本文是一篇行政管理论文，本文主要以规范行政公文办理的必要性和重要性为出发点，以当前我国地方政府的行政公文拟制写作和具体收文、发文办理工作内容为分析指标，在明确了研究目的的基础之上，探讨了行政公文的学理定义和行政公文规范化办理的相关理论，梳理和总结我国地方政府在行政公文办理工作中既往的成就和各个环节出现的问题。找出了这些问题出现的背后原因，最后将行政管理学理论联系地方政府行政公文办理工作实际，提出了针对这些问题的解决办法。
第一章 我国地方政府行政公文规范化办理概述
第一节 相关概念界定
一、地方政府
地方政府是指管理国家相关行政区划事务的政府组织的一种总体的称呼，全称叫做地方性人民政府，也就是指除国家相关的管理机构之外的省、市、县这样的有关于行政区划的管理组织，因此，也就将其简称为地方。①地方政府不同于中央政府，地方政府管辖范围较小，组织管理权限也相对较少。例如，制定有关于地方相关的税收政策以及其相关的有限立法权等，大部分地方性的民族区域自治和特别行政区则被赋予了相对较大的权力，尤其是和其地位相当的省级区划相比，其权力也相对较大，并且整体的管理能力也相对较为充足。
在国内关于“地方政府的内涵”仍旧处于争议状态，学者们的相关定义众说纷纭。姜士林等学者在《世界政府辞书》一书中提出， “地方政府”是行政隶属关系上仍然归属于中央机关，这一分类符合我国单一制政体的现状。
综上，笔者对于“地方政府”的概念在纳入范围和意义这两个方面有着不同的理解。从范围层面来看，本文选取的“地方政府”研究对象指的是以市级为主的地方政府及其职能部门；从内涵的层面来看，“地方政府”的限定范围不仅是指其行政机关，也包含所有的职能部门。
二、行政公文
行政公文是国家各级行政机关在行政管理过程中，按照确定程序和特定体式形成的具有相应效力的文字材料，是行政管理工作不可或缺的重要书面工具。 行政公文包含两大类：
一是行政机关通用公文，即各级各类机关、团体、单位都共同使用的公文，适用范围比较普遍。如通知、通报、决定、会议纪要等。
二是行政机关专用公文，即各行政业务部门在自身的业务范围内，根据特殊需要专门使用的公文。如法院起诉书和判决书、军用公文、外交活动中的国书和条约等。
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第二节 行政公文规范化办理的基本要求
一、收文办理的基本要求
在行政公文的规范化办理过程中，首先就需要满足收文办理的基本要求，从目前的发展形式上来看，收文办理一般包括了签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。
（一）收文办理的主要程序
1.签收。对收到的行政公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2.登记。对行政公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3.初审。对收到的行政公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合行政公文起草的其他要求。经初审不符合规定的行政公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
4.承办。阅知性行政公文应当根据行政公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的行政公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。 6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 7.答复。行政公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
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第二章 我国地方政府行政公文规范化办理成就、问题及原因
第一节 行政公文规范化办理的成就
从目前的管理情况上来看，我国地方政府的行政公文处理工作日臻完善，并且行政公文的处理也逐渐走向制度化，拥有着较为完全的工作规章制度，也有效改善了部分相互推诿的现象，所以在本章节当中，将对于我国地方政府公文规范办理的现状进行分析。
一、推行行政公文收、发文规范化办理成效显著
从目前整体地方政府机关的行政公文处理上来看，地方政府机关能够执行行政公文规范化处理的标准。行政公文规范化处理是目前我国党政机关所要求的最为基础的行政办公原则，规范化既强调行政公文的文种等形式问题，也需要把握行政公文的内容质量。对于党和政府机关发布的行政公文格式的有关要求，在格式审核时，我们采用深入研究行政公文格式基本规则和措词规则的方式，做到逐项真正理解和掌握，并严格执行。
