企业信息化与企业内部网建设

企业信息化与企业内部网建设 本文主要对企业信息化及企业内部网建设进行简要介绍，并结合本人工作实际，介绍所在公司的企业内部网站建设。 一、企业信息化与企业内部网站 (一) 企业信息化 企业信息化是指企业利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。具体到一个企业，企业信息化就是要实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化。 层面 信息化内容 主要软件系统 主要硬件设备 应用目的 作业层 产品设计与生产自动化 cims、cad、capp、cae、cam、pdm、mrii等 自动化生产设备、智能仪表、服务器、客户机、网络产品、绘图设备 产品设计、工艺设计、生产过程自动化和半自动化、实现了产品的柔性制造、敏捷制造和即时制造。 管理层 人、财、物等管理自动化 erp、oa、pdm、mis等 服务器、客户机、网络产品、计算机外设、自动化库房 职能管理部门办公自动化自动生成各类统计报表和作业计划。 经营层 办公自动化、电子商务、供应链管理、客户关系管理 erp、oa、crm、scm等 服务器、客户机、网络产品、计算机外设、自动化办公设备 实现企业内部信息资源和外部信息资源的集成。为科学决策提供准确、实时的信息。实现供应链管理、客户关系管理、将战略伙伴联成一体。 决策层 辅助决策 DSS，专家系统等 服务器、客户机、网络产品、计算机外设、自动化办公设备 我国企业信息化应用总体上还处仍然处于初级发展阶段。企业无论在信息化基础设施建设、应用水平，还是电子商务的认知度、参与程度等方面都远远低于发达国家，特别是中小企业的IT应用急待开发。几乎所有的企业都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品，但网络设备的拥有率普遍偏低，ERP、CRM、5CM等应用软件的拥有率最低；绝大多数企业电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等基本信息与数据处理上；已拥有局域网或使用互联网的企业，企业间业务联系仍主要依靠传统的电话、传真和邮件，效率低、成本高。 造成这一现状的原因是多方面的，比如：社会环境、企业实力(包括资金、技术、人力、物力等)、相关法律的完善程度等因素的制约，但更主要的原因还在于企业对信息化建设认识模糊，不了解企业信息化的对自身的重要性，对信息化建设的理解很肤浅等。 企业的信息化水平在相当大的程度上是与企业的管理水平成正相关的，并且两者的发展是相互影响的。对于我国许多企业，特别是中小企业来说，企业管理水平不提高，仅靠IT系统是无法简单推动企业前进的。因此，对这些企业而言，应该把提高企业的管理水平作为企业发展的核心，而信息化只是提高管理效率的工具。 （二）企业内部网站 定义： 企业内部网是采用国际互联网（Internet）的技术和产品建立起来的公司内部专用网络。这是一种不同一般的员工交流工具。加入国际互联网的计算机如果使用TCP/IP协定，便可以作为全球网络中的一个部分在局域网内做任何事情。企业内部网的概念来源于此。也就是说，可以利用本公司的局域网络（LAN）或宽域网络（WAN）上的TCP/IP协议，建立起企业内部网，即一个只给内部员工使用的专有互联网。与网络相连的任何一位员工的工作站都可访问企业内部网。 （三）企业内部网在企业信息化的作用 1） 降低费用 例如：不必再印刷员工手册或指南一类的资料。它们可能刚出炉就已过时了。可以把它们存入企业内部网，员工不费吹灰之力便可从网上找到所需信息。他们输入一个关键词，用鼠标一点，便可找到所有相关条目。节省大量印刷纸张、通讯费用等 2） 便利沟通 企业内部网为企业提供了前所未有的交流能力，使员工及各部门本身成为信息的发表者和交流的促进者，促进双向及多向交流 例如：员工电话指南现在可以是互动式的了。可以按姓名、部门或所处地理位置查找员工。找到一位员工，同时也获得其简介、所在部门情况，并有一个链接点可以给他发电子邮件。 员工可通过桌面机查询福利信息、参加年度福利登记。这些互动性能可使员工在做出最后决定前，制出不同的福利方案并查明相关费用。另外，企业内部网还可使员工浏览公司内部的职位空缺并提出申请。在上述两种情况下，员工输入的信息将直接传到相应的数据库，从而给有关部门省去许多麻烦。 3） 知识共享 使企业中的每一位员工利用整个公司的智力资本，例如： 员工可查索本公司在世界各地发布的图文广告，从而使员工能够获知公司及其产品或服务在不同地区环境中是如何定位的。 合同及其它与顾客有关的信息皆能储存在可供查询的数据库中，使负责顾客服务的代表能快速找到信息、回答顾客问题。 