本文是一篇档案管理论文，笔者认为我国关于电子档案单套制背景下的机关档案机构责任与职能探讨，尚处在起步阶段。电子档案单套制尚处于试点探索阶段，所形成的理论成果相对较少，且由于法律法规对机关档案机构命名的不一致性，我国学术探讨常常以“机关档案室”作为研究对象，导致对机关档案机构这一主体的讨论并不全面、统一。
第一章 梳理：机关档案机构概述
第一节 机关档案机构概念界定
一、机关档案机构定义
机关是指国家为行使职能而设立的各种机构，在狭义层面上仅指党政机关，而广义层面内涵，除了党政机关，还包含了人大、政协、司法等类型的机关及部分人民团体。文章所论述的机关为广义上的机关。在行使职能过程中，机关形成了相当数量各式各类的有价值的历史记录，为保存好这些历史记录，机关在单位内部设立了档案部门，但就具体名称而言，并无统一称呼。根据新《档案法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构”，以及《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）第八条“机关应当按规定设立档案工作机构”等国家相关法律文件中的提法，本文将机关内部所设的档案工作部门，称为机关档案机构。它是一个集合概念，而非一种特定的具体部门，虽然当前各机关对它的命名不尽相同，但不论具体名称如何，只要是机关内具有专管档案工作职能的部门或者机构，本文都将其视作研究对象。
二、机关档案机构分类
根据不同的划分标准，其分类也有所差异。从隶属机关看，根据机关级别，机关档案机构可分为中央机关档案机构、省（自治区、直辖市）级机关档案机构、地级（市、自治州、盟）机关档案机构、县（县级市、自治县、旗、自治旗）级机关档案机构、乡镇机关档案机构五类。根据机关职能，机关档案机构又可分为党政型、军政型、团体组织型等类别。
第二节 机关档案机构发展脉络
一、纸质档案管理时期
上世纪五十年代，我国在结合自身实际的基础上，以苏联档案实践经验为鉴， 在1951年3月中共中央办公厅第一次机关档案工作座谈会上提出党政、军系统机关应以档案室形式，集中管理内部档案。另外，1956年国务院《关于加强国家档案工作的决定》将立卷与归档两种做法以制度的形式确立了下来，而落实主体皆为文书部门。1959年末，各级机关内部普遍建立起档案室，档案室成为了我国数量最多、分布最广的机关档案机构类型。同时，一种较为特殊的机关档案机构——联合档案室也随之出现，它最早出现于1963年重庆市长寿县，是同一系统下的、办公条件较为集中的党政机关，为集中统一管理在职能活动中形成的文件档案而横向建立的信息中心，它是一种复合型的机关内部组织机构，受机关办公部门领导。此外，受国外文件中心实践影响，我国出现了一定数量的政府文件中心。组织上，它由多个政府机关联合建立，但并不隶属于其中任一机关，职能上，它是一种过渡性档案保管机构，负责接收、保管参联机关已归档的档案，为其提供档案管理、利用、培训及移交功能，同时需对形成机关与综合档案馆双向负责。
文革时期，许多机关档案机构被砸被毁，有些则被撤销，机关档案工作陷入低迷、跌向谷底。直到1981年，94%的中央党政直属机关才逐渐恢复档案机构。为加快恢复原有的机关档案发展水平，1983年，国家两办联合印发了《机关档案工作条例》（以下简称（条例）），就机关档案机构的职能、角色定位等方面作出了规定，其中，职能可概括为监督、指导、管理、移交四种，但限于技术发展，这些职能是基于纸质档案管理所作出的。1996年制定的《档案法》也对机关档案机构职能进行了补充，特别强调了需对本单位的档案工作监督和指导。由此可知，机关档案机构属于机关下设部门，对本单位档案负有监督、指导、管理、移交等职责，为本机关提供档案服务。
第二章 背景：单套制的产生及影响
第一节 单套制及相关概念界定
根据《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014），电子文件是指在电子设备中形成、流转、保存的各类记录，其中有价值部分转化成为电子档案。“单套制”概念是在“双套制”基础上演变而来的，仅对电子档案本身及其元数据、运行系统等内容归档、保存与利用，而非额外输出纸质版本。
