当今社会信息产业高速发展,为了促进企业运作效率的提高,办公自动化(Office Automation,简称OA)被越来越多的企业和公司运用,被迅速发展到政府、教育机构等各行各业。办公自动化是将IT和现代化办公整合到一起的新型办公方式,用于组织内部日常运作以及管理者和员工使用,随着不断地发展与创新,功能由原先的行政办公信息服务,逐渐渗透到组织内部的各项管理事务中,成为组织越来越重要的应用系统。
由于市场和竞争环境瞬息万变,管理者将会格外关注如何能够方便快捷地实现企业内部各部门以及人员之间的协同合作、内部资源与外部资源的有效组合、为员工提供一个高效的工作平台。
我国正处于经济增长模式转型时期,企业在生产经营中面临巨大的挑战,同时也出现很多机遇,加快信息化建设,提高运作效率、节约资源成本,成为最现实的需求。
在国内办公自动化的发展历程中,随着经济的增长和企业效益逐渐提高,办公自动化建设取得了越来越好的效果,很多企业从小变大,由弱到强,企业规模不断扩大,员工数量也持续增多。但也暴露了很多问题,比如:硬件投入多、但软件却投入较少、总体投资大、产出效果不明显、生产水平较低、重复建设多、没有创新性劳动、模拟手工作业增加管理负担,企业文件下发,职工交流,部门间协作等信息,不管从信息数量上、还是对信息传递中“质”的要求也随之逐步提高。然而企业的信息系统的发展与企业自身的发展却不对称,处于远远落后的状态。这种状况严重影响了企业内部信息交流与共享的效率与作用,影响企业的经济效益。产生这些问题和现象的主要原因有三:第一是人们目前对办公自动化的领悟还不够透彻,我们通常认为办公自动化仅仅是办公过程中的先进技术和设备,作用是为了提高效率。其实办公自动化的作用远远不止这些。事实上,办公自动化更为重要的功能是可以提高管理机构的决策效能。第二,技术水平的影响会造成办公自动化建设的效果难以达到期望的目的,例如IT技术刚幵始发展的时候,在信息交流与共享方面的基础就比较低端。第三,人们往往会忽视或者误解办公自动化发展的基础,认为只要有了足够的技术和设备,就可以实现办公自动化。实际上,这些仅仅是手段,办公自动化的运转必备的基础是信息的累积和管理的应用。这才是办公自动化运行的前提。如果没有信息和管理的支撑,办公自动化也就失去了本来的意义。
在公司和企业运行中,通过Intemet/Intranet技术,在企业内部局域网上构建Browser/Server(浏览器/服务器)结构的办公环境,结合工作流的理论,以计算机互联网为手段和工具,利用先进的办公设备和现代化的信息技术,全面、快速、广泛地整合、整理、完善、存储和处理信息,使得企业内部人员能够更加方便快捷的使用信息,快速高效的合作工作;改变以前低效、复杂的手工办公方式,为合理的决策进行服务,从而达到提高工作效率的目的。
员工们只需通过打开浏览器就可方便快捷地使用该信息管理系统,进行信息交流和信息发布;提高了信息发布、共享的效率,节约了人力与物力;通过系统处理信息,避免了信息传递过程中的信息歪曲,提高了信息的准确性;提供了企业各层员工间的交流通道,保证了信息传递的通畅;信息在系统中的保存,方便职工日后查阅。
目前,创新己成为企业的核心竞争力。在影响全球经济发展的因素中,产品创新和流程创新是两个同等重要的因素。毋庸置疑,IT在流程创新上已经起到了重要的作用,而产品创新将会成为企业最主要的目标。IT技术的应用,能够实现基于网络平台的产品协同创新和研发,加快企业产品研发的速度,提高企业在市场中的竞争力。
上世纪80年代,我国首次引进企业办公系统,在这近30年时间里,其发展可划分为三个阶段:別年代中期,是办公系统的起步阶段,主要依靠PC和办公软件等IT技术,了文件管理和档案管理,使得企业办公管理逐渐走向电子化⑴。90年代中期,是办公系统的应用阶段,在这一阶段,主要以网络为基础,并依靠以Lotus Domino / Notes为代表的工作流群件技术,提供群组协同、电子邮件、公It流转以及审批功能,使得企办公系统逐渐走向自动化。进入21世纪后,办公系统一直处在不断快速发展过程中,由于21世纪是知iR经济时代和信息时代融合的时代,信息和知识成为企业竞争的核心资源,所以百前办公系统逐渐向以知识管理为核心的方面发展,使其能够协调各部门工作,整合企业内外资源,搭建协作工作平台⑴。
因特网改变了传统企业的管理模式以及竞争方式,相对传统的办公模式及办公系统已经逐渐退出历史的舞台。文档管理电子化使得企业更加有效地管理企业文件和信息;工作流自动化使得企业各部门以及人员能够有效地协作配合[2]; B/S结构的引进使得员工能够跨越时间与空间的限制实现办公[3]。由以上这些理由,促f_支许多企业开始实施新型的办公系统。
