本文是一篇管理论文，笔者结合电子校务集成化发展趋势的重要背景，着重探讨了高校档案馆的职能定位与业务转型方面的内容。在此基础上得出在电子校务集成化趋势下，高校档案馆的职能新定位为：以数字化为存取的档案资源中枢、以集成化为核心的档案服务中心、以公开化为侧重的信息开放窗口。
第一章系统集成化改革的驱动因素与技术背景
第一节系统集成化改革的驱动因素分析
一、电子政务集成服务的发展及影响
自20世纪90年代以来，伴随社会信息化程度不断提升，借助信息技术发展优势推进国家信息基础设施建设，构建以办公智能高效、信息开放共享、服务集成便捷等为主要目标的电子政务逐渐成为世界各国深化政府职能改革，建设服务型政府的重点。所谓电子政务是指通过把现代信息技术与通讯技术引入政府部门，将政府管理和服务工作在网络上进行集成，以此实现政府职能转型和工作业务流程优化重组，向社会提供集成、便捷、高效、个性的管理与服务的过程[1]。我国自90年代末全面引入电子政务以来[2]，经过多年的技术改革与实践探索，电子政务建设在促进政府信息公开、完善政府服务职能等方面发挥着巨大的作用。
在国家信息化建设与电子政务普遍推行的影响下，教育信息化也逐渐受到重视，2003年教育部办公厅发布的《关于教育电子政务建设的指导意见》和《2003-2004年度教育电子政务建设实施要点》全面拉开了我国教育电子政务建设的序幕。教育电子政务通常又称为电子校务，是电子政务在校园信息化建设中的具体应用。电子校务在高校的普遍推广应用，极大地改善了职能部门间的工作业务流程，促使校务管理和信息服务实现了集约化、高效化和信息化的发展目标。
随着教育电子政务的集成化发展，高校电子文件数量急剧增加，传统的档案工作模式与服务方式受到极大冲击。一方面，高校信息化进程的不断推进必然促使档案与电子文件之间的边界变得越来越模糊[3]，而为了加强对电子文件的前端控制，高校档案馆可置身于电子文件管理之中，将电子文件与纸质文件进行集成管理，成为高校信息资源管理中心。另一方面，电子校务环境下，办公无纸化已是高校工作常态，而由于目前我国大部分高校尚未建成统一的档案信息集成系统，大量的电子文件仍然留存于各职能部门办公系统之中，即使高校档案馆接收了各部门的数据备份，但高校档案馆实质上已成为其他职能部门的附属机构。其信息资源管理职能就相对弱化了。因此，如何重新定位电子校务发展环境下高校档案馆的职能使其提供更为集约便捷的信息服务至关重要。
第二节系统集成化改革的技术背景
一、系统集成化改革的技术环境
为实现电子校务环境下各个应用信息系统与档案馆的互联互通，推动档案信息资源集成化服务，系统集成化改革至关重要。档案信息集成化改革的技术要素主要包括以下部分：
（一）资源层面
资源集成是档案信息集成管理的基础，其主要目的是对分散于各个管理系统的信息资源进行优化整合，实现集成化服务。在电子校务环境下，信息资源集成不仅应对档案馆馆藏档案进行有效整合，使其条理化和规范化；更应对分散于电子校务系统中的电子文件进行集成处理，使其与档案系统协同工作。因此，需要通过构建统一的数据环境，将分散于不同系统中的信息进行有效整合，建立全面、共享的信息资源体系，实现档案信息资源的集成化。
（二）管理层面
档案信息集成管理主要是指通过数据仓库技术或信息集成技术将分布于不同业务系统中的信息进行有效聚集汇总，并通过一定的管理工具或管理方式，对档案信息资源各要素进行有效优化整合，以此加强对信息资源的管理。在高校电子校务环境下，由于档案信息资源来源于不同的信息系统，而各系统间资源又相对独立，因此在对档案进行管理时，应加强系统间信息资源的联系，通过应用相关的信息技术加强系统间的协同合作，最大限度地提高信息管理效能[1]。
（三）服务层面
系统集成化改革的最终目标是为了优化档案服务环境，为高校档案用户提供“一站式”的信息资源服务。在系统集成化改革背景下，可以通过相关的计算机技术如分析技术、语义关联技术等对档案用户的信息需求进行分析，全面掌握高校信息资源服务需求。在此基础上通过构建集成化的信息系统，将分散的信息资源与服务进行有效整合，向用户提供集成便捷、多元共享的信息服务，实现高校档案服务工作的转型。
第二章电子校务集成化对高校档案服务的影响与期待
第一节高校档案馆服务现状分析
一、高校档案馆服务的主要内容
高校档案服务是指基于高校档案用户的信息资源需求，将高校档案馆丰富的馆藏档案以多种形式提供给用户利用的一项管理工作。根据2008年国家档案局和教育部共同颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）第八条对高校档案馆管理职责做出的相关规定及档案工作客观环境的发展变化，笔者将高校档案服务的主要内容归纳为参考咨询服务、文化宣传服务、科研教育服务、网络信息服务等。
（一）参考咨询服务
