一、行政管理责任的范围
高校档案馆作为历史文化传播的机构, 负有保护一个学校全部文化遗产的责任。这种责任是神圣的,不可推卸的。为了履行其职责, 档案馆年复一年、不遗余力地将整个学校公务活动中, 所形成的全部有价值的文件材料收藏进馆, 并以规范的要求, 将收纳的档案整理有序, 方便利用。
为使档案材料全部完整无缺的进馆, 一些大学的档案馆将教职工个人的材料, 如教师职称评定成果,也纳入责任的范围。为此, 还成立了专门的教师成果库, 将教师个人的专著、论文等研究成果, 作为学校的财产收进来, 设立专门的档案库房专人负责, 并提供永久性的服务。这样做, 不但保护了学校的文化遗产,也为教师申报成果、晋升职务的个人活动提供了服务。
保护档案的要求使档案馆负有的另一项重要使命, 就是监督和指导档案工作的行政管理责任。监督本校各个部门的归档行为是否符合规范要求, 包括兼职档案员的确定、基层保管条件的具备、文件的形成、组卷和档案材料的移交, 以及档案的有效利用的全部内容过程。对未按要求办理的部门和个人, 督促检查并给予必要的处理。
指导各个专( 兼) 职档案人员提高档案专业技术知识, 包括传授档案的工作方法和技能, 派人现场手把手的帮教, 或举办档案业务培训班等, 也被看成是行政管理的工作范畴, 档案馆经常化的举办各种培训, 使新换岗的兼职人员( 高校的行政管理人员换岗已纳入常规化) 及时了解档案工作, 提高档案管理的素质是非常必要的。
此外, 为不使档案馆成为大家堆积文件的“仓库”, 及时地清除“垃圾”文件。档案馆与相关部门合作,定期地召开工作讨论会, 集体研究决定, 剔除那些超出保存期限的档案, 以及大家认为不需要再保存的文件。为帮助教学部门更好地实施教育计划, 有条件的档案馆筹建了校史陈列室, 提供学生接受爱国爱校教育的场所。围绕学校的重大活动, 如校庆、教学评估等, 档案馆举办展览、讲座, 汇编历史教材, 接待参观者及学术研究者。这些活动实际上都源于档案馆的行政管理工作, 源于档案的行政管理责任, 即保护档案以及想尽各种办法提供档案文献利用的责任。
二、档案行政管理的作用
档案行政管理工作是档案机构以档案建设事业为目标, 对各项档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的工作, 高校的一部分档案工作未能完全行使管理职能, 显然它的好坏、优劣与高校档案行政管理水平高低有很大的关系。
1、档案行政管理是实现档案工作总目标的重要手段。为社会主义教育事业服务是档案工作的总目标, 强烈的档案行政管理责任感和责任意识, 可以促使档案部门坚定为社会主义教育服务的方向, 做好档案收集整理基础和档案利用服务工作。
2、档案行政管理理念是各项档案管理思维的基础。档案各项工作隶属于档案的行政管理之下, 档案工作目标的确定和条件的提供, 依托于档案行政管理者正确的管理思维。行政主管对于库房、设备、系统软件以及人才的引进的重视, 以及人力物力投入计划的实施, 是档案工作顺利进行的保证。
3、档案行政管理是档案的有源之水、有本之木。由于档案基本上并不产生于档案馆, 档案馆从文件产生时起就要对各个部门进行必要的管理。档案馆执行国家和上级有关机关制定的法令和有关规定, 面向学校每一个单位和每一个公务活动人员, 提出集中管理档案的要求, 通过档案行政管理行为来实现档案的集中管理。
4、档案行政管理科学与否直接关系档案工作的质量。加强档案行政管理工作实际上就是用科学的原理和方法, 促使档案工作由经验管理向规范化、合理化、科学化管理转变, 在整体规划下进行明确分工, 并在分工的基础上进行有效协作, 合理安排好各个环节、各个方面的关系, 使之形成一个有机整体, 以实现档案管理由经验管理向科学管理的转变。
三、档案人员档案行政管理的责任
档案馆对社会历史发展所作出的贡献, 档案人员在历史文化管理中所担负的责任, 为社会所公认。但是, 档案人员所应承担的行政管理责任, 未必为档案馆的工作人员所真正认识。
《档案法》的规定, 从法律角度上, 已经赋予了档案馆严格执法的依据, 也赋予了档案工作者严格执法的依据。对于档案馆是否具有独立的档案执法主体资格, 人们已不再怀疑, 社会更关注的是档案馆作为一个档案执法的具体执行部门, 是否能独立有效地对档案工作进行监控; 档案人员作为一名档案执法的行政管理人员, 是否认真地指导档案管理特征的工作。
