随着社会经济的发展，英语应用文的应用范围越来越广泛，以商业为主体的和为商务活动服务的各类实用文体都应包括在英语应用文范畴之内。商务英语写作从广义的应用文就是泛指一切应用文字，文体大致有别于记叙文、抒情文和论说文，界限不太明显；狭义的应用文，主要指政府、机关、群众团体或企业法人间用于交往的文字，如公文、函电等。商务英语写作多用于一些正式场合，无论是格式还是语言表达都有详细的要求
一、商务英语写作原则
贸易业务往来中的商业语言，合同、协定中的法律语言，商业广告中的宣传语言等等，这些都属于商务英语应用文的范畴，具有其特殊的风格、惯用格式和专用的词汇与语句。因此写作时必须本着谨慎、认真的态度。在撰写时应该注意以下几个原则：
（1）生动具体
不同内容的商务英语应用文应写得生动、具体、明确。特别是要求对方作出明确反应的商务信函，或是答复对方提出的要求或问题的函电、报盘、承诺等等，该具体的就要具体，避免含混模糊、笼统抽象。所谓生动就是要求将要阐明的问题，用活的语言表达出来，给读者留下深刻难忘的印象。设身处地为读者着想：他需要什么?他希望什么?他的利益何在?以及他的问题核心是什么?因为西方人的思维是理性的，强调以理服人，所以在写作中要以We-attitude，而不是You-attitude的语气，抓住对方的中心问题，掌握对方的心理，且尽可能强调对方的重要性，说服对方，达到交流的目的。
（2）内容完整
一篇应用文，如书信或外贸函电，内容必须完整。由于西方思维倾向于直截了当的态度对待别人，英语段落往往在语篇的开始就直接点题，态度明确。所以，当你在答复别人来信来函的时候，最好在开始提及对方来信来函日期和核心内容，甚至是对方的信函编号，再回答对方的问题和提及自己的愿望要求，其目的是使对方读到你的复函时明白其意，从而断定该信的重要性或将其转交给相关的部门处理。这样，既可以达到交流的目的，又能节约大量的商务时间，提高工作效率。
（3）准确无误
商务英语应用文必须写得准确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务和利害关系等，是各种商业单据(如合同)的依据。这里说的“准确”不仅指英语语法，标点符号和拼写准确。商业贸易离不开数字，对商务文件和单据的数字的准确性要特别加以注意，避免“差之毫厘、失之千里”，比如：5％-10％ (包括5％和10％)，从3月1日至9日(包括3日和9日)。商业信件和外贸函电中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确，若使用得当，将有利于商务活动的展开；使用不当，就会引起误解，造成混乱，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须准确理解和运用商业术语，力争商业信函准确无误。
（4）清楚简洁
撰写人应该尽量将自己的意思表达清楚，能使对方完全了解你的原意，不致产生误解。因此，撰写人应避免使用含有不同词义或词义模糊的词语，如：
As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco，we have bimonthly direction services．
其中“bimonthly” 一词含有两个意思，即每月两次和两月一次。这对于读者来说，就可能感到迷惑不解，应该改写为：
①We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco．(我们每月有两班从香港到旧金山的直航)。
②We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco．(我们每半个月有一班从香港到旧金山的直航)。
（5）有礼有节
西方民族采取的是客体思维方式，力求语言客观、公正、严密。采取客体思维的英语在表示意见的时候，倾向于间接婉约，用劝说建议的方式(persuasive)，表示肯定或否定。对外所写的商业贸易应用文要体现我国的外贸政策和外交礼节，既要遵守国际贸易的习惯，又要维护自身的利益，做到不卑不亢，得体脱俗，落落大方。所以，商务应用文的内容要写得以有理、有利和有节为准，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。有礼有节意味着体谅对方，就是要顾全对方的要求、愿望、情感等，力求准确地肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。
二、商务英语基本写作方法
学习书写英语应用文要掌握两个方面的知识：一是各类商务英语应用文必须遵守的写作格式和套语；二是如何写好正文内容(body)部分。Body部分是写文章的目的，和一般文章一样，首先要从文章的结构人手，剖析和设计文章的骨架。第一，安排写作内容，收集材料。第二，以一件事为例，写作时一般从四个方面来阐述：
(1)向读者说明主题及此事的背景，使之一目了然；
(2)主题的思想延伸，即进一步详解或举例说明；
(3)要求展开讨论，要特别注意层次分明，脉络清楚，围绕主题陈述；
(4)结论要求归纳已述条件的结果，这就是写文章的传统要求所说的“起、承、转、合”。第三，规划整篇文章的结构，也就是写作提纲。
三、商务英语写作要点
（1）通常要选用常用的四部式的正文结构
商务英语由四部分组成，即引言、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，要避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性。通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第二部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第三部分结束语常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会
（2）语言表达技巧
商务信函的语言运用应遵循正式与职业化的原则。近年来，生活节奏的加快与办公效率的提高对语言的使用产生了影响。人们在商务交往中无论在口头或笔头上都趋于放松自然，简单明了；那些古板的陈词滥调，繁文褥节已不合时宜。我们归纳出商务信函在语言运用方法:
①用词简单。在用词方面商务英语写作规范提倡使用简单、常用的词汇而避免生僻、过长或陈旧的词语，以保持句式的简洁与清晰: 如buy 比purchase 更通俗，try 比endeavor更常用等。
②句子简练通常简洁短小的句子可以更清楚地表达内容且便于理解。试比较下面一组句子:
a. There will be no need for you to prepare any special equipment for me. b. I don't require any special equipment. 显而易见，组中b句的表达效果更胜一筹。这种效果还可以通过“节省用词”达到。因此，在撰写商务信函时保持句子的简短很必要，用一个词能够表述则不必用两个词完
语法与句法准确严谨构思严谨、内容充实的商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、以及标点符号不当等问题，则会使其沟通效果大打折扣；使用省略号如 I'm „ ,We'l1也欠正式，而应改为I am „, We shall „&