档案参考咨询服务是档案馆最为常见的服务工作之一，是指档案机构工作人员根据档案利用者的信息需求，利用各种档案文件材料、检索工具及参考工具等，通过常见问题解答（FAQ）的方式向用户提供有关档案信息的一项服务工作[1]。传统的档案参考咨询服务多以简单的手工方式进行，如提供档案复制本、咨询问答等方式向用户提供所需的档案线索或参考材料。但随着移动互联网络的发展，档案参考咨询服务的方式逐渐发生变化，档案网站、微信公众平台、微博等在线参考咨询平台不断涌现，促使档案馆与用户之间的距离不断拉近。不仅极大地丰富了档案参考咨询服务的方式，也有效地满足了档案用户随时随地获取有关档案信息的需求，强化档案机构服务体系建设。
第二节电子校务集成化对高校档案服务的影响
电子校务的核心功能在于其能借助网络优势简化工作流程，提高信息服务效率，为全校师生提供优质的网络化、集约化服务。传统的高校信息服务多以简单、被动的形式为主，但随着电子校务的广泛应用，办公自动化和管理现代化已成为高校发展新趋势，它不仅从本质上改变了高校信息的存在方式，也推动着高校服务工作转型发展。在此环境下，传统的档案服务工作必然受到电子时代新技术、新载体的冲击，笔者将这一影响概括为以下几方面。
一、促进高校档案馆形成主动式服务理念
电子校务集成化发展的总体目标是运用现代网络信息技术革新传统校务管理体系，逐步实现高校各级职能部门间办公协同与集成管理，进而提高校务管理效率和服务水平[1]。其核心思想就是将系统集成化理念引入高校管理工作之中，通过采用先进的技术手段优化业务部门工作流程与服务方式。对于高校档案馆而言，由电子校务集成化发展带来的新兴工作方式必然会引起高校档案工作理念的相应转变，从而推动高校档案馆从管理型机构向服务型机构转型。传统的高校档案工作主要围绕档案的“收—管—藏”展开，档案信息资源的利用与服务缺乏一定的关注，且其服务形式多表现为“坐堂式”的信息传递。这种封闭、被动式的档案信息服务理念显然有悖于电子校务集成化环境下信息资源开放共享的发展理念，高校档案馆迫切需要形成以用户需求为导向的信息服务机制，树立主动型服务理念。
第三章高校档案馆被集成的条件分析.............................-27
第一节高校档案馆被集成的基础性条件...............................-27
一、理论借鉴：有关理论引导高校档案馆集成改革.........................-27
二、技术驱动：电子校务推动高校档案业务改革.......................-29
第四章融入电子校务的高校档案馆及其职能定位........................-37
第一节融入电子校务的高校档案馆工作新变化........................-37
一、档案业务工作的转型升级...................................-37
二、档案管理职责新要求的提出...............................-38
第五章高校档案馆的物理存废与档案服务的业务转型........................-51
第一节高校档案馆的物理存废.........................-51
一、高校档案馆的“存与废”....................................-51
二、高校档案馆的实践动向........................-52
第五章高校档案馆的物理存废与档案服务的业务转型
第一节高校档案馆的物理存废
一、高校档案馆的“存与废”
电子校务的应用与教育信息化的发展正改变着高校的教育形态与管理结构，教学网络化、办公自动化、管理现代化业已成为高校常态化的新形式，信息技术与电子校务的广泛普及极大地变革了高校的发展形态，也必将引起信息文献工作的变革。与此同时，随着高校数字图书馆与数字档案馆的发展，高校图书情报机构与档案机构改革重组浪潮逐渐兴起。在新的发展形势下，高校档案馆何去何从显然已成为亟待解决的重要问题，目前关于高校档案馆的存废争论主要有以下观点：第一，推动高校图书馆与档案馆合并，实现图书档案一体化管理[1]；第二，在信息技术的冲击下，数字档案馆或将取代传统的高校档案馆[2]。应当看到，信息技术是把双刃剑，既为高校档案工作的现代化转型发展带了有利的契机，也对传统高校档案馆的生存空间带来了一定的挑战。因此，关于电子校务集成化发展趋势下高校档案馆的物理存废问题，笔者作出以下思考。
第一，电子校务集成化发展将推动高校档案馆职能转型发展，促使其地位得以提高。电子校务的广泛应用彻底打破了高校各职能部门之间的边际壁垒，使得高校办公部门之间的信息流通得到增强，得益于电子校务的应用与档案信息系统的发展，高校档案部门与其他办公部门之间的信息联系日益密切。