办公系统实现了办公自动化,运用IT技术把传统的办公过程进行了电子化,拼创造一个集成的办公平台,使企业所有员工都能够在一个平台上工作、交流与士享,能够有效地提高工作效率,管理水平,增强交流与协作[4-5]。
3.1背景介绍.................12
3.2系统基本功能需求分析.................13
3.3业务流程分析.................16
3.4数据流程分析.................18
3.5数据字典.................21
3.6本章小结.................29
第4章企业办公系统旳设计.................30
4.1系统设计的目标与原则.................30
4.2系统的功能结构设计.................30
4.3代码设计.................32
4.4数据库设计.................33
4.5系统界面设计.................38
4.6本章小结.................43
第5章系统实现.................44
5.1系统软硬件环境及系统平台的描述.................44
5.2系统实现遇到的问题及解决方法.................45
5.3本章小结.................46
5.1.1系统的硬件环境
开发与运行所需要的硬件环境,主要包括计算机机型及硬件配置。由于本系统是一个针对内部消息交流与共享的小型企业办公系统,因此对计算机硬件的要求不高,比较经济,只要配备有奔腾四代赛扬处理器2.0GHZ(或以上)、DDR256M内存(或以上)、40G硬盘(或以上)的普通微机即可顺利运行。
5.1.2系统的软件环境
系统的开发与运行的操作系统选取Windows XP操作系统,Windows XP系统是由Microsoft公司开发出来的产品,有多年的使用经验,经过多年的使用、升级、更新,XP系统的稳定性较强,该操作系统同时也是运用最为广泛、现今运行数量最多的操作系统,同时考虑到操作系统的差异性,基于内部信息交流与分享的企业办公系统同时也兼容较早的操作系统,例如Windows 95/98,Windows NT等,也兼容较新的Windows VISTA和Windows 7操作系统。
系统开发语言使用的是Java, Java是一种动态的编程语言,它有很多优点和优势,比如:操作简单、分布式操作、安全稳定、结构中立、面向对象等等,越来越多的称为编程人员的首选。
系统的后台数据库选取在Internet上的中小型网站中广泛运用的MySQL数据库,MySQL数据库功能强大、体积小、速度快、并且完全免费,降低了系统的总体拥有成本。
本文着眼与中小企业发展过程中,信息系统发展速度与规模扩张速度不匹配的问题,主要处理信息交流与共享方式滞后的问题,结合公司信息管理系统研发中管理流程的实际需要,设计了信息管理系统的总体结构和功能模块,并以系统的相关模块为例介绍了系统的详细设计与实现,最后对该平台进行了交付与试运行。该企业办公系统采用了有利于提高系统健壮性与重用性的MVC设计结构,在幵发工具上选择也是精挑细选,既要兼顾功能的实现、也要考虑到系统的健壮性、安全性、可发展性与经济性,选取了最为主流、功能强大、经济型好的Java语言、MySQL数据库、Tomcat服务器分别作为系统的开发语言、后台数据库与服务器。
开发出来的基于内部信息交流与共享的企业办公系统,既能提高企业的信息传递的质量、消除信息隐患,同时也顺应了现代企业的发展方向,跟上了社会的潮流。系统使公司在进行管理工作时尽可能地实现了信息化操作以及流程的网上操作,具有一定的实用性和应用前景。系统在企业内部局域网上搭建Browser/Server(浏览器/服务器)结构的办公平台,企业内部信息交流与共享的信息系统的可实现性,方便性,实用性得到了保证,功能强大的同时,系统操纵简单,易学习掌握,对操作者能力没有很高的要求,易维护,易扩展,增强了系统的实用性,延长了系统的生命周期。
随着个人电脑、办公现代化的普及以及局域网技术的不断完善,在以安徽某ZT公司为代表的迅速发展的中小企业内运用该系统,是完全可以实现的,但考虑到系统的功能完善以及先前信息传递模式长时间运用的影响,为了保证公司的正常运营,我认为在开始阶段,运用系统应该与以前的方式一起施行,相辅相成,不断根据系统运行的状况和操作者反映的问题、建议,进一步完善系统,逐步淘汰原有的信息传递方式,也给公司员工充分的