并且还需要对于地方政府自身的行政公文进行控制，也就是保证政府各部门各个单位所发文的行政公文能够符合政府的要求和需求，并且从根本上减少了文件退回的数量。除此之外，行政公文的规范性还要求政府部门应当对于不同的公文的紧急程度进行合理的划分，当前地方政府能够基本上做到紧急公文做到紧急处理，紧急程度相对较低的行政公文，也能够保证较高的处理速度，并且在保证行政公文质量的基础之上，能够保证行政公文的质量基本上达到了公文不耽误活
动的基本要求。
除此之外，当前地方政府部门也严格控制了在行政公文处理过程当中，部分工作人员存在有积极性不高的现象，对于该部分人员进行了有效的培训和教育，希望能够通过该种教育方式提高他们的工作积极性，改善他们的工作态度。除此之外，对于部分需要整修的行政公文，也保持有较快的速度进行完善。另外，当前地方政府面对内容出现一定偏差的行政公文，积极和发文部门进行沟通，力争通过最快的速度解决行政公文中出现的问题，不影响工作的效率。
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第二节 我国地方政府行政公文办理存在的问题
一、收文办理方面的问题
（一）行政公文处理工作日渐繁重
从目前的研究状况来看，地方政府在收文办理方面存在有一定的问题，首先就是当前行政公文来源途径较为复杂，难以统筹办理。从目前的整体情况上来看，随着地方政府的服务和管理范围不断扩大，导致了地方政府每年处理的行政公文逐年上升，并且从目前的研究状况来看，行政公文的数量巨大的同时来源较为复杂，这种繁杂的来源于行政公文的统一解决而言是极大的桎梏。这就势必会影响其行政效率。在过往的行政公文处理过程当中，工作人员首先就要对于公文的种类和来源进行分类，然后对于其不同的类别进行合理的编号，最后根据不同的编号，内容将公文送到不同的部门加以处理，除此之外，工作人员还需要对于公文的日期和时间以及其中的关键信息进行登记和总结。目的是为了提高行政公文管理的规范性，但是实际上却影响了公文的办公效率。在各个部门当中，审办人员还需要对公文的内容格式进行严格的审核，再交给负责人进行二次审核之后，方可将完整无误的公文交付领导审核。所以总体上来看，这一切的工作量十分庞大，工作工序十分复杂，并且多次审核也势必会耽误较长的时间，影响工作的效率。
该情况正是因为行政公文来源较为复杂这一因素影响的，长此以往必然会导致政府内部消耗大量的人力、物力，以应对不同来源的公文，并按需要转送到不同的部门加以处理。尽管公文经过多次审核保证了发文的严谨性，但这种程序无疑会影响工作效率。目前地方性行政单位存在电子公文的处理方式，但是每年近万份的公文数量还是给公文的审理工作带来了巨大的压力，导致出现较大的问题。
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第三章 加强我国地方政府行政公文规范化办理的对策 ........................ 65
第一节 加强我国地方政府行政公文办理人员的能力建设 .................... 65
一、定期组织培训学习 ................................. 65
二、提高公务员行政公文办理的综合素质 .................... 66
第三章 加强我国地方政府行政公文规范化办理的对策
第一节 加强我国地方政府行政公文办理人员的能力建设
一、定期组织培训学习
从当前的研究上来看，想要有效提高行政公文办理的能力，首先就需要提高地方行政机关的公文办理人员的能力，所以需要定期对于该部分人员进行培训，第一就需要加强他们行政公文写作的相关基础知识的提高，公文作为当前的一种较为重要的写作文题有其独特的写作思想，所以首先就需要对于基础知识进行培训，才能够更好地对于行政公文的格式和内容进行有效的了解，并且还需要邀请具有公文写作专业知识的相关人员对于行政公文办理人员进行专业的培训，让他们能够充分了解到行政公文的知识框架和详细内容，从根本上提高行政公文写作能力。比如袁士祥的《党政机关公文格式的新变和“实践难点”研究》、《应用写作学：理论框架的建构和研究空间》都具有很强的指导意义。
其次就需要提高他们的行政公文办理能力，也就是让他们能够充分了解到公文在办理过程中的复杂程序，包括行政公文的相关步骤以及公文的不同文种，并且不同的文种应当交给不同的部门加以审批和审核等。每一个办公人员都需要对于行政公文的审核步骤进行了解，防止出现越级办事的现象，导致公文的办理效率受到影响，并且影响行政活动的正常效率的开展。行政公文管理具有程序性特点，其制定、颁发和接收有一套严格的规定。制定行政公文应当采取哪些步骤，
应当用何种语言表述哪些内容，哪些机关或者部门应当由不同的语言和传递机构审批，哪些部门应当由不同类型的行政公文审批，哪些部门应当由不同的语言
