本文是一篇运营管理论文,本文以嘉吉投资财务共享中心为研究对象,在描述嘉吉投资财务共享中心的运营管理现状的基础上,提出了嘉吉投资财务共享中心运营管理存在的问题,并对其成因进行了分析。在分析了嘉吉投资财务共享中心运营管理优化环境的前提下,提出了其运营管理优化的目标与原则,并针对每个存在的问题提出了优化的对策。最后,为嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施提出了实施方案与保障措施。
第 1 章 绪论
1.1 研究背景与意义
1.1.1 研究背景
嘉吉公司(Cargill Incorporated)成立于美国,是一家多元化跨国企业集团,其业务范围涉及工业、农业、金融与食品相关的产品及服务。嘉吉公司在中国范围内有 3 个办事处、1 个研发中心,以及 39 家工厂。随着在中国经营的扩大,跨地区的财务核算异常复杂,也带来了经营成本的明显增加。
在这个大背景下,2015 年嘉吉借鉴当今大多的大型企业的实践,开始运用财务共享服务中心的组织模式进行财务会计核算,成立了嘉吉投资(中国)有限公司(以下简称“嘉吉投资”)财务共享中心职能部门。财务共享中心是一种新的财务业务组织形式。它是指在业务单位较多、组织管理较复杂的企业中,将一些简单、重复的基础性财务工作进行整合,将各个分支机构以及业务部门中相对较分散的部分由职能部门进行统一提供。嘉吉投资运用财务共享服务中心的组织模式旨在达到运行成本降低、财务管理水平效率提高、财务数据准确性与可靠性提高以及企业整合的灵活性提高等目的。
嘉吉投资公司财务共享中心主要涵盖三大业务流程组,即应收组(Credit to Cash)、应付组(Invoice to Pay)以及总账组(Record to Report)。嘉吉投资财务共享中心成立以来,在一定程度上实现了各业务单位标准化,然而其运营管理方面还存在着诸多问题,表现为:财务共享服务中心业务人员与工厂财务人员沟通不紧密,对实际业务不了解,业务出现问题时易出现责任归属的推诿;同一经理的下属人员过多,难以执行有效的监督与复核流程;三大业务流程的人员配备未能根据实际业务内容的复杂性与难度等进行合理划分,导致人员存在不能胜任或者大材小用等问题;财务共享服务中心业务人员的职位晋升途径不明确,造成人员流动性大;三大业务流程存在手工程度相对比较大、业务流程执行时点、频率不合理,且存在一定重复操作等问题。
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1.2 研究方法与内容
1.2.1 研究方法
本文以内部价值链、业务流程重组、资源优化配置等相关理论为基础,应用的研究方法包括:
(1)文献分析法
论文写作之前,通过查阅和分析财务共享服务中心运营管理的相关文献,分析嘉吉投资公司财务共享中心的现状,为其运营管理优化提供理论基础和实践支撑和借鉴。
(2)调查研究法
通过对嘉吉投资公司财务共享中心自身以及其合作部门、用户等进行调研,了解财务共享中心运营管理现状、存在的问题及原因。各项调研数据与分析为嘉吉投资公司财务共享中心运营管理优化提供了研究基础。
(3)访谈法
通过对嘉吉投资公司财务共享中心各业务流程高层以及其合作部门、用户等进行访谈,了解他们对财务共享中心的期望,以有针对性地提出财务共享中心运营管理优化的措施。
(4)流程分析法
通过对嘉吉投资财务共享中心各大业务组的核心流程进行分析,阐述各业务流程中存在的问题及产生原因,并根据产生原因提出流程优化的措施。
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第2章 嘉吉投资财务共享中心运营管理现状及存在的问题
2.1 嘉吉投资财务共享中心基本情况
2.1.1 嘉吉投资简介
嘉吉公司(Cargill Incorporated)于 1865 年成立于美国,总部位于美国明尼苏达州。嘉吉公司是美国第一大私有公司。经过 155 年的经营与发展,嘉吉公司已经成为一家多元化跨国企业集团,其业务涵盖食品与饮料、动物营养、生物产业、工业、农业、金融以及供应链等多个领域。截至 2020 年,嘉吉公司在全球 70 个国家和地区拥有超过 16 万名员工。
嘉吉公司对中国的投资始于 20 世纪 70 年代。自 1971 年嘉吉公司在台湾高雄设立第一家饲料加工厂以来,截至 2020 年,嘉吉公司已在中国拥有 3 个办事处、1 个研发中心,以及 39 家工厂。
嘉吉公司在中国以事业部的组织形式来经营业务。嘉吉投资(中国)有限公司(本文简称“嘉吉投资”),是美国嘉吉公司在中国设立的全资子公司,
总部位于上海市,是嘉吉在中国经营的工厂以及研发中心的控股公司。嘉吉投资分别在北京市与南京市设立两家分公司。
嘉吉投资在中国主要经营如下几个事业部:
食品配料及生物产业事业部(Food Ingredients & Bio-Industrial, “FIBI”), 在中国拥有 6 家工厂,主要生产玉米淀粉,麦芽糊精、糖浆、果糖、结晶葡萄糖等淀粉糖,以及增稠稳定剂等,广泛应用于饮料、乳品、糖果、婴儿奶粉等下游产品。