大多数的档案人员在档案业务范畴内的工作, 可以称的上是尽职尽责的。但是, 在其他类似行政管理的活动, 如档案的收集征集,是否也能做到管理尽职呢? 事实上, 有些档案行政管理工作, 如: 档案人员在档案收集中的不尽职表现, 已成为困扰高校档案馆的一个现实问题。
一些档案人员认为学校领导对他们缺乏重视, 其他部门的人也不好好配合, 把档案人员仅仅看成是后勤服务人员, 总爱把本该自己整理档案材料的任务抛给档案馆,并一味地要求档案人员为其提供服务。
他们感到“档案收集就是把每个人桌子里的东西放在桌子上, 大家共同享用。这样势必遭到一些人, 一些部门的反感, 档案员得罪了人, 自己又有什么好处呢”。档案员放弃了自己的责任, 放松了行政管理的职责, 甚至反感的对待那些不积极配合工作的人, 档案工作成了一个没有规则、混乱的档案活动。
领导的不重视, 确实能对档案人员的工作热情产生消极的影响, 但责任的到位, 关键靠的是档案人员自身的行政管理素质, 档案人员需要明白的是, 档案行政管理责任是档案人员在档案管理活动中的基本责任, 管什么, 怎么管是档案人员终身必修的课题;档案管理不是单纯的业务管理,它是档案实体性的管理和行政事务管理并重的一项工作, 任何消极、淡化地对待, 都会给档案工作造成不利。
档案人员的行政素质和管理意识, 如果没有达到能适应责任增长的程度。它将影响档案馆在将来若干年里以什么样的方式适应他们诸多的责任和义务。如果他不能具有很强的管理思想来经营档案管理, 他就不可能令人满意地执行他的这项专业职责。档案工作者是国家档案法律的具体执行人, 不仅有权力而且有责任作为一个行政管理者来管理档案工作。行政素质的高低将直接关系到他们能否有能力很好地履行他们的职责。
档案馆长行政管理的责任档案馆长是档案馆的最高行政长官, 是全校档案行政管理工作的重要决策人, 档案行政管理的指令正确与否, 对档案工作的影响是很大的。馆长的行政管理责任意识、尽责行为, 将决定着档案馆其他人员管理责任的到位和管理能力的发挥。
在高校, 馆长往往是从学校的其他部门抽调而来, 有的原本就是职能部门的领导者, 更多的则是从事教学和专业研究的专家学者。他们有的人, 在大学里长期从事过某一学科方面研究, 并在这一学科领域有一定影响和造诣。他们经常代表学校参加有关学科的学术讨论会议, 凭借他们个人的能力和学识, 他们往往也担任其他委员会的工作,如:《校史》、《学科学术发展史》编纂委员会主编等等。
作为全校档案管理工作的主要负责人, 参加类似档案鉴定的活动也是他们工作的一部分。他们可能不是档案工作者, 但有关历史学方面的研究活动, 他们一般都不会错过。如校史展、货币展等筹备活动等, 这使档案馆所能发挥的历史文化影响得到了加强。他们对题词、文化收藏等工作也很感兴趣, 经常在图书馆、校友会帮助工作。
在所有的院校里, 这种文化工作日益占用档案馆长大量的时间,尽管他们不得不经常比他们下属工作更多的时间, 可他们却只能花非常少量的时间从事真正的档案管理活动, 像档案收集、征集等行政事务工作不得不大部分或者完全交给下属们去做。
档案管理工作的作用、意义、价值等的确非常重要, 但具体的管理工作活动, 往往又很枯燥。一方面我们要求档案人员在工作中要认真、负责地重视和对待工作, 从另一方面来讲, 针对这一客观特点, 档案馆的领导者应在领导方法、工作安排、文化环境建设等方面尽量地缓解这一矛盾。而不能单纯从重要性角度出发, 无视枯燥性, 一味地强调奉献与牺牲精神, 或单纯靠纪律惩处手段去处理因厌倦、厌烦心理而导致的工作失误和差错, 从而激化矛盾。馆长行政管理能力和水平, 是解化矛盾的关键。
高校档案馆长所肩负的责任, 不只限制类似库房和档案馆内部的管理。档案馆长的责任已成为学校行政管理领导结构中的一个组成部分。除了馆内的行政事务, 他们还负责整个学校机关和部门的档案工作网, 可以控制自己管辖范围里各行政机构的档案, 并具有对有关机关的档案进行检查的权力。这些权力使得他们有责任出面协调档案人员与部门人员之间的紧张关系, 对于档案人员的行政管理的行为给予必要支持, 同时教育档案人员树立起良好的公关意识, 重视与有关人员的信息沟通。对于有关组织和个人的实际需要, 在严格规范管理外, 给予必要的考虑, 如: 利用时间特征明显的会计档案, 在不违反有关规定的情况下, 放宽归档期限。馆长带领档案人员多与部门接触, 让大家了解档案的实际情况, 取得大家的理解和支持。与外界多加联系, 有助于提升档案馆的地位和责任。
