本文是一篇档案管理论文，笔者认为从档案数字化招投标的模式选择来看，公开招标、竞争性谈判、和竞争性磋商为招标的常用模式，从一开始的公开招标为主要模式，逐年发生了变化，到目前，竞争性谈判方式已超越公开招标，成为项目承包的首选模式。
第1章绪论
1.1选题背景与意义
1.1.1选题背景
当前社会正处于信息爆炸的时代，我们主要的生活与沟通交流依靠的是信息资源的传递与交换。信息资源的处理与转换是尤为重要的，因为现下信息爆发使信息资源变得冗余与繁杂，促进了处理信息资源的方式的更新换代，使信息资源处理与软件开发的现况日新月异。在近10年来，信息技术与软件技术的飞速发展，推进了我国档案事业的建设，壮大了我国档案数字化事业的建设，这为我国在日后档案数字化建设事业上带来了崭新的发展机会与发展平台。
由于档案馆逐渐在转型，构建我国现代化的数字化档案馆十分必要。目前某些档案馆的纸质化档案已逐渐到达档案馆馆藏容量上限，将纸质化档案进行数字化工作是当下急需的环节。
档案管理部门因为管理成本与工作人员的欠缺以及项目繁杂重叠等原因选择将纸质化档案进行数字化加工的业务进行外包给社会上的信息与技术服务业公司，签订合同，商议承包价格以及合同工期，这就是档案数字化外包的基本来源。档案数字化的建设是需要考虑多方因素的，首先是要结合当前时期的资源要求，也要将现有各档案馆的实质需求与信息基础和经济基础作为出发点，立足于各不同类型发包单位的需求，建立个性化产品与服务的承包方案，对于不同项目不同要求有不一样的数字化工作方案设计。
《全国档案事业发展十三五规划纲》要提出了全面推进档案资源存量数字化的发展目标并预计到2020年全国省级、地市级、县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例分别达到30-60%,40-75%,25-50%①。
档案数字化的招投标工作是指相关的国企、事业单位与相关档案管理机构根据自身的实质要求与经济要求，将需要进行数字化的档案或产品通过中介服务机构将整个业务包给专业的信息与技术服务公司。在整个招标与投标环节中，发包方会给出自己需求的可浮动报价。项目采购过程中招标单位发布公告时，采用不同的采购方式，公开招标，竞争性谈判，竞争性磋商，询价，单一来源，协议供货，定点采购与邀请招标共8种方式来发布自己的需求。
1.2国内外研究现状及述评
1.2.1国内研究现状
本论文以“档案数字化”“档案数字化建设”“政府采购+档案”“档案数字化外包”“档案数字化管理”“档案数字化招投标”等相结合为检索词进行主题检索，检索了中国知网资源总库（CNKI）下的“中国博士学位论文全文数据库”“中国优秀硕士学位论文数据库”“中国学术期刊网络出版总库”“国内外重要会议论文全文数据库”以及“中国重要报纸全文数据库”，在这些检索项的基础上加了“湖南省档案”，得出的结果则为0。检索结果如下表1.1所示：
由上述检索结果可知，目前国内学者对这方面的研究领域主要集中在项目管理、信息技术、图书情报档案，研究内容主要集中在数字化建设、档案开发利用、档案数字化管理、政府采购、档案数字化风险、风险防范对策等。
第2章档案数字化招投标基本认知
2.1档案数字化招投标的必要性与可行性
目前我国各级档案馆馆藏纸质档案的留存与保管存在一定的实体问题。由于时间的流逝，大量的纸质化档案会有比较明显的破损，不易修复。而一些档案机构留存的档案是各个历史时期的政府档案与政府公文，含有特殊性质，不会被轻易查阅与利用。所以开展档案的数字化工作显得尤为必要，将纸质化档案的内容经过电子设备转移与留存，可以方便档案保管单位对档案的再次利用与普通民众的搜集查阅，同时也保护了纸质化档案。在档案数字化项目实施过程中，由于实体档案的数量巨大，进行数字化的项目量十分庞大，档案管理部门是很难独自完成数字化全部内容的，所以引进信息技术服务公司，与信息技术服务公司合作完成档案数字化项目，是档案管理部门的优选。目前我国档案数字化外包业务趋于成熟，具有许多成功经验。各个档案保存机构与档案管理部门发布招标公告，选择合适的信息技术服务公司进行合作，将档案数字化项目外包出去是必要、可行的。
2.1.1档案数字化招投标的必要性
将档案数字化的项目进行招标，发布公告，给予档案服务机构进行项目承包，是解决档案馆人力不足等实际问题的最直接方法。
在档案数字化的加工工作具体实施过程中，首先，由于数字化的加工工程量庞大，如果交由档案馆与档案管理部门独自完成，会面临以下问题：第一，缺少技术工作人员。档案馆的人员编制使馆内工作人员没有冗余，每个岗位各司其职，技术工作人员储备较少。第二，缺少专业的设备。档案馆未购买较多数字化的扫描加工设备，而档案服务机构有较多数字化设备与专业的技术工作人员，可以解决以上问题。在招标单位进行招标后，中标的档案服务机构可以有效降低档案管理部门的运营成本。
