精练有效的句子与字数的多少、语句的精练有关。在商务文体中,除合同中含有较长的句子外,其他商务信函、文书等句子的平均长度常为10~20个词,不超过30个词,尽量去掉那些可有可无的词语。例如:
Wewould like to knowwhetheryouwould allowus to extend the time of shipment for20 days and ifyouwould be so kind as to allow us to do so, kindlygive us your reply by faxwithoutdelay.
本句共42个词,大意为:我们很想知道你们是否容许我们将交货时间延期20天。表达上过分客气,使得句子冗长不清。而且“to extend thetime of shipment for20 days”意义含糊,这无疑是一个对商务英语文体风格不太熟悉的作者所写。
为了利用有限的字数进行有效的表达,本句可以精简为:
Please replyby fax immediately ifyouwillallowus to delay the shipmentuntilApril21.
如同意我方把交货时间延期至4月21日,请速电复。全文只用17个词,就把问题说得清清楚楚,可谓文笔精僻,语言简练。
五、逻辑合理,意义连贯
