公文的主题词就是能够准确揭示公文主题、便于公文检索管理的规范化名词或名词性词组。一份文稿拟好后，如何才能既快速又准确地为其标注主题词呢？
首先，必须熟悉本系统的《公文主题词表》 。文件标注的主题词，基本上都引自《公文主题词表》 。 《公文主题词表》是标引主题词的依据。中央办公厅、国务院办公厅以及其他系统都分别编制了适于本系统公文工作需要的《公文主题词表》 ，以供党政机关及相应机关对口使用。以1997 年12 月修订发布的《国务院公文主题词表》为例，此表由15类1049 个主题词组成，分为主表和附表两大部分。附表所列的， 除我国省一级区域的名称外，都是世界上其他国家和地区的名称。以国内事务为主要内容的公文，其主题词主要引自于主表。词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济” 、 “外事” 、 “国防”类等。这一层次不作主题词使用，也就是说第一层的词不用于标引。它的作用只是为我们寻找需要的主题词 （类别词和类属词） 指引方向，它如高校运动会场上飘扬的一面面校旗，是在人山人海中寻找指定学生的第一向导；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“外事”类中的“外交” 、 “外事”等；第三层是类属词，如“外交”下的“建交” 、 “大使” 、“照会”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的实际标引。使用《公文主题词表》的基本要求是：上报的公文必须按照上级机关的《公文主题词表》标引主题词；下发的公文，按发文机关确定使用的 《公文主题词表》进行标注。其次，必须掌握主题词的标引方法和要求。 以行政公文为例，一份文件标引主题词的数目，除类别词外，类属词最多不超过 5个。主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词；标引类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。例如《国务院关于纠正地方自行制定税收先征后返政策的通知》(国发〔2000〕2 号) 的主题词，第一个主题词是类别词 “财政” ， 随后是反映文件内容的类属词“税务” 、 “管理” ，最后是反映文件形式的类属词“通知” 。一般来说，文件的最后一个主题词都是其文种名称。为方便记忆起见，可以将公文主题词的构成概括为一个公式，即：类别词 1 个+类属词 ≤5 个［反映内容的（ ≤4 个）+ 表示文种的（1 个） ］主题词的标注位置在版记顶部， “主题词”三字用 3 号黑体字， 居左顶格标注， 其后加冒号。主题词的具体词目要用3号小标宋体字标注，词目之间空一字距离，不加标点符号。再次，必须了解标引公文主题词的思路及步骤。标注前必须仔细分析文件标题和正文，准确概括文件的主题。在此基础上，笔者认为可在以下两条思路中择取其一循序渐进地完成标注。思路一：即“由前至后”的“常规标注法” 。其步骤有三，一是根据文件内容的性质在适用的《公文主题词表》中寻找一个对应的类别词标在首位。因为从公文标题中通常不易直接找出类别词，所以这一步标得正确与否往往颇费思量；二是基于文件标题中的事由和正文内容在《公文主题词表》中遴选反映文件内容的类属词 1—4 个标在已选中的类别词之后；三是选出作为文种的类属词标在最后。
思路二： “由中至前”的“事由突破法” 。这种标法亦是三步，但比 “常规标注法” 要快捷许多。一是从已拟定文件标题的中部入手，即在已成定稿的公文标题的事由中找出《公文主题词表》类属词部分已有的、反映文件内容的类属词 1—4 个。因为公文标题多是发文机关+事由+文种的三项式标题，所以这一步并不费事；二是“由中往前”标注类别词。首先揣摩已找寻出来的反映文件主要内容的类属词之前的类别词是否妥贴可用，若可用则直接将其标注在已确定的类属词之前即可；若确实不能用再从其他类别词中找出更准确恰当的进行标注；三是将反映文种的类属词标在最后。例如标注《黑龙江省人民政府关于进一步加强就业再就业工作的意见》 （黑政发〔2006〕19号）的主题词，先根据文件标题中的事由在《公文主题词表》中引出反映内容的类属词“就业” ，然后前溯“就业”的类别词——“劳动” ，最后引出反映文种的类属词“意见” 。按主题词的标注公式进行排列，该文件的主题词即： “劳动 就业 意见” 。显而易见，以三项式作标题的文件标注主题词，用“思路二”比“思路一”更方便快捷。另外，在标引主题词时还要注意两点。第一，当《公文主题词表》中没有能够准确反映文件主题内容的类属词时，要选择恰当的方法加以解决。可供选用的方法主要有二：一可选用《公文主题词表》中与主题最直接关联的两个或两个以上类属词进行组配标引，例如《贵州省人民政府关于严格执行“十一五”期间年森林采伐限额的通知》 （黔府发〔2006〕19号） 的主题词就采用了组配标引：在类别词“林业”之下没有合适的类属词，便在其他类别词下选择；因《公文主题词表》中没有现成的“森林采伐限额” ，故从类别词“经济管理”下引出“资源” 、 “管理”两个反映文件内容的类属词进行组配；最后标注文种类属词。该文件的主题词便经组配而成： “林业 资源 管理 通知” 。二可先在《公文主题词表》中选择一个相对准确的类别词标注在前，然后将表中目前没有但能反映文件主要内容的名词 (可称为“自由词” ) 标在这个类别词的后面，并在该词的右下角加标一个“△”标记以示区别，例如《国务院办公厅关于印发全国打击传销专项行动方案的通知》（国办发〔2006〕60 号）的主题词“经济管理 传销△ 通知” 。第二，要慎重标注转文性文件的主题词。转文是发文的一种形式，主要包括批转、转发和发布（印发） 。转文性文件都是由主件与附件（尽管这种附件通常不必标注“附件说明” ，但亦属附件） 共同组成的一个完整文件，只能有一个版记、标注一套主题词。但文件的主件、附件各有标题且其文种经常不同，在标注文种类属词时，以主、附两件的哪个文种为准呢？笔者认为，在目前没有统一明确规定的情况下，文种类属词的标注应视主件标题的具体情况而定。依《国家行政机关公文处理办法》关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的规定，批转、转发和一部分印发文件的主件标题中包含的附件标题，因其非法规规章类而前后无书名号，完全可将其视作主件标题中事由的一部分，即“批转（转发、印发）……文件 （列文种名称） ” 。 那么，该转文性文件主题词的文种类属词，理当标注主件的文种名称。例如《黑龙江省人民政府关于印发全省政府系统 2005 年廉政建设工作实施意见的通知》 （黑政发〔2005〕28 号）的主题词即标为“监察 廉政建设 通知” 。但若用主件发布法规、 规章，主件标题中被发布的法规性文件标题前后必加书名号，这使其文种格外突出，且此时附件的重要性远胜于主件，故该发布性文件主题词的文种类属词当标注附件的文种名称。如《国务院关于发布 〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》 （国发〔2000〕23 号） ，其主题词便是“文秘工作 公文办法” ，此时的文种类属词不是主件的文种“通知” ，而是被发布文件的文种“办法” 。当然，如欲完整反映文件的内容与形式，在主题词标注数量范围内，也可将附件、主件两个文种名称依次标注，如《内蒙古自治区人民政府转发国务院关于加强和改进社区服务意见的通知》 （内政发〔2006〕53 号）的主题词“民政 社区服务 意见通知” 。但标注者必须洞彻其理：一个文件只能使用一个文种，标注一个文种类属词。若附件与主件两者的文种名称同列为主题词，只能将附件的文种名称视为反映文件内容的类属词。
