语言文字的组成有其宽松的特性。但是语言文字的使用则有其局限性。在公文中不同级别层次的公文，语言文字的使用应有所区别。一般说来，上一级的文件，其文字语言的运用会呈现出宏伟的气势，博大的精神，下一级的文件则应注意平和自然。我们的一些文秘人员不能把握好这一区别。
与此同时，还应根据演讲的不同对象、不同环境、不同时段等方面因素，行政管理论文分析来选择不同的文字语言表达方式和文字语言情境世界。共同的特征是领导者的演讲，必须要有一定的鼓动性、激励性和方向性。可以说草拟领导演讲稿的工作是最具智慧性、挑战性的工作。政治色彩、理论造诣、文采修炼，尽显其中。特点之二，不同级别层次文件的不同特征性。
爱美之心人皆有之。如果说前面所讲的思想内容、文字语言是一份文件的内在美，那么印刷版式则是其外在美。内在美、外在美互为一体，方可称得上是一种完美的追求。其一，规范化、标准化的美。每当人们看到盛大的国庆游行队伍，威武雄壮的阅兵式场面，准会为其队列的规范、整齐、标准而赞美。
文件作为社会的产物，需要作者对社会构成的要素有深邃的认识力、智慧的把握力，使文件具有驾驭客观规律的社会效能；分析文件作为时代的写照，需要作者对时代脉搏的跳动，有敏锐的观察力、精辟的分析力，使文件具有鲜明的时代特色；文件作为阶级、政党、国家使用的工具，需要作者有马克思主义的立场、观点、方法，有对党和国家方针、政策、法律、法规的全面准确理解，有对人民群众的深厚情感。
报告总结之类的文件，语言文字要平和、自然，叙述清楚清白，概括简明扼要。讲成绩要求实事求是，谈问题要求鲜明透彻。容许语言文字的适当修饰及表达方式的一定艺术性，但必须拒绝夸夸其谈，空洞无物。领导演讲稿之类的文件，草拟者应注意不同领导讲话的不同气质、不同风格，这是基本的，必须的。
使文件具有坚定正确的政治方向。这就要求我们的文秘人员：视野范围要宽阔，理论功底要深厚，思维法则要严谨。为此，我们要学习、学习、再学习，增长学识，提高修养。文字语言要有特点。文字语言是交流的工具，通过文字语言可以表达思想内容，构架交流的方式，形成不同的情境。
【摘要】在公文中不同级别层次的公文，语言文字的使用应有所区别。
【关键词】社会效应；部门档案；档案载体
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参考文献:
[1]薛华成:《管理信息系统》,清华大学出版社,1999年5月
[2]徐哲:《中小企业信息化轻松上路》,《企业管理》2002年10:82-84
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