档案管理：运用数据库系统开发森林资源档案管理系统
摘要: 分析了用传统手工文档方式管理森林资源档案存在的问题,通过运用数据库系统开发森林资源档案管理系统,使管理人员能够依据实际所需高效地管理森林资源档案。
关键词: 数据库系统; 森林资源档案管理; 开发; 应用
森林资源档案(Forestry-resource-file)管理的核心内容是通过资源档案数据更新产生大量的报表,及时、准确、快速地反映森林资源现状,为林业生产、科研、决策服务。
1. 京煤集团森林资源档案管理概况与存在问题
京煤集团自《北京市森林资源建档工作方案》实施以来一直是通过手工文档(Handwork Document)方式来管理森林资源档案的,即将森林资源档案最新数据做记录或更新,形成各类文档(如造林面积统计表、森林采伐统计表等),保存所有必备的信息,这种文档系统由若干个案卷(文件夹)组成,按类别或年度在案卷上做个标签放在文件柜中保存。每一个部门根据自己的案卷文档中的数据来产生各种报表,要互相查阅档案才能正确进行数据统计。随着森林资源实施分类经营管理的不断深入,报表需求量日益增多,这种文档系统就难以应付复杂的数据处理任务。显然,在繁多的案卷中人工查找和使用文档数据是相当费时和麻烦的事,更重要的是不能提供经过加工处理的有用数据,满足不了现代森林资源档案管理的需要。
2. 京煤集团森林资源档案管理系统
2.1 数据库设计
数据库设计包括:需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计。
2.1.1 需求分析
根据京煤集团森林资源档案管理工作的实际情况,为全面掌握森林资源变化数据,及时为林业活动提供决策依据,所做数据库要满足如下数据统计需要:有关文档文件的查阅,专项调查统计,采伐(移植)台帐统计,非法林业活动统计,古树大树情况统计,年度报表(各类土地面积统计表、森林面积蓄积统计表、人工林面积蓄积及四旁树统计表、经济林及散生果树统计表等)。
2.1.2 概念结构设计
根据森林资源管理工作需求,对所有收集的资料进行分类,建立9个实体集(表):
1)小班情况调查表 主要内容包括:小班编号(主关键字)、区(县)、乡、林队、小班号、海拔高度、面积、优势树种、起源等;小班调查表包含10个子表,即:基本信息、森林调查、地形因子、土壤调查、植被调查、幼林抚育、未成林造林地、征占用林地、社会经济、火灾调查。
2)森林旅游表 主要内容包括:自动编号(ID)、景区名称、开发状况、小班编号(外码)等。
3)病虫害表 主要内容包括:自动编号(ID)、名称、危害部位、防治措施、小班编号(外码)等。
4)更新表 主要内容包括:自动编号(ID)、树种、每公顷株数、小班编号(外码)等。
5)散生木表 主要内容包括:自动编号(ID)、树种、株数、小班编号(外码)等。
6)非法活动表 主要内容包括:自动编号(ID)、盗伐面积、蓄积、株数、受理情况、小班编号(外码)等。
7)文档文件表 主要内容包括:自动编号(ID)、文号、标题、份数、时间、链接等。
8)古树大树表 主要内容包括:自动编号(ID)、树种、年龄、级别、管护单位、小班编号(外码)等。
9)林木伐移表 主要内容包括:自动编号(ID)、采伐证号、树种、株数、蓄积、小班编号(外码)等。
2.1.3 逻辑结构设计
森林资源档案管理工作均以小班为基本单位进行统计,所有的信息都通过小班编号联系起来,因此将小班编号设为小班调查10个子表的主关键字,与基本表关联的其它表中设为外来码。根据需求分析及概念结构特点,选择关系数据库模型(即Entity-Relation模型),如图1所示,其中文档文件是管理过程中文本的集合,与其它实体没有直接关系。
2.1.4 物理结构设计
数据库最终是要存储在物理设备上的。数据库在计算机物理设备上的存储结构与存取方法称为数据库的物理结构设计,它完全依赖于给定的数据库软件和硬件设备。当今各行业所用计算机的软、硬件都能满足一般数据库应用的需要。为安全起见,可以将做好的数据库进行加密、备份或刻成光盘。
2.2 数据库实施
2.2.1 创建数据库
