党政公文格式的标准化
摘 要】[《党政公文格式应一致》由无忧论文网论文帮写中心整理提供。 www.51lunwen.org]党政公文格式的不一致给党政公文写作和档案管理带来了诸多不便，本文针对这些不便，提出了一些克服的方法。
【关 键 词】党政公文|格式|一致
由国务院办公厅提出，经国家质量监督局发布的 《国家行政机关公文格式》（以下简称 《格式》）从2000年1月1日起在全国正式实施。《格式》中对公文项目的规定与经中央批准、于1996年5月3日由中共中央办公厅印发的 《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第三章“公文格式”中相关项目的规定有许多不同之处。党政机关公文格式[更多文书论文，可搜索本站职称论文范文 www.51lunwen.org/magazlinelib.html]的不一致已给公文写作与档案管理带来了许多不便，因而笔者认为两者有统一的必要。
一、党政机关公文格式的不同之处
《格式》与《条例》所规定的党政机关公文格式有如下不同：
1.关于“版头”
《条例》中党的公文称版头为“版头”，《格式》中行政公文称版头为“发文机关”。《条例》规定党的公文“版头”由发文机关全称或规范化的简称加 “文件”二字组成，这与《格式》中规定的行政机关的“发文机关标识”是完全相同的，但《条例》中的版头还有另外一种情况，即由发文机关名称加括号标明文种组成的版头样式。
2.关于“份号”
该项目在《条例》叫“份号”，而在《格式》中称“公文份数序号”。
3.关于“密级”
该项目在 《条例》中叫 “密级”，而在《格式》中叫“秘密等级”；且前者要求标注于份号下方，即左上角的份号下面，后者要求标于右上角。
4.关于“紧急程度”
该项目在称呼上 《条例》与《格式》一致，但《条例》中未明确规定标注于文件的哪个角，而《格式》中规定要标注于右上角“秘密等级”之下。
5.关于“发文字号”
该项目在称呼和构成上 《条例》与《格式》一致，但《格式》规定：年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
6.关于“附件”
该项目在称呼和标注位置上《条例》与《格式》一致，但《格式》还规定，附件名称后不加标点。
7.关于“落款”
该项目在《条例》中称“发文机关署名”，要求应当用全称或规范化的简称，位于正文的右下方。而在《格式》中规定：单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标成文时间；当联合行文需加盖3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（或简称）排在发文时间与正文之间。
8.关于“成文时间”
该项目在《条例》中规定应位于机关署名右下方，用阿拉伯数字标注，而《格式》中则规定位于正文右下方，用汉字小写标注。
9.关于“印章”
《条例》要求，除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，公文应加盖发文机关印章，而《格式》中对印章的标注称为“公文生效标识”，且规定：加盖印章右上距正文2-4厘米，端正，居中下压成文时间。
10.关于“印发传达范围”
该项目在 《条例》中被称为“印发传达范围”，而在《格式》中被称为“附注”。
11.关于“抄送”
该项目在称呼与标注位置上《条例》与《格式》一致，但《格式》明确规定最后一个抄送机关后加句号。
12.关于“印刷版记”
该项目在《条例》中规定：“由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端”，而《格式》中则详尽规定为：“位于抄收机关 （无抄收机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
13.关于公文用纸幅面
《格式》要求除张贴性等比较特殊的公文外，完全使用A4型幅面的纸张，而《条例》中则规定：“公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型 （长297毫米，宽210毫米）。”
二、党政机关公文格式不同带来的不便
党政机关公文格式的不同带来的不便主要表现在如下两个方面：
（一）给公文办理带来不便
公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理包括发文办理和收文办理。
发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。党政公文格式的不一致，给上述环节都会或多或少带来不便，尤其在公文的撰写、缮印与用印方面更加如此。公文要素安排位置的不同、公文用纸幅面的差异、公文用字的区别、公文某些要素的详略程度的不一致等，势必给具体的公文经办人员造成很多麻烦，尤其是那些党政公文由一个机构或一个人员来统一办理的机关更是如此。
收文办理包括传递、签收、登记、审核、拟办、分发、批办、承办、催办、查办等程序。党政机关公文格式的不一致，对收文办理所带来的不便相对于发文办理而言要少些，但不是没有。比如，机关收到公文时，按规定应审核其格式是否正确，如不正确可以退回发文方。而发文方对党政公文格式不清楚完全是可能的，如果真是这样，那势必会造成因公文格式不符合要求而被退回的后果，如此就会影响公文的办理效率。
（二）给档案工作带来不便
公文经过整理和归档后转化为档案。我国档案工作的基本原则是：统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。档案是公文中有保存价值的部分，公文党政格式不一致，要分开管理，与档案的集中统一管理势必会出现矛盾。
党政公文整理归档时，由于用纸幅面大小的不同，使所装订出来的文件有的大，有的小，给人一种参差不齐的感觉。将这些文件装盒后，势必会使所装出来的卷盒有的地方空洞，有的地方实在，这就给档案的存放保管带来不便。以至于有的地方或部门为了文件在规格大小上的一致，在整理归档文件时要求或者将幅面大的文件切边以同幅面小的文件，或者将幅面小的文件贴边以同幅面大的文件。这种破坏性的整理与党政公文格式不一致并非没有一点关系。
由于存有以上的不便，因此，应将党政机关的公文格式整齐划一。
三、统一党政机关公文格式的方法
虽然《格式》在“范围”中有这样的规定：“本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行”，但它的强制性并不够。笔者认为可以在适当的时候党和国家的中央机关联合行文，将党政机关公文格式整齐划一，以克服党政机关公文格式[如发现本文内容有缺失，请联系本站文书论文编辑组。谢谢您的支持。 www.51lunwen.org/writingd/]不一致带来的不便。而该联合行文可以考虑包含如下精神，采用如下方法来制定。
（一）同其名，求其实
同其名，求其实要求对 《格式》和《条例》中名称不同、但内涵相同的部分应选用准确化、大众化、通俗化的称呼。
比如，“版头”与“发文机关标识”拟采用“版头”，因为人们更熟悉“版头”这种称呼。“份号”与“公文份数序号”似用“份号”较好，因为它简单明确。“密级”与“秘密等级”应用“密级”，因为《中华人民共和国保守国家秘密法》中秘密等级的简称就是“密级”。“印章”与“生效标识”最好用“印章”，因为它更加通俗化。而对于“落款”与“发文机关署名”两种称呼似用“发文机关署名”较准确些。“印发传达范围”与“附注”如用前者，引起歧义的可能性显然要小得多。
（二）符合标准化
标准化是《格式》和《条例》制定执行的初衷和目的。为了文件的制发工作符合相关的标准，统一党政机关公文格式时，可以用如下方法办理。
1.准确地划定公文要素的填制位置。如“紧急等级”、“印章”或“生效标识”等就应该将其在文件中的位置准确的表示出来，以利于公文制发者和使用者快速填制或找到该部分。
2.完整地指出公文组成部分的构成要件及其书写或打印要求。如“发文字号”就应如《格式》中规定的一样，不但指出它的构成要件，还指出用六角号括入年度，且序号不编虚号，不加“第”字等。又如