除了“单套制”，“单轨制”、“双轨制”、“双套制”等概念也时常被拿来一起讨论。由于我国最早的实践是双套制，决定了对“双”的关注必然早于对“单”的研究，例如，早在2003年，冯惠玲教授就双套制与双轨制两个概念进行了区分，随着电子文件管理深入发展，出现了上述两者的相对概念——单套制与单轨制，人们对“轨”与“套”的区别进行了更精细化分析。一般来说，“套”是指电子文件归档保存状态，即同一内容的档案仅保存电子版本或者纸质电子两种版本同时保存。不信任电子文件，却又想从中获得利用方面的便捷，基于这种考量维度，双套制提出对电子纸质两种形式，或将电子档案打印成纸质版本，或对纸质档案数字化，一式两套管理。单套制是信息技术成熟发展的产物，要求仅对电子档案归档保存。“轨”侧重运行状态，双轨制是指对同一内容文件的纸质形式与电子形式同步运行办理，单轨制则是指在数字环境中文件形成、流转等程序中仅以电子形式运行，侧重全程无纸化状态。另一方面，当前学者对单套制的实施主体也存有不同见解，部分学者认为是电子文件的单套制，如苏焕宁、陈永生等人；另一些学者强调是电子档案的单套制，如魏佳丽、曲思伟等。两种不同的观点，究其根本为电子文件与电子档案的内涵外延界定问题。
第二节 单套制发展脉络
我国档案管理历史悠久，从殷墟甲骨到纸质档案，再到电子档案，一路走来，日新月异。总的来说，我国档案管理经历了下述三种模式。
一、传统档案单套制
从殷墟甲骨卜辞的成套排列，再到清代皇室玉碟的森严管理，不难看出，我国历史上的各朝各代都十分重视档案的收集归档。电子文件产生之前，甲骨、石器、竹木、锦帛、纸张等材料都曾作为档案记录载体使用，这些档案载体都具有同一特性，即与其所记载的档案信息具有不可分离性，档案载体一旦遭遇损毁，其所记载的信息也无法独立存在，而若无记载信息，仅有载体也无法构成档案，我们将这类档案称为传统档案。这一时期，虽有双套或多套的备份实践，这些档案却都以单一形式归档，因此也属于“单套制”范畴。但严格来说，它与电子档案单套制的内涵外延都有所不同，前者是生产力水平有限时期的一种无奈之举，而后者是信息技术成熟发展的必然产物，是电子环境下对档案归档形式的灵活选择。
二、纸质档案、电子档案双套制
上世纪中叶，机读档案的产生直接推动了档案载体的迭代，开始打破了纸张的绝对主导地位。到了90年代，随着计算机技术的成熟发展，“电子文件”逐渐取代了“机读档案” 这一称谓。较之以往记录载体和形式的迭代更替，电子文件所带来的变革更加复杂深刻，也决定了其与纸质档案在未来将长期同存与发展的局面，这直接导致了双套制的产生，即对同一内容文件的纸质、电子两种版本同时保存。在形成类别上可分为两种，其一是业务活动中纸质文件产生在前，在此基础上转化形成相应的电子版本，即纸质文件数字化。其二是业务活动中电子文件产生在前，但出于对长期保存和法律效力要求，又将电子文件转换成纸质文件。
第三章 剖析：机关档案机构面临的问题及原因 ............................22
第一节 机关档案机构面临的权责难题..........................22
第二节 机关档案工作权责难题的具体表现..................................23
第四章 思考：单套制背景下机关档案工作权责厘定 .................30
第一节 机关档案责任边界的提出与现实意义....................................30
第二节 机关档案责任边界的界定思路...................................30
第五章 建议：机关档案机构的职能转型 .............................36
第一节 机关档案机构职能转型机遇......................................36
第二节 电子档案单套制背景下机关档案机构职能转型路径................38
第五章 建议：机关档案机构的职能转型
第一节 机关档案机构职能转型机遇
一、服务型政府建设督促机关档案机构实现社会服务
十九届三中全会以来，党政机关全面推进、落实机构改革，直接导致了机关职能变更，社会治理理念的发展也推动了档案服务理念的转变，要求档案工作积极融入社会各领域，满足公众日常信息与文化需求，实现档案的社会共建共治共享，这些都引发了机关档案机构职能不断升级、改革的思考。同时，在服务型政府建设过程中，档案工作与民生更为贴近，为机关档案机构争取为现实社会服务提供了良机。尤其2019年《中华人民共和国政府信息公开条例》的签署，反映并激发了人们对政务信息空前的开放利用热情。以往的本位式服务与政务信息公开要求相悖，难以满足公众对现行文件利用需求的同时，也使机关档案机构面临被文件中心取代的窘境，许多单位、学者要求确立档案社会化服务体系，甚至发出了“机关档案室可以休矣”的感慨。可见，如果机关档案机构故步自封、不求变革，其必将成为机关整体工作的瓶颈，甚至在档案舞台中悄然谢幕。
二、单套制推进要求机关档案机构管理功能转型
2015年上海自贸试验区首推电子档案单套管理模式取得明显进展以来，单套制已成为我国电子档案管理的一大趋势。尤其是2020年新冠疫情以来，人们尽可能规避线下互动，转而通过互联网解决业务需求，例如国家发改委牵头负责，率先实现了从招
