摘 要: 以实践为基础 ,提出了医院物资管理系统产品化的若干解决方案 ,并以具体实例说明
解决方案实现权限管理功能的应用。
理
用户总是希望以最小的支出获得最满意的软件和服务 ,而作为开发商 ,不但要保证软件的质量 ,使系统实用、 易用、 满足用户的需求 ,还要减小投入 ,缩短开发周期 ,使系统易于维护 ,用尽可能小的付出得到尽可能多的收益。
由此可见 ,实现软件的产品化势在必行。
各行业的管理软件产品化的难易程度是不同的 ,目前市面上已经出现了许多信息管理系统的产品 ,物资管理系统(或叫库房管理系统)也不少见 ,但它通常只局限于物资的入、 出和一般固定资产的卡片登记 ,是独立的 ,也千篇一律 ,无法适应医院的物资管理需求。如果医院的物资管理不好 ,会造成巨大的浪费和财产的流失 ,使运营成本剧增 ,影响医院的正常运转 ,甚至影响患者的生命安危。因此各医院在搞信息化建设的过程中首先要引入物资管理系统。
医院物资管理系统是医院管理信息系统(HMIS or HIS ,公认的最为复杂的管理信息系统之一)的一个子系统 ,因为其需求的复杂性通常都由开发商为用户量身定做。几年来 ,经过对医院物资管理系统设计开发工作的总结与理论提升 ,实现医院物资管理系统产品化有了比较成熟的解决方案。
1 系统产品化方案医院的物资在财务科目上只有库存物资和固定资产两大类 ,在流通过程中也不外乎入库、 在库、 出库、 在用、 报废(固定资产) 5 个基本的过程(状态) ,但具体物资的实际管理方法却都不同。比如 ,库存物资中的卫生材料和固定资产中的大型设备要由器械科管理;库存物资中的低值易耗品、 被服等其它物资和一般固定资产要由总务科(后勤)来管理;一般易耗品只管理到出库;卫生材料在出库后要考虑科室库存;固定资产或棉被等使用周期较长的物资出库后要跟踪其在用情况 ,直至报废;大型设备作为一种特殊的固定资产 ,既要计提折旧 ,又要统计它为医院所带来的收益。即使是同一种物资 ,不同区域、 不同医院的管理方法和核算方法也不尽相同。
比如 ,一些医院在卫材出库时加价 ,另一些医院在入库时就加价;一些医院在发票未到不办理入库 ,另一些医院在发票未到、 价格未知的情况下也办理入库和出库;还有些医院按入库价管理物资 ,另一些医院却按均价管理。尽管具体情形千差万别 ,但通过充分的调研和科学的分析、 抽象与共性提取 ,我们提出了相应的将面向医院的物资管理系统产品化的解决方案 ,利用这些方案所设计开发的系统正在全国各地的许多医院中运行 ,效果很好。
对于用户来说 ,这样的设计方案是极具个性的。
111 动态分配菜单要把系统产品化 ,首先需要有个功能比较全面的系统 ,但不同的客户需要的系统功能的多少不一样 ,客户得到的就应该是友好的比较个性化的功能界面。实现系统产品化的目的就是不需要针对不同的客户去修改系统 ,而让用户自己来定义菜单。实现方法是将系统能够提供的所有功能进行存储 ,将操作员分组 ,不同的组别可以选择设置不同的菜单 ,系统为用户提供这样一种机制:由用户的系统管理员在系统启动前进行设置 ,当操作员登录系统时 ,系统根据事先的设定动态地分配菜单 ,如此每个操作员能够操作的界面(功能)就被个性化了。
112 引入管理参数同样的管理过程与不同的客户管理 ,方法可能不一样 ,如卫生材料在入库时加价还是出库时加价 ,物资按入库价格管理还是按均价管理 ,库存为负时是否允许办理出库 ,出库时是否必须输入请领人等 ,这类需求的特点是可选方法有限。可以将其作为管理参数允许用户在系统启动前进行设置 ,系统中预先对不同的情况都进行处理。用户参数设置的不同 ,系统所走的分支就不一样 ,在用户看来结果正是他们所要的。这样 ,同样的系统却能满足不同客户的需求。
