7•正确性原则正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题,会使其沟通效果大打折扣。此外,还应注意使用正式、规范的语言,例如省略语“I’ll”,“we’re”等,显得太过口语化,欠正式,商务信函中应改写成“I shall”,“We are”;还有像“Looking forward to your early reply.”和“Nice to recevieyour enquiry.”等,这样的句子在语法上也是不规范的,应该分别加上主语和谓语,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件,在日常用法中,没有必要两词连用,但在商务信函中,为求精确、严谨,常成对使用。再如“advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的“advise”,在日常用法中一般不作“通知”解,而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少,如“offer”一般表示“提供”、“提议”等,在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中,“policy”指“保险单”,而不是“政策”、“方针”,“average”指“海损”,而不是“平均的”、“一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”,用在信用证前面时,则表示“保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。
二、商务信函的写作技巧
商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范,具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1•要选用常用的四部式的正文结构通常,商务信函由四部分组成,即引言(introduc-tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。第一部分是引言。在此部分中,出于礼貌,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文,而不是开门见山谈具体的事情,以免唐突与失