数据库管理系统是商品化软件产品,有很多种,如:Oracle、Sybase、SQL-Sever、Foxpro、Access等。京煤集团从2000年开始运用Microsoft Access来管理森林资源档案。启动Microsoft Access2000后,屏幕呈现出Access运行的初始画面,位于最前方的是一个对话框,这时可以选择“数据库向导或空数据库或打开已有数据库”。选定“空数据库”,点击“确定”按钮,出现一个对话框:“将新数据库保存为”,选择“c:\my document”文件夹、“京煤集团”为文件名、Microsoft Access数据库类型,点击“创建”按钮,现在看到的就是新建名为“京煤集团”数据库窗口(包含数据库对象和组:表、查询、窗体、报表、页、宏、模块、收藏夹)。
2.2.2 表操作
表是数据库最基础的构件。根据数据库设计,“京煤集团”数据库通过表向导共创建9个表:小班调查、古树大树、林木伐移、森林旅游、非法活动、病虫害、散生木、更新、文档文件。设置各字段属性及有效性规则,这样可以进行表的各种操作(数据的录入、列的冻结、列的隐藏、排序、创建关系、建立子表、筛选等)。
2.2.3 查询操作
数据库最大的功能就在于提供强大的查询操作,其特点在于能将一个或多个表中的数据集合在一起并执行操作,也能对已有的查询和表中的数据进行操作。在创建表之后就可以进行查询操作了,如:简单查询、多表查询、交叉表查询、生成表查询、排序查询、汇总查询、生成字段查询、条件
2.2.4 窗体操作
窗体有多种功能。创建数据输入窗体可以向表中输入数据;创建开关面板窗体(如图4所示)可以打开其他的窗体或报表。窗体是通过控件来链接它和数据来源的,最常用的控件有:文本框、命令(“京煤系统介绍”按钮)、图片、数据图表等。窗体向导能够加快窗体的创建过程。使用窗体向导时,Access会提示输入有关的信息,并根据提示创建窗体。
2.2.5 报表操作
和窗体操作相类似,报表可以通过“自动报表”或“报表向导”在系统的指导下一步步地创建起来。通过“报表向导”可以创建相对比较复杂的报表,并且可以根据不同的需要设置不同的样式。在报表中添加控件等与窗体操作一样。
2.2.6 其它操作
数据库系统操作很多,根据实际需要可有选择地进行。打开京煤集团数据库时会发现自动调出一个窗体Switchboard(如图4),实现这个功能的简单有效的方法就是宏操作(autoexec);Access提供了设置密码或设置用户级安全级别,以限制允许用户访问或更改数据库的某一部分,从而保证了数据库的安全性;数据库可以直接在表、查询、窗体或报表中打印,也可以在工具栏的office链接中选择用MS Word发布或是用MS Excel分析,不论是保存为Excel还是保存为RTF格式,表、查询、窗体都会保存为数据表,另外,还可以以网页的形式发布,即页操作。
2.3 数据库调试
京煤集团森林资源档案管理系统从2000年建立以来,经过反复调试,认为确实可行。
3. 结语
1)传统手工文档方式已满足不了当今森林资源档案管理的需要。
2)用Microsoft Access2000开发京煤集团森林资源档案管理系统,只需简单地定义数据的逻辑结构,不必花费大量的精力定义数据的物理结构和编写程序,所有操作或应用程序都通过数据字典访问数据库,数据库系统从数据字典中获得数据库的结构信息与数据之间的联系,根据数据库的任何变动自动地修改数据字典,可自动地将用户输入的逻辑数据转换成物理数据并通过封锁和授权机制确保数据库的安全性和保密性,控制数据冗余和消除潜在的数据不一致的危险,提高了工作效率、避免人为错误。
3)Microsoft Access数据库系统易学、易用、易推广。数据库系统只须用户指出做什么,不必说明怎么做。随着Microsoft Office办公系统的广泛应用,使管理人员能够根据实际需要(可增加任何数据库对象操作及字段,不受行业开发软件的约束),在向导的提示下完成各种操作。
参考文献:
[1]罗晓沛.数据库技术[M]. http://www.51lunwen.org/ 华中理工大学出版社,2000.
