“中国黑档”对人事档案工作的影响及其思考

【原文出处】档案学通讯 【原刊地名】京 【原刊期号】200401 【原刊页号】11～15 【分 类 号】G7 【分 类 名】档案学 【复印期号】200402 【 标 题】“中国黑档”对人事档案工作的影响及其思考 【 作 者】陈勇/韦克 【作者简介】陈勇　韦克　广西民族学院经济与管理学院　南宁市，邮编：530006 【内容提要】“中国黑档”是一个网上人事档案管理系统。它的出现，对我国现行人事档案工作产生了一系列的影响。本文从“中国黑档”产生的积极影响和消极影响两方面进行分析，并针对这种影响，结合人事档案工作的发展作了几点思考。 【摘 要 题】专门专业档案 【关 键 词】中国黑档/人事档案工作/影响/思考 【 正 文】 　　2001年3月26日，一个中文域名为“中国黑档”的网站正式开通运行，并举行新闻发布会。据介绍，“中国黑档”是我国迄今为止出现的第一个网上人事档案管理系统。人事档案是与人们联系最为密切的一种档案，人事档案工作的重要性主要源于此。那么，“中国黑档”是如何进行人事档案管理？它的出现对我国现行人事档案工作会产生怎样的影响？我们从中获得什么启示？我们的人事档案工作如何走向完善？等等，都是人们关切的问题。本文就这些问题进行分析和评述，并试图从中探讨人事档案工作的新思路。 　　　　一、“中国黑档”的基本情况 　　“中国黑档”是北方长安通讯公司所属的长安易网网站开发、设计的“中国企业从业人员管理系统”的产品标识。它是长安易网的一个重要内容，其最大的特色是：帮助网站用户记录员工的不良行为，即“劣迹”，在员工非正常离职时，把这些“劣迹”记录交给新单位，只要是具有法人资格的企事业单位经交费注册后成为“中国黑档”网站用户，在单位招聘人员的时候，可以凭密码进入该网站查询应聘者人员身份、个人履历、学历、在原单位的表现、工作能力以及是否有不良记录等历史资料。按新华社的说法，“中国企业从业人员管理系统（中国黑档）好像在网上建立了一个无形的人事档案文件柜”。据有关报道网站一开通就得到企业界的大力支持，仅一个月就有北京、上海、浙江、广东等地近两万家企业申请登记注册，成为首批用户。与此同时，它从出现的那一刻起，也遭到了社会各界的质疑。《中国青年报》、《北京青年报》、《中国乡镇企业报》、《中国工商》、《计算机技术》等报刊杂志刊登了对“中国黑档”批判的文章，人们纷纷就其个人档案材料的真实性、权威性及其侵害个人隐私权等问题提出疑问。一时间，“中国黑档”成为社会关注的热点。 　　　　二、“中国黑档”的积极影响 　　（一）增强社会档案意识，促进人事档案工作发展。在知识经济条件下，知识和人才备受青睐，记载和反映人才德才情况的人事档案的重要性随着人事制度改革的深入而日益凸现。但是，由于历史的原因，人们的档案意识却仍然很淡薄。一方面，人们档案观念淡化，人事档案随意存放，流散遗失；另一方面，人事档案管理人员观念落后，不重视人事档案管理，对人事档案只存不管，很少主动了解社会对人事档案信息需求方向，甚至有些部门和地区，为招揽人才，搞什么“三不要”（不要人事档案、不要人事关系、不要组织关系），为一些流动人员重建档案，助长了社会对人事档案和人事档案工作性质、地位、作用的模糊认识。正是在这种背景下，“中国黑档”以新的人事档案管理模式出现在人们的面前。它以商业公司的经营方式介入人事档案管理，充分利用了计算机网络技术；在档案材料内容上新增并突出了道德记录。这给传统的人事档案工作提出了新的挑战，也给流动人员某些合法权益造成伤害。它促使人事档案工作者对过去工作的反思和对新问题的思考。同时，也吸引了包括网络在内的各种媒体的广泛宣传、报道和讨论，增加了人们对人事档案和人事档案工作认识的渠道，引起人们对自己人事档案的关心，加强了人们对人事档案和人事档案工作重要性的认识。从这个意义上说，“中国黑档”的出现，从反面上增强了社会档案意识，促进人事档案工作的发展。 　　（二）促使档案利用改革，提高人事档案工作效率。其主要表现在以下两个方面：一是扩大利用的范围，有条件地实现人事档案服务有偿化、社会化。“中国黑档”提供利用是采取会员制，法人交费注册取得会员资格后，凭口令就可以进入系统，在网上查询相关的人事档案信息。这打破了只有主管单位或上级机关、劳动人事部门、纪检、监察部门才有权查询和借阅人事档案的规定，满足了非主管单位及其他用人单位日益增长的人事档案需求，人事档案信息资源得到有效配置，获得了人事档案用户（主要是企事业单位）的肯定和支持。因此，在社会主义经济条件下，人事档案利益主体发生了变化，人事档案利用工作应遵循市场规律，并结合人事档案工作政治性和保密性的特点，有条件地朝着有偿化、社会化的方向改革。二是改变传统人事档案信息利用方式，实现网络化。