“九五”期间，鞍钢进行了大规模的技术改造，同时产生了大量的工程档案资料，由于现时期的技术改造工程是企业的“生命工程”，因此工程档案资料的质量将决定着企业的生存和发展。为确保这些工程档案真实有效，1998年以来鞍钢实施了工程档案管理系统运作方式，强化工程档案管理并取得了较好的效果。
1.制发文件，明确标准。1998年以来，鞍钢先后制发了《鞍钢建设项目(工程)档案管理细则》、《鞍钢技术改造系统关于竣工图验收管理和招投标资料管理的规定》、《关于进一步加强工程档案管理的报告》、《关于“九五”以来鞍钢重点技术改造工程档案检查情况的通报》以及《鞍钢重点工程档案验收细则》、《工程档案归档工作意见》等文件。这些文件对鞍钢工程档案管理起了重要作用。
2.召开会议，明确责任。1998年以来，公司档案部门对每一项工程都主动与工程指挥部协调，形成工程档案管理例会制度，适时召开工程档案归档工作会议，明确归档责任与归档范围。遇到特殊问题则召集相关单位随时开会予以解决。仅1780热轧卷板工程的归档工作协调会就召开了十余次。现在，鞍钢所有工程当进行到一定阶段时，工程指挥部就主动与档案部门沟通，要求召开工程档案归档工作会议。经过几年来的运作，工程管理部门的档案意识不断增强，使鞍钢的工程档案管理工作已经进人良性发展的轨道。
3.部门协作，相互配合。工程档案管理是一项系统工程，档案管理部门与相关部门协作是工程档案管理系统运作方式实施的关键。
①与工程管理部门的协作。工程管理部门既是工程的管理者也是工程的参与者，因此也是工程档案的形成者。为确保工程档案的完整性和成套性，必须主动与这些部门沟通，落实归档责任、确定归档范围，形成《重点工程档案归档工作办法》，并取得各工程部门认可。
②与设计部门协调要求对每项工程都出具设计图纸总目录和设计变更通知单总目录，作为检验工程档案归档是否完整、准确的第一依据和基本标准。
③与施工单位的协作。在工程档案归档的后期，鞍钢档案部门直接与施工单位沟通，解决他们在归档过程中遇到的实际问题，促使工程档案归档工作保质、保量、按期完成。
④与设备管理部门协作。要求他们出具每项工程的设备订购清单及合同，及时归档，并责成索取相关开箱资料。
4.验收归档，严格把关。工程档案验收是归档工作的最后一个环节，把好工程档案的验收关对工程档案的完整、准确至关重要。为使验收工程更加规范有序，鞍钢档案部门制订了《鞍钢重点工程档案验收细则》。
①验收程序:鞍钢所有工程档案验收包括以下三个过程:产权单位对施工单位移交档案的初审、产权单位迎检前的内审预验收和由鞍钢公司组织的竣工验收。
为确保验收结果的准确性，工程档案竣工验收组吸纳了解工程实际情况的工作管理部门人员直接参加验收工作。无论是初审、预验收还是竣工验收，各级工程管理技术人员全过程跟踪把关。
②验收分工:为使工程档案验收工作有序地进行，鞍钢对参加验收的各部门进行分工，即:工程管理部门对档案的完整、准确负责;档案部门对档案的系统性负责。在竣工验收时，鞍钢又对验收组成员的分工进行细化，即技改部负责竣工文件和竣工图纸的验收，规划发展部负责工程前期文件的验收，质量监督检查站负责对施工质量保证资料的验收，档案处负责按档案管理的要求对工程档案进行验收。
在鞍钢范围内实施的工程档案管理系统运作方式，使西大沟污水处理工程、新轧全连铸连轧工程、一二炼钢转炉煤气回收工程、二发电油改煤工程、耐火白灰竖窑工程、三炼钢RH一TB真空处理工程、冷轧酸洗—轧机联合机组工程、1780热轧卷板工程、1700连轧连铸工程等一大批重点工程档案的完整率、准确率、系统率均达到较高水平。几年来的探索与实践，我们深刻感到:要做好工程档案管理工作，绝不能就档案管档案。工程档案管理不是单一的档案管理，而是一项系统工程，工程档案质量的好坏是该工程管理过程中各环节、各方面管理水平高低的最终体现。所以，工程档案管理工作只有通过档案部门和工程其他相关部门团结协作，尤其是得到工程管理部门充分支持。才能把工程档案管理工作做细、做好。
