《建立适应高校新的科研运行机制的科研档案管理办法》------档案管理

《建立适应高校新的科研运行机制的科研档案管理办法》------档案管理

近几年科研在各高校中的比重不断增加，高校科研的运行机制也发生了相应的变化。随着这些机制的变化，高校科研档案管理工作却显现出诸多的与之不相适应的地方，出现了一些新问题、新矛盾。因此及时分析这些矛盾，调整科研档案管理办法，建立适应于高校科研运行新机制的科研档案管理办法，是档案部门无法回避的问题。

一、高校科研新的运行机制
在市场经济体制下，高校的科研项目和经费来源渠道已变得越来越多。其中政府只是科研项目和经费的来源之一，政府的经费主要支持基础性研究、公益性研究和行业关键技术研究等。.高校通过竞争申请获得资助，政府通过合同的方式发放经费。高校科研项目和经费的另一主要来源是企业。因为在市场经济条件下，企业是技术创新的主体，但是由于企业本身不愿意研究或者没有能力完成开发，往往与高校合作或委托高校独立开发，高校从企业那里获得经费。有校科研的项目和经费还有的来源于社会资助和其他一些渠道。这种新的项目和经费来源对高校科研而言形成了一种适宜的外部环境。为了与之相适应，高校科研的内部体制也发生了变化，这种体制的核心就是形成了课题组长负责制的管理办法。外部环境和高校科研的内部体制共同作用形成了高校科研新的运行机制。在新的运行机制下，高校的科研水平在竞争中不断发展，新的运行机制调动了政府、企业、社会、教师、学生各个层次的积极性，这是一个竞争的运行机制，但是这种新的运行机制在给科研带来繁荣的同时，也给科研档案管理带来诸多新问题、新矛盾。

二、高校科研新运行机制对高校科研档案管理产生的影响
1. 归档难。归档难主要表现在两个方面。一是，在计划经济体制下，高校科研项目数量少，且主要从事基础性、理论性研究，一切经费来自政府管理部门，是否出成果也与科研人员的经济利益无关。经费来自政府管理部门，创造的经济效益也归政府管理部门，科研人员的职责就是从事研究，科研人员也愿意将科研过程中形成的档案材料移交给档案部门。而在高校科研新的运行机制下，由于这种科研的运行机制的本质是一种竞争机制，科研活动的动力来自于获得的声誉和利益，科研人员常常将科研材料当成自己的财产，将核心材料留在自己手中，这必然会造成科研档案的归档难。而且随着科研人员的外流，核心材料被带走，导致学校知识资产流失。二是由于科研档案的形成领域发生了变化，高校的科研档案不只限于课题准备阶段、研究阶段、鉴定阶段形成的各种原始记录，还包括大量在成果转化中后续实验、开发、应用、推广过程中形成的各种材料。这些材料的形成周期长、不定期，归档难度更大。

2．归档范围难制定。新的运行机制是一种动力机制，高校教师在工作之余也在努力从事科研活动，于是产生了相当一部分非职务成果，非职务成果属于各人所有，其形成的科研档案理所当然也归个人所有，按理非职务成果档案不属于归档范围，但是由于非职务科研活动与职务科研活动有着密切的联系，很难将他们截然分开，这给档案部门划定归档范围造成了相当的难度，如果该归档的没有归档，将会在保护学校知识产权方面留下一定的隐患。

3. 难以保证科研档案的完整性和系统性。新的科研运行机制下，高校与研究所、企业合作，共同研究的项目越来越多，这对档案的收集产生了极大地影响，其结果是造成一个项目的材料分散在几个单位。如果仅仅按照过去的办法只收集本单位形成的档案材料，必然难以保证科研档案的完整性和系统性，从而给档案的利用带来不利的影响。

4. 制约科研档案信息资源的共享。新的运行机制下，科研人员为了使自己在竞争中立于不败之地，将科研过程中积累的资料和获得的经验视为本课题组甚至个人财富的一部分，即使移交到档案部门也要求仅限于本课题的主要成员使用，拒绝拿出来与他人共享(这里所说的共享是指允许范围内的共享)。这种现象的存在，可能会导致这样的结果，一是科研档案使用价值下降。核心材料被基层控制，科研档案的信息资源不能得到有效地开发利用。二是各课题组形成信息孤岛的局面，课题组越来越小。这种从个体利益出发囤积信息和知识，最终将导致国家和高校整体利益受损，效率低下。

三、建立适应高校新的科研运行机制的科研档案管理办法
科研档案工作要适应高校的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时代发展、变化的步伐，适应高校新的科研运行机制。

1. 将科研档案工作的管理制度纳人新的科研管理制度中。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节，应在制度上采取措施。档案部门应及时地将档案管理方面的具体政策，融人到科技部门制定的新的规章制度中去，这一工作档案部门应主动出击，主动介入。

2. 建立开放式科研档案管理办法。由于高校科研项目中有相当一部分课题需要与外单位合作，这些涉及多家单位的科研项目的档案管理方式，可采取开放式的管理形式，即采取档案的共建共享。即以科研项目为单位收集材料，项目的主要完成单位应将该项目的材料收集齐全，涉及到其他单位的材料，可收集复印件，并在上面加盖单位档案部门的印章。在共建的基础上，除确需保密的科研材料之外，其余的都应在所有参与项目的单位之间实现档案信息的共享。

3. 加强科研成果转化阶段形成材料的补充。原有的科研档案管理中，档案部门主要

收集项目开始至鉴定期间形成的材料，至于鉴定后成果开发推广阶段形成的材料，很少去收集。本论文来源于无忧论文网（http://www.51lunwen.org/ ）档案部门与科研部门、课题组联系多，与科研开发部门接触少。档案部门很少介人科研产业部门的工作中，也无法向科技开发部门提供有价值的档案开发产品。新运行机制下，档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充，建立动态的管理模式，应建立科研与科研档案一体化的管理方式。

4. 动用一定的经济手段，加强对难以归档的科研文件的监督管理。恰当地运用一定的经济手段，是做好难以归档的科研文件的积累工作的有效手段。具体地可将科研档案的积累文件与有关人员岗位职责相结合，把科研文件的积累作为其考核与奖励的一个条件，使科研文件的归档质量与有关人员的经济利益联系起来。