同样，你允许员工之间互相提供的信息越多，就越能把注意力集中在需要自上而下交流策略的重要信息，如有关企业组织战略的信息。新闻公告板可使员工在公司内部成员中查询及接收具体的信息，而让各部门建立环球网网址将给你时间以便把注意力放在重要问题上。这些重要问题仍需要企业组织内的交流专家来管理。 可将公司信息归档，如产品说明、销售成果及技术规格。这样，员工可快速、简便地找到所需信息，根据需要调整格式。 不能参加季度会议的经理可观看整个会议过程的录像，或只挑选自己感兴趣的片断。他们可以把图表复制到自己的计算机上，这样便能利用这些图表与本公司员工交流。 员工可收听总裁对股东的现场发言，也可待有空时再看。他们可以听全篇发言，也可只选择感兴趣的部份。 各部门可以发布有关它们的成果、日程安排以及所提供的服务等信息。 4） 改进现有的工序和工作流程。 5） 强化战略 如果把企业内部网视为战略性交流的一个组成部分，最好的方法之一，就是在网上为员工发布尽量多的详细信息，以满足他们的需要。 （三）企业内部网实施要点 1）围绕业务流程 尽管许多公司花了不少时间和金钱发展自己的企业内部网，但在提高生产效率或节省成本方面收效并不显著。这是为什么呢？批评家常常指出这是技术上出现小故障的缘故，然而真正的问题在于信息流程设计。企业内部网的构筑应环绕业务流程而不是公司的组织系统图进行，以便协助员工开展该业务流程。 企业内部网应帮助员工在开发产品或完成定购等业务流程方面相互协作，为公司、为客户创造价值。特别是，企业内部网将业务流程集中于一个很容易进入、平台相对独立的虚拟空间。成功的内部网使来自企业内各个部门的员工能够将其不同而必需的技能贡献出来以推进一项特殊的流程。尽管一家公司内的各部门拥有各自的虚拟空间，然而企业内部网的构筑应环绕业务流程而不是公司的组织系统图进行，以便协助员工开展该业务流程。 注重流程而不是部门是被广泛称颂的商务趋势。管理大师们正在帮助公司脱离等级森严的垂直领导体系，而朝着横向的、以流程为中心的团体靠拢，该团体把从事同一企业任务、功能交叉的团队紧紧联系起来。而这要求各个部门、各个职能甚至各个国家之间密切交往和合作。 尽管以流程为中心的企业内部网象业务流程那样多种多样，它们还是具有一些共同的特征。第一，它们都建于精巧的信息设计之上。第二，它们都注重工作任务而不是文件，并旨在将这些任务融入不同的流程。最后一点是，最佳的企业内部网通过创建共享的和熟悉的空间来鼓励协作，这些空间反映了公司的特征并为所有员工创造了共同基础。 员工并不同于顾客，他们是企业的内部人员，熟悉了解企业信息的存放与流动。企业网站的信息通常是由市场部输入的，而企业内部网的设计及其结构却被转交到信息技术部门。这样一来，公司的组织系统图经常被用为组织企业内部网信息流程的依据。尽管组织系统图表面上似乎适合于企业内部网的结构，但它不利于通过企业内部网进行协作。比如说，企业组织系统图并不能反映市场和法律部门的员工在审批一项文件的流程中的相互协作关系。它也没有告诉设计者来自市场、科研和开发部门的员工需要相互合作、齐心协力创造新产品。 2）注重工作任务而不是文件 将企业内部网视为工具意味着把企业内部网看成不仅仅是一系列的文件。尽管文件颇重要，它们不过是达到目标的一种手段。人们利用文件来完成任务。而诸任务包括实现定购、查询客户的付账记录或在一份研究文件上相互协作。为完成这些任务，人们需要手头有相关的文件和工具。 以任务为中心的组织原则可通过在办公桌前的工作体现出来。当你坐下着手一项任务（如编制一份预算）时，你手头有大量的信息和工具可供使用。一个空白表格程序是一种“计算”工具，而去年的预算案是一个“内部文件”，这两样都同时被需要用以制作一项新的预算案。类似地，在公司内部网上，支配内部网组织结构的应是使用者要完成的任务而不是文件或工具的分类。 倘若企业内部网环绕有活力的任务而不是静止的文件加以有效设计，内部网将奇妙地增加工作效率（根据GIGA集团的统计，内部网可节省40%用于处理文件的时间）。根据任务组织文件，有利于员工将注意力集中于他们正在处理的文件的功能。例如，员工在签署各项退休方案时，企业内部网可将有关各项退休方案的信息（包括与金融网站的链接）置于实际用于签署这些方案的表格附近，从而大大节省员工的时间。 3）将任务编进流程 独立的诸多任务通常是一个较大流程的一部分。企业内部网应将所有的任务融入一个业务流程。各流程可以是相对独立的，例如，跟踪送货或审批文件。或者，流程可以是较为复杂的，例如开发或销售产品。一家公司中最重要的流程是那些能给顾客创造价值的流程。它们是每一个企业内部网应该帮助员工去完成的中心流程。 甚至简单的流程一旦融入企业内部网也能变得更有效率。例如，福特公司在实施内部网的时候，设计了一个应用程序来帮助地理上比较分散的工程