行政机关公文格式常见错误www.51lunwen.org
【关 键 词】公文格式|错误|标准
中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/19704-1999）规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则（以下简称标准)。该标准于,2000年1月1日起实施，适用于国家各级行政机关制发的公文，其它机关公文可以参照执行。标准实施两年来，笔者收集了部分行政机关公文在格式[本文由无忧论文网论文帮写中心整理提供。 www.51lunwen.org]上一些经常出现的问题，与大家共同探讨。
一、文件版式
《标准》规定，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为.( 毫米。但目前存在较多的问题是：
1.文件版头不规范。有的县级以上行政机关如“××县档案局”，在机关全称前加上一级行政区域名称“××省”或“××市”，成为“××省××县档案局”或“××市××县档案局”。一般在国内，县级以上行政区域名前不必要再加上一级行政区域名称。
2.上报公文版式不规范。对于上行公文，《标准》 要求发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米（平行文和下行文等一般文种发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米）。上行公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。目前存在较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。
二、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如丽水市政府,2002年11号文件，规范的发文字号应为“丽政（2002）11号”。目前较普遍的问题是：
1.机关代字不规范，容易产生歧义。如有的市政府文件，机关代字为“市政”，易与市政公司混淆。
2.年份未用全称。应用六角括号（〔〕）括入的却用方括号（［］）。如“丽政（2002）11号”误写成“丽政[02]11号”。六角括号（(〔〕)可在word软件“插入符号”中选取。
3、序号用虚位（即1编为001）或加“第”字。
三、公文标题
公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。其作用在于简要提示公文的内容，帮助读者了解公文的性质、作用以及公文的制发机关，同时，也方便公文的处理、保管。目前较普遍的问题是：
1.未标发文机关名称。《标准》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种，一般应标明发文机关。
2.标题滥用标点符号。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3.多层转发，语意难解。如某机关转发上级机关已经转发的《浙江省××局关于加强公路路政建设的通知》，其标题为《××县××局关于转发××市××局关于转发浙江省××局关于加强公路路政建设工作的通知的通知的通知》，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知的通知”，使读者不知所云。
四、成文时间
《标准》[更多文书论文，可搜索本站论文发表 www.51lunwen.org/publishedpapers.html]规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全（中国共产党机关公文未明确*。常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将0写成零。
五、公文生效标识
《标准》[更多文书论文，可搜索本站论文发表 www.51lunwen.org/publishedpapers.html]规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2㎜-4㎜，端正、居中压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前常见的错误是：
1.单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称的现象十分普遍。
2.加盖印章随意性强。有的盖歪了或甚至盖倒了。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位时，本应采取调整行距、字距的措施加以解决而使印章与正文同处于一面。而有的行政机关经常采用标识“此页无正文”的方式解决。
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六、版记
版记一般由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。普遍存在的问题是：
1.公文未加注主题词或主题词不规范。
2.抄送机关标识不规范或抄送、抄报同时混用。
3.印发时间未用阿拉伯数码标识。以上仅为笔者收集的公文格式方面的常见错误，特此指出，以期引起重视。
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