校验的项目包括:发票识别、发票超期、金额校验、开票项目、收款信息、发票重复、修改/录入这几个项目。
“发票识别”校验主要是为了筛选出错误发票、作废发票、红冲发票、未验真发票,使得流入审批环节的发票都是正确无误的发票。
“发票超期”的校验是为了确保报销单据中的发票的开票日期与单据建立日期之间的间隔不超过一个月,若超过一个月且没有其他附件,会计审核人员可以不用打开单据就可以直接退回了。因为这种情况一定没有上传发票超期的 OA 审批事件报告单截图,节省了打开单据并下载附件进行审核的工序,提高了审批效率。
第 7 章 结论与展望
本文从内部控制角度出发,结合 Y 公司财务管理中心实际遇到的问题、状况以及在自动化方面将要努力的方向这样的现实例子,发现在整个财务费用审批过程中会出现如下问题:单据附件不合格就被审批通过、专票认证环节的工作量大并且没有充足数据、审批后出纳进行付款时出现问题、会计初审岗的工作堆积过多不能及时完成、开发票工作中内部控制管理不完善。分别分析了出现这些问题的原因,包括:人为干预系统和过于相信 OCR 识别技术、中银保信平台与国税平台的选择和使用存在困难、业务系统与财务系统的审批流程过长和沟通不及时、Y 公司财务管理中心的审批人员不足、企业自研的开发票管理系统存在问题。针对种种原因提供了解决对策和优化建议,这些建议包括:可以在自动化控制中设置校验程序尽量避免人为干预系统等问题;针对专票认证环节的简单工作,可以将专票认证环节的工作进行半自动化,设计一套配套的自动化的审批流程;针对审批流程过长的问题,可以将部分审批流程前置,并与“业财融合”结合起来应用,尽量提高财务审批效率;而费用付款失败的情况就要加强人员之间的信息沟通,并设定了基本的金额标准;工作堆积过多也是内部控制人员分工存在问题,也有一部分原因是人员不足,使得每个初审人员要负责多家公司的业务,可以增加审批人员并重新分配初审人员的工作任务;对于开发票是出现的内部控制设计问题就需要对企业自研的开发票管理系统进行完善。
参考文献(略)