、使用、保养、维修及淘汰报废等全过程中形成的全部记录、技术、文件资料,以客观、完整、连续地反映医疗仪器设备运行状况。应详细收集记录的内容有:(1)设备考察论证期间的资料:包括使用科室的申请报告、医疗需求、社会效益和经济效益分析论证报告、资金来源、设备管理委员会讨论审批意见、卫生资源配置许可的有关资料、供应商资质、产品介绍、报价单等。(2)设备购置期间的资料:包括招标书、投标书、协议书、合同书(价格、产品性能、技术参数、售后服务、联系方式、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等)、备忘录等。(3)设备安装验收期间的资料:包括发票复印件、医疗仪器生产许可证(进口注册证)、海关免税证明、报关单、商检证明、检验检疫证明、随机全部资料(装箱单、运输单、使用说明书、操作手册、维修手册、技术图纸、产品合格证、保修卡、配件表等)、仪器登记表(使用科室、产品名称、产品规格型号、仪器编号、生产厂家、出厂编号、销售厂商、产品金额、启用时间、安置场地、科室责任人等)、安装调试、验收检测报告、计量检测记录等。(4)设备启用后的资料:包括登记帐、卡、使用记录、计量资料、保养记录、维修记录、检修报告、性能动态记录、医疗仪器设备拆除报废处理情况、报废审批手续、经济效益分析、成本核算报告、使用率、完好率的统计分析等。有关医疗设备的发展动态、产品现状、技术资料、展会资料等信息。分类整理备用。
2医疗设备档案的管理
2.1医疗设备档案的管理制度的建立完整的医疗仪器设备档案可为医疗设备的正常运行、维护大修、状态检修提供技术依据,为保证建档工作,我院制定有《档案管理员岗位职责》《仪器设备档案管理办法》、《仪器设备档案借阅制度》,制定了医疗设备档案归档范围、立卷原则,建立并完善了设备档案的保密、保管、借阅、统计、鉴定、销毁等制度,规范了建档程序及有关表格。并实行严格考核,保证设备档案资料的收集、整理、立卷、归档、移交顺利进行。
2.2医疗仪器设备档案的管理体制
2.2.1认真贯彻执行《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识,自觉接受法规的约束和监督。我院医疗设备档案管理实行分管院长负总责、设备档案领导小组审查、设备科主任负责、设备档案兼职管理人员具体实施、设备维修人员参与管理的办法,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,统一管理,结合我院实际制定出一整套设备档案材料形成、积累、整理、归档程序,确保设备档案文件的齐全、完整、准确、系统、安全和及时归档。
2.2.2为了建档的完整性,在设备购置前必须获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中,要注意技术资料收集齐全。当医疗设备到院后,档案管理人员和设备维修人员要共同开箱验收并当场填写验收报告,将随机资料收集整理好一并装入档案盒,登记建档。(1)明确管理范围:凡是医院医疗用仪器设备,均属于管理范围。(2)明确分类方法:以科室为一级分类,按ABCD价值划分为四类,A类为整机单价≥8万元以上的设备,B类为价值1万～8万元之间的设备,C类为1 000～1万元之间的设备,D类为≤1 000的设备。AB类建立完整的设备卷宗,CD类视具体情况收集。(3)明确建档流程:新购设备建档流程为:填写设备卡片→开箱验收→收集随机资料→收集相关资料→建立设备履历表→贴设备标签→建立使用登记本→建立维修登记本→输入微机档案库→整理归档。如设备调拨或淘汰报废,则为:改动卡片→修改档案库→抽调卷宗。(4)定期帐物核查:由医疗设备档案管理员、设备维修人员、财务人员定期核查归档与科室在帐设备,做到帐物相符。
2.3确定医疗仪器设备档案的归档范围根据医疗仪器设备档案的管理要求和各阶段设备文件的形成规律,结合医院实际,有目的、分阶段(考察-论证-购置-安装-使用-报废)跟踪收集相关资料,分类整理,明确归档内容并按年度归入设备档案,便于使用。同时将有关材料印发使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,配合档案部门,做好资料的归档工作。
2.4确定医疗仪器设备档案的组卷原则医疗仪器设备验收完成后,设备管理部门的兼职档案员应及时将形成的设备文件材料整理组卷。(1)根据设备文件材料的形成规律、内容和载体形式等情况,在便于利用、查找的原则下,将每项设备文件材料进行系统整理,组成档案卷。(2)将设备购置文件材料,如申购报告、批复、论证、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组卷,排放在各卷之首,其余材料按设备的工作秩序及重要程度,依次排列。(3)设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。(4)卷内文件排列文字材料在前,图表在后。(5)装订文件并修补破损文件材料,对引进设备中的专用文件夹,保持原状。(6)对全