动物营养及健康事业部(Animal Nutrition & Health, “ANH”),在中国拥有 28家工厂,主要提供的产品与服务有饲料原料、饲料配方、管理解决方案、风险管理服务、复合饲料、预混料、饲料添加剂和定制解决方案,广泛应用于水产、牛、宠物、马、家禽、绵羊以及猪等动物的养殖。
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2.2 嘉吉投资财务共享中心运营管理现状
上文提到了嘉吉投资财务共享中心的三大分组,本节以三大分组的业务流程为线索,阐述嘉吉投资财务共享中心运营管理现状。
2.2.1 应收业务流程
嘉吉投资下属各事业部由于业务类型、业务性质的不同,收入的确认方式、时点等略有不同。归结起来,嘉吉投资财务共享中心应收账款与收入确认的流程大致分为以下几个步骤:
第一步,客户信用档案的管理。当事业部各工厂销售人员开发新客户时,需要填写统一的客户档案,由工厂的销售内勤提交给应收组的业务人员,包括客户的名称、公司性质、工商税务等信息、客户类型、产品类型,以及建议的客户信用额度等信息。应收组业务人员根据建议的信用额度多少,按照相应审批矩阵发送客户信用额度信息给事业部销售经理、总监等进行审批,审批结束后,进将客户档案归档,同时开始根据销售发货与收款信息,开始维护客户信用档案,记录客户剩余信用额度信息。
第二步,事业部各工厂销售订单以及销售合同管理。这些操作首先由各个工厂的销售内勤人员在各工厂的 ERP 系统中来录入销售订单或销售合同的关键信息,例如客户名称、产品名称、数量、单价、付款条件等,如果是信用付款条件,财务共享中心的应收组业务人员会将销售款项与该客户的剩余信用额度进行对比,如有超额度情况,应收组业务人员会反馈给工厂的销售内勤人员进行进一步的处理,如果没有问题,应收组业务人员审核 ERP 系统中的合同或订单,同时 ERP 系统中的信息会作为后期账务处理的依据。
第三步,发票的开具以及收入的确认。当事业部各工厂销售内勤人员提出开具发票的需求,应收组业务人员将销售收入信息与 ERP 系统内的订单以及发货信息进行核对,当满足收入确认的条件时,按照要求开具发票,并在 ERP 系统中进行收入确认的账务处理。
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第 3 章 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施......................... 23
3.1 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化环境 ......................... 23
3.2 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化目标及原则 ............. 24
第 4 章 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施与保障 ..............39
4.1 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施方案 ..... 39
4.2 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施保障 ..... 41
第4章 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施与保障
4.1 嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施方案
4.1.1 运营管理优化措施的实施计划
嘉吉投资财务共享中心运营管理优化措施的实施首先应当成立工作推进小组。由于嘉吉投资优化后的组织形式是纵向以各大业务流程为分组,横向以嘉吉投资下属各事业部为分组的矩阵式组织结构,因此工作推进小组的成员应当包含各大业务流程的负责人,以及各大流程下熟悉各事业部具体业务的经理。
确立了工作推进小组成员后,应当以各个事业部的各个流程组为单位,对运营管理优化措施的实施内容进行分解,由工作推进小组的每个成员负责自身事业部相应流程组的运营管理优化措施的实施内容。每个工作推进小组的成员根据自身所负责的事业部与流程的情况,制定自身所负责优化措施实施内容的计划。
在明确了各个工作推进小组成员的工作内容,并且业务组成员提出了自身所负责内容的计划后,工作推进小组负责人应当汇总每个成员的计划,形成计划时间表,并交由所有工作推进小组的成员进行分析与讨论。确认无问题后,形成嘉吉投资财务共享中心运营管理优化工作计划,并统计后续工作执行情况。
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