113 动态生成录入界面用户对于入库、 出库之类的管理需求基本上是一样的 ,在界面上无外乎要录入物资名称、 单价、 数量、 入库(出库)时间等内容 ,可以采用相同的界面 ,但对于大型设备的卡片登记和效益登记等界面 ,差别就大了 ,有的用户只需要登记五六项的内容 ,有的却要登记三四十余项 ,这样就不能提供给用户一个冗长的界面 ,而在密密麻麻的登记项目中只有几项是有用的 ,那么让用户来定义界面 ,用户需要登记哪些项目 ,就定义哪些项目 ,系统只需提供存储和动态调用的机制即可。
114 复杂问题细化,以数据关联合一有些需求看起来很复杂 ,且事先的设计无法囊括所有可能出现的情况 ,比如关于卫生材料的加价问题 ,可能加价 ,也可能不加价。如果加价 ,有些按价格加价 ,有些按规格加价。若按价格加价、 10 元以下、 10～20 元、 20～50 元 ,50 元以上所采用的加价率都不同;若按规格加价 ,比如注射器和输液器 ,1 ml、 2 ml、 5 ml、 10 ml、 20 ml 的附加费也不一样。处理这种问题 ,要将其分解 ,以提取有共性的小的因子 ,再建立数据关联 ,使之完成一项功能。例如 ,把加价问题进行分解 ,定义加价方法 ,在不同的方法中按照属性指定加价率和附加费 ,再为具体的卫生材料选择加价方法。
这样 ,每次入库(或出库时) ,系统根据卫生材料的属性就可以找到相应的加价率和附加费 ,从而可以计算出销售价格。
115 计算方法公式化在计算固定资产折旧时 ,不同的医院可能采用不同的方法 ,即使是同一家医院 ,根据设备的类别不同、 生存周期不同所采用的方法也可能不同 ,如电子类设备有别于其他类设备;在用设备有别于待修设备。财务上常用的折旧方法有直线法、定率递减法、 双倍余额递减法、 年数比例法等 ,用户也可能采用其它的方法。通过对各种方法进行分析 ,发现影响固定资产月折旧额的变数只有固定资产原值、 预计净残值率、 预计使用年限、 已使用年限、 残值等 ,将这些因子及定义的运算符号提供给用户 ,让用户自己定义折旧方法 ,再为折旧方法定义计算公式。
比如 ,直线法的月折旧额 =固定资产原值 ×(1 - 预计净残值率) / (预计使用年限 ×12) ;双倍余额递减法的月折旧额 =固定资产残值 ×2/ (预计折旧年限 ×12) 。无论为每种设备类别及其不同的生存周期选择何种折旧方法 ,系统都可以准确地计算出每台设备的月折旧额。
2 方案应用在系统中常常是一种方案用于多种系统功能 ,一种系统功能又采用多种解决方案。下面给出的是解决方案实现权限管理功能的应用。权限管理功能的实现运用了动态分配菜单、问题分解与关联、 参数设定等方案。
211 权限管理需求科学有效的权限管理对于任何一个系统都是最根本的要求。医院物资管理系统的权限需求又有其特殊性。医院里能够管理物资的科室有总务科 (后勤) 、 器械科或供应室;不同的物资管理部门管理的物资不同 ,但也允许不同部门管理相同的物资;不同部门之间的物资不可见;一般科室只能够申请领用物资和申请固定资产报废;价格管理部门可以查询和按照政策调整卫生材料的价格;库房管理部门的管理人员不能越权管理查看其他部门的物资;可以由采购员来操作物资的入库、 汇款情况登记的操作;库房会计能做所有的入库、 出库、固定资产卡片登记及报废等操作及所有的统计查询;部门领导只能查看本部门物资的储备流通状况;院领导和财务科相关人员要能查看所有部门、所有物资的储备流通状况。物资管理部门、 人员、科室关系如图 1 所示。
212 分解需求,建立数据关联在了解实际的需求时 ,发现在不同的医院、 不同的人和不同的科室所具有的权限以及他们之间的关系可能都不一样 ,但可以将科室和人员进行分类 ,如分成物资管理部门、 物资领用科室、 科室中的人、 工作组、 操
