档案是被保存备查的图像、文字、声音以及以其他形式存在的原始记录，它是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，是历史的真实记载。随着我国经济的快速发展，科学技术的不断提高，国家机关、企事业单位的办公效率不断提升，办公的自动化管理趋势逐渐形成。结合最新的网络科学技术的发展，档案管理工作迈入了信息化时代，为了长久保存重要材料，各个单位需要逐步将纸质文件、声响文件等用传统方式保存的文件，运用电子信息技术整合成系统的档案信息储存库，实现档案管理的信息化转变。
一、 档案管理信息化总论
1.档案管理信息化的含义
档案管理信息化是档案管理事业发展的必然要求，也是走向正规标准化之路的必然选择。其基本内涵包括以下两个方面：第一，档案信息化是一项系统性工程，是指将传统的信息保存方式采用网络技术，转换为网络信息化的工程；第二，档案信息化以先进的科学技术为支撑，依靠电脑网络设施，大幅地提升档案的管理效率，简化档案储存和调阅程序。
档案管理信息化有许多新特点，但是以下三个方面的特征最为明显：首先，档案信息储存调阅的自动化。借助于大量先进的现代网络技术，及其在档案管理中的广泛运用，极大地促进了电子档案管理的自动化发展；其次，档案信息管理智能化。档案的网络信息化开发由于其独特的便捷性，逐步取代了传统的单纯依靠人力管理档案的方式，所以档案管理者可以将更多的精力投入到档案信息资源更深层次的开发中，即档案资源的网络智能化开发，从而满足不同类型、不同层次需求者的要求；最后，档案资源调用网络化。互联网为档案信息的网络化开发提供了绝佳的载体，突破了档案信息传递的空间障碍，档案信息的需求者可以选用快捷的网络调用信息，从而实现档案信息资源的跨地域共享。