其次，档案部门可以集中于自身的核心业务，而不是仅仅专注于档案数字化这一个问题。档案馆有保管档案、利用档案的职能，随着近年来档案的现代化发展，档案的利用职能显得尤为突出，档案管理部门的工作人员可以将精力放在开展主要的核心工作。
2.2档案数字化招投标的规范与模式
2.2.1档案数字化招投标的规范
档案数字化招投标需要注重的项目实施规范有以下几点：档案部门的安全管理规范、数字化服务机构和数字化加工场所的安全管理规范、档案数字化成果的质量安全规范、招投标人员的统一管理规范、与招投标行业流程管理规范。
档案部门的安全管理指的是在整体项目实施过程中，需要部门与工作人员统筹规划，明确过程中的各项要求和管理控制指标，对整个流程实施人为技术上的监督与管控。
数字化服务机构和数字化加工场所的安全管理规范是指在项目实践的场所选择上，需要经过一定筛选，确保此承包机构与承包档案数字化项目操作的场地安全性与规范化。
档案数字化成果的质量安全规范是指对于每个档案文件资源都要做到细致检查，档案的保密与保存工作同等重要、缺一不可，对于已处理与未处理的档案资源要分类放置、便于整理收集与归纳和后期的复盘。
招投标人员的统一管理规范是指为了建立行业统一规范，在前期中期后期都需要对相关人员操作进行统一培训、严格上岗操作技术基础及提高档案保护、保密意识。确保项目进行过程中规章管理制度落到实处。
招投标行业流程管理规范是指在发布公告时，要优选承包单位，选择具有一定经验的档案服务机构，为政府、事业单位提供过优质的档案数字化加工服务，拥有完备的业务技能和丰富的工作经历，能提高档案数字化建设效率。
第3章湖南省档案数字化招投标的现状分析...............................14
3.1湖南省档案数字化招标项目基本情况分析.....................14
3.1.1成交项目数量分析............................14
3.1.2成交金额分析................................15
第4章湖南省档案数字化招投标的提升策略............................35
4.1严格编制招标文件，减少废标...........................35
4.2加大薄弱地区资金投入.................................35
4.3加强行业引导，提升竞争力..........................35
第5章结论与展望..........................37
第4章湖南省档案数字化招投标的提升策略
4.1严格编制招标文件，减少废标
招标文件在发布招标公告时具有指向性，对整个招投标环节至关重要，且一旦发布，如若发生重大变故与调整，一般不做修改，所以招标文件的时间、要求要做到最大完善，招标单位在标书中规定的内容不存在遗漏、熟知哪些环节可能会出现废标。投标方在投标时加强学习相关的法律法规，对招标单位给出的招标要求做到响应，为投标做好准备。因时间延误或资金问题而导致竞标失败就是未做好充分准备。提前安排好竞标人员的与会时间、准备好投标的保证金与按时缴纳投标保证金，防止档案数字化项目废标。
就目前湖南省档案数字化发展的总体水平来看，长沙市档案建设管理较为规范、承包项目多、项目资金投入大，为湖南省主要发展战略地区。其他地市的档案建设资金投入明显较少。以湘西州、张家界市为例，生产总值处于湖南省较弱水平，在第一产业、第二产业的生产上比较落后，档案方面的资金投入占比就更少。但推进档案事业的发展能为第一、第二产业增添力量。各行业在生产建设时离不开档案的留存与移交。加强发展薄弱地区的资金投入，为推进档案建设发展，也为推进第一产业与第二产业的稳健建设。
第5章结论与展望
由于为落实中央和省政府提出加大对档案事业投入的有关意见，近年来各级政府加大了对档案信息化建设经费的支持。为科学合理核定档案工作经费，加强对档案项目经费的审计督查和绩效考核，引入竞争机制，向社会购买服务成为主流趋势，档案数字化招投标成为必然。另据《湖南省档案事业发展“十三五”规划》发展要求，“全省各级综合档案馆目录数据100%实现数字化，优先将濒危档案、重点档案和重要民生档案全文数字化。省档案馆每年新增300万页馆藏档案数字化全文，市级综合档案馆每年新增100万页馆藏档案数字化全文，县级综合档案馆每年新增50万页馆藏档案数字化全文。”为了解湖南省档案数字化进展情况，笔者以“中国湖南政府采购网”作为调研平台，对2016-2020年间中标（成交）的档案数字化招投标项目文本进行统计分析，以客观反映湖南省档案数字化招投标市场现状。
通过对调查数据的分析发现，2016--2020年5年来，在“中国湖南政府采购网”发布的中标（成交）公告中，共148个档案数字化项目中标，累
