各级机关都离不开公文、 材料的撰写, 不论是文字撰写或语言表述, 都离不开数字的运用。 数字的正确使用, 可使撰写的公文或材料更科学、 更规范, 所论证的观点更有说明力, 所表述的事情更清楚。笔者结合实际工作情况, 将数字用法和应注意的问题进行了归纳整理,希望有助于数字的规范使用。
一、 总的原则
凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方, 特别是当所表示的数目比较精确时, 均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形, 可以灵活变通, 但应力求保持相对统一。
二、 要求使用阿拉伯数字的情况
(一)公历世纪、 年代、 年、 月、 日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数, 不能简化、 省略。例如: 公元前18世纪; 20世纪80年代; 2006年12月31日; 13时40分50秒; 2007年。(二)计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、 分数、 小数、 百分比、 比例等必须使用阿拉伯数字。例如: 20; - 25; 1 /15; 1.26; 12%; 2∶ 4。(三)代号、 代码和序号。部队番号、 文件编号、 证件号码和其他序号。例如: 8341部队; 鄂财[ 2007] 19号文件; 37 /38次特别快车; 期刊号CNl1- 1000 /D; 邮发代号37- 1; 95号汽油; HP-5100型打印机。(四)引文标注中版次、 卷次、 页码、 除古籍应与所据版本一致外, 一般均应使用阿拉伯数字。例如: 江泽民的《 科学的本质就是创新》 一文, 见《 江泽民文选》 第3卷, 人民出版社2006年8月第1版, 第101页。
三、 要求使用汉字的情况
(一)公文中作为定型的词、 词组、 惯例语、 缩略语、 具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。例如: 一律; 一方面; 十滴水; 四氧化三铁; 第四季度;八国联军;第三世界;八九不离十;相差十万八千里。(二)概数和约数1、 邻近的两个数字, 并列连用表示概数时, 应使用汉字, 并且两个数字之间不能用顿号隔开。例如:三四天;五六米;七八十岁;一二百套。2、 带有“ 几” 字的数字表示约数, 必须使用汉字。例如:十几天;几十年;一百几十次;几十万分之一。(三)整数一至十, 如果不是出现在具有统计意义的一组数字中, 也可以用汉字, 但要注意照顾到上下文的统一。例如:一个人;四本书;六辆车;读了十遍;八个百分点。(四)含有月日, 简称表示事件、 节日和其他意义的词组须使用汉字。例如: 七七事变; 五一国际劳动节; “ 三农” 问题; 十六大。(五)星期几一律用汉字。例如:星期一;星期五。(六)公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字。
四、 可以灵活变通掌握使用的情况
使用阿拉伯数字或汉字数字, 有的情形选择是唯一而确定的, 有的如遇特殊情形, 为避免歧解, 也可以灵活变通使用。(一)用“ 多、 余、 左右、 上下、 约” 等字表示的约数一般使用汉字。但如果公文中出现一组具有统计和比较意义的数字, 其中既有精确数字, 也有约数时, 为保持公文局部体例上的统一, 其约数也可以使用阿拉伯数字。例1: 会计学论文格式会举行全国性评奖十余次, 获奖作品有一千多件。学会吸收了四千名会员, 其中三分之一是有成就的中青年。另外, 在三十个省、 自治区、 直辖市还设有分会。例2: 省金融学会召开课题调研交流会7次, 共收到课题调研文章800余篇, 其中有200多篇获奖。(二) 标题涉及数字时, 可以根据版面实际需要和可能, 灵活掌握使用阿拉伯和汉字数字。
五、 其他需要注意的问题
(一)尾数有多个零的整数值的写法, 可改写为以万、亿作单位。例如: 345000000可写成34500万或3.45亿, 但不能写成3亿4千5百万。(二)用阿拉伯数字书写的数值不能断开移行。(三) 用阿拉伯数字表示数值的范围时, 使用连接号“ -” 或波浪式连接号“ ～ ” 。例如: 1990年—2006年; 10元～ 50元; 200米～ 500米。(四)“ 二” 和“ 两” 的用法不同。1、 读数目字时用“ 二” , 例如: “ 一、 二、 三、 四、 零点二( 0.2)、 三分之二” ; 用作序数时, 应当用“ 二” , 例如: “ 第二、二姐、 二次大战” 。2、 在与量词连用时应当用“ 两” , 例如: “ 两本书、 两个月、 两次” ; 表示双方用“ 两” , 例如: “ 两便、 两可、 两全其美” ; 表示约数或不确定的数字用“ 两” , 例如: “ 过两天再说、 他真有两下子、 我跟你说两句话” ; 在新的度量衡单位前一般用“ 两” , 例如: “ 两吨、 两公里” ; 在“ 半、 千、 万、 亿” 前多用“ 两” , 例如:“ 两半、 两千、 两万、 两亿” 。(五)“ 翻番” 和“ 倍数” 的用法。1、 数量成倍的增加时用“ 翻番” 。例如:点钞速度翻番;地税收入十年翻了两番。2、 在用数字对比时, 绝对数增加较多、 差别较大时常用倍数, 减少或降低时不能用倍数, 而是用“ 百分之几” 的提法。例如: 我国的行政管理费在过去的25年里增长了8.7倍; 2005年乡镇行政编制比改革前减少20%; 2002年财政对教育投入比1995年降低12%。(六)弄懂“ 百分率、 百分比、 百分数、 百分点” 的概念。1、百分率指一个数占另一个数的百分之几或某一部分占整体的百分之几。例如: 2 /5用百分率表示是40%。2、 百分比是用百分率表示的两个数的比例关系。例如: 某班50名学生中有20名是女生, 这一班中女生所占的百分比就是40%。3、 百分数是指分母为100的分数, 通常用百分号来表示的数字。例如: 12%; 98%。4、百分点指以百分数形式表示的不同时期相对指标变动幅度, 百分之一为一个百分点。例如:同上年相比, 不良贷款率减少三个百分点。(七)公文中的结构层次序数, 要段落分明, 前后一致。要求第一层为“ 一” , 第二层为“ (一)” , 第三层为“ 1” , 第四层为“ ( 1)” , 第五层为“ ①” 。 个别情况也有使用拉丁字母A、B、 C和罗马数字Ⅰ、 Ⅱ、 Ⅲ序数的。 还有的不使用序数, 而在各层标题中用不同的字体或字号居中排列。
