文秘与档案工作的衔接问题
【关 键 词】文秘工作|档案工作|衔接
How to Link up Secretary and Archival Work
【Key words】secretary work|archival work|link up
文秘工作[本文由无忧论文网帮写论文中心整理提供。 http://www.51lunwen.org/]和档案工作衔接的主体主要是公文,公文是文秘工作的重要组成部分。而档案主要来源于公文。公文是形成档案的前身,公文质量的好坏直接影响着档案的案卷质量,直接影响着档案价值的构成。符合国家行业标准的档案管理是建立在严把公文质量关基础之上的。公文产生后,要留存(包括底稿)归档,移交档案室保管。档案室按照规定,到期后又要将划为永久、长期保存的档案移交到档案馆。可见,文秘工作是档案工作的前提和基础性工作。
随着计算机在公文处理、档案管理中的运用,客观上要求“文档一体化”管理。所谓“文档一体化”就是从文秘工作的全局出发,在公文生成、制发、到归档管理,到移交进馆的全过程,使用“文档一体化”计算机管理系统,一次输入,多次输出,从公文产生到形成档案到移交进馆的每一个环节上,都既要体现公文生成的质量要求又要体现档案保护、利用、移交的质量要求,使文档实体生成一体化,管理一体化,利用一体化,保护一体化,移交接收一体化,实现文秘工作和档案工作的规范衔接。
一、当前文秘工作和档案工作衔接存在的主要问题
1.用纸不达标,装订不规范。《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡—80g/㎡的胶版印刷或复印纸,型号为国际通用的A4型。装订要求左侧订,不漏页,不脱落,后背平整,不散页装订。但长期以来,市、县相当一部分机关单位公文用纸很少注意克度要求,常因其纸张质量差,耐折度低,以致于保存时间不长便开始变色,不少单位的公文还在继续沿用过去的16开型纸,即使同是16开,有时也大小不一。印制装订中掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生,造成公文的严肃性、美观性降低,给以后档案的管理也带来了一些不利的影响。
2.版记不全面,附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接,顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。
而日常文秘工作[更多文书论文，可搜索本站论文发表 www.51lunwen.org/publishedpapers.html]中,有的人员常常不按行文规则办事,不标明印发部门和时间者有之,主题词的选用不准确或自拟自编给文件归档后实行计算机检索造成困难者有之,甚至没有版记者有时也会碰到,这些都增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件做了明确规定,但在现行的公文制发中,有些单位仍然不能正确处理,有的不标识“附件”二字,有的“附件”字样标识不当,正文和附件的名称、序号不一致,附件单独装订时不标识正文字号和排列序号,附件和正文难以对号入座等,也影响着公文的规范归档。
3.文种使用不当,办理程序不规范。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定公文分类主要有13种。但实际应用时,决定和意见不分,通知和通告混用现象时有出现,公文的作用往往因此削弱。最容易混淆的要数“请示”和“报告”两个文种,有的该用“请示”却用了“报告”,有的“报告”中夹杂着“请示”的内容,有时甚至把两个文种合二为一成为“请示报告”,给公文受理机关带来不便,影响了公文作用的发挥。公文的办理程序也是一个严密的体系,草拟、审稿、签发、复核、缮印等等,其中每一个环节都有严格要求。但日常工作中,越级行文、越级签发、有核对无复核、不登记就印发等无序现象却很难杜绝,除了给工作造成不应有的损失外,也为实行计算机管理档案留下了后患。
4.底稿不齐全,编号不规范。公文底稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候,办文过程很规范,但实际归档时,却发现有定稿,缺了底稿或修改稿。从某种意义上讲,修改稿特别是领导批示的底稿是有更为重要的不可替代的存档价值。还有的归档原件是传真纸,不经过复印就存档,短期内字迹就变得模糊或消失。公文编号上的差错一般则是由于登记不及时,分类不准确造成的(漏写、重写、乱号等情况),既影响公文的质量,又不符合归档的要求。
5.移交不标准,责任不明确。目前,市、县档案馆在开展目标管理活动中,普遍存在一个文书档案案卷质量差、欠账多的问题,给在职的档案馆工作人员造成了很大的工作压力,造成这个结果的原因之一是:文秘人员没有按标准要求向档案室移交合格的档案,档案室没有做到移交到档案馆的所有档案全部符合质量标准。
二、实现文秘工作与档案管理工作衔接“标准化”措施
1.增强“文档一体化”意识。“文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的提前控制,保证档案的质量,同时减少档案室(馆)的工作程序,避免无谓的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化。档案工作的优劣,是衡量一个单位文明程度的重要标志,文秘工作是档案工作的基础,今天的文件,就是明天的档案。所以,一个有责任心的文秘人员头脑中都要有“档案”二字,在办理每一件公文时,都要有一丝不苟地按公文形成的标准办理的责任感,向单位档案室移交符合质量标准的公文。
2.应用全面质量管理理论控制“文档一体化”整个过程。全面质量管理理论认为产品质量是生产过程的成果,好的产品质量是在设计和生产等过程完成的,而不是靠最后检验出来的。根据这一思想,全面质量管理强调把影响产品质量的各种隐患始终控制于产品生产的过程中。
文秘工作[如发现本文内容有缺失，请联系本站文书论文编辑组。谢谢您的支持。 www.51lunwen.org/writingd/]与档案室(馆)工作也是通过公文制作、归档、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等过程来完成的,每个过程之间环环相扣,一个过程出问题就会影响到下一个工作环节。比如文书部门及业务部门没有按照《档案法》的规定按期如数将制成的公文连同底稿移交到档案室,致使档案室保存的公文不齐全,待档案室将不齐全的具有永久、长期保存价值的公文移交到档案馆时,便造成了利用者应当查找到的原始公文,也因文秘人员没有移交这些原始公文而未能查到,造成了一些疑难问题缺少解决凭证,损害了文秘、档案工作者的形象。因此,过程控制就是要对诸如文秘人员向档案室移交公文过程中的每项工作过程进行控制,努力提高移交、接收档案的质量,确保档案中具有保存价值公文的齐全。通过工作过程的有效控制,使文秘工作与档案工作的衔接能有机地结合起来,规范运作,互相促进,互相监督,共同提高。
3.要理顺管理体制,完善组织机构,把好文秘、档案人员岗位的用人关。市、县级一些单位在选配文秘人员、档案人员时,没有按岗位所要求的素质来选配,选配了一些不合格的人员长期占着文秘、档案岗位,造成了文秘工作、档案工作的欠账。不能设想,一个人员素质达不到岗位所要求的技能,能创造出优秀的工作业绩来。因此,要加强对现有文秘人员和档案人员的业务技能培训,达不到文秘、档案岗位所要求技能的人员要调整他们离开岗位,选配合格的、胜任工作的人员充实到这些岗位,这样,实现文秘工作与档案工作的规范衔接才能有保障。
[您可能还对无忧行政管理论文感兴趣，请登录 www.51lunwen.org/MPApolitics/]