当前，我们保管的人事档案多为文本文件，大多数以案卷的形式存在，仍然使用手工操作，以几十年一贯的查阅利用方式开展档案信息服务。利用者提出查档要求，还要看看人的脸色，然后履行一整套手续，管理者才能按图索骥，提供档案，最后得到的档案材料不一定是利用者所期望的。“中国黑档”是人事档案工作与网络的“联姻”，在提供利用上，充分体现了其特有的优越性：档案利用者处于平等、自由的网络环境中，可以超越时间、地域的限制，多次利用多份人事档案，权力、阶级、阶层不再是影响利用者利用人事档案的因素，满足了利用者利用人事档案求尊、求快、求简心理，加强了人事档案与利用者的沟通，提高了利用率。因此，“中国黑档”让我们预见到，在信息社会里，传统的档案信息利用方式非改革不可，人事档案信息网络化服务势在必行。（三）丰富人事档案内容，增强人事档案工作活力。由于历史和体制的原因，我国人事档案工作存在一些弊端，致使档案材料内容表现出明显的缺陷：①陈旧，缺乏新材料。大部分人事档案内容都倾向于重政治，轻业绩；重抽象定论，轻具体说明；重历史结论，轻近期表现。这与今天人力资源开发对档案的要求相去甚远。②雷同，缺乏个人特色。对人所作的鉴定、考察等评价内容千篇一律，都是“拥护党的领导，坚持对外开放”、“学习刻苦，工作认真，态度负责”等政治术语和老话、套话，体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考价值。③空洞，缺乏形象记录。学校在写学生评语时，往往就是优点多，缺点少。即使评写缺点，也是避重就轻，采取“表现一般“之类的中性语言，或以希望之词提出要求，无法让利用者从人事档案中了解一个人的具体表现。④单一，缺乏全面特征。人事档案，尤其是干部档案，案卷内一般只有履历表、登记表、任免表、工资表之类的材料，记载信息简单，不能如实反映个人的德才情况。传统人事档案由于存在上述种种缺陷，不能真实、全面、客观地反映一个人的实际面貌，不能满足社会对人事档案信息的新需求，人事档案工作因此死气沉沉，成效不大。随着社会进步，信用越来越受到人们的重视，成为社会关注的焦点，“信用档案”呼之欲出。“中国黑档”顺应时代要求，在我国首次提出了“信用档案”管理的概念，为企业提供个人职业信用记录。从这个意义上说，“中国黑档”改变了传统人事档案以十大类别收集、整理档案材料的做法，增加并突出了社会需求日益增长的“信用档案”，丰富了人事档案的内容，更好地满足社会的档案需要，从而增强了人事档案工作的活力。 论文“中国黑档”对人事档案工作的影响及其思考来自www.66wen.com免费论文网 　　　　三、“中国黑档”的消极影响 　　（一）肢解人事档案集中统一管理，违背人事档案工作原则。“集中统一”是人事档案工作的基本原则。它要求所有人事档案都必须集中起来统一由人事部门管理，任何个人和组织不得擅自保管人事档案材料。“中国黑档”介入人事档案管理，造成了对“集中统一”工作原则的破坏。首先，违规经营人事档案业务，削弱了人事行政部门的监督职能。按照有关规定，从事人事档案管理，必须具备独立人事权。“中国黑档”所属的长安易网及北方长安通讯公司有无独立人事权暂且不论，在没有获取人事行政部门《许可证》的情况下，经营包括流动人员在内的人事档案业务，违反了“流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案”的规定。但是，它却取得了北京市通讯管理局颁发的经营许可证。这样，人事行政部门由于缺乏必要的法律政策依据，无法对“中国黑档”的人事档案业务进行监督和指导，集中统一管理也成为一句空话。其次，分散保管多种人事档案材料，加大了集中统一管理的难度。对各种载体的人事档案材料，应该由人事部门统一收集、保管，保持人事档案材料的历史联系。“中国黑档”形成档案材料，并于网站系统内独立管理，在某种意义上造成了人事档案的重建，割裂了人事档案的历史联系。而且由于电子档案在技术上的原因，在当前及今后一段时间内，完全有必要建立屯子档案与纸质档案两套制。“中国黑档”形成并管理的材料是一种电子档案。但是，它却忽略甚至抛弃原先的纸质及其他载体的档案材料，独立门户，自行其是。这样，一个人多份人事档案，多种档案材料流散于社会各部门，不仅破坏了人事档案严肃性、惟一性，而且，在当前法律制度成熟程度和计算机应用范围条件下，增加了人事部门集中统一管理的难度。因此，在目前，对于“中国黑档”的人事档案业务，人事部门无法采取相应的行政手段进行干预，也无力进行干预。 　　（二）降低人事档案真实可靠程度，违背人事档案工作要求。真实性是人事档案最基本的特征，没有真实性，人事档案材料的其他特征就失去意义，也失去了人事档案的利用价值。因此，维护人事档案的真实性是对人事档案工作的基本要求，必须贯穿于人事档案工作始终。但是，“