摘要:商务英语写作是商务公司间的书面交际方式。在写作商务信函时,首先要了解读者,并且在写作过程中时时关注他们。然而,在实际的商务写作中,学生往往缺乏读者意识,这在一定程度上制约了学生商务写作能力的提高。应激发学生的读者意识,有效提高学生的商务英语写作能力。
关键词:商务英语;写作;读者意识
商务英语写作作为商务公司间的书面沟通形式,要求作者在写作前通过各种途径充分了解自己的读者,并且在写作过程中时时关注他们。唯有这样,才能最终实现预期的写作目的。但是,在实际教学过程中,笔者发现很多学生只是机械地根据他们所掌握的写作方法来组织信函,甚至模仿教材上的范文,没有一定的创新性。这种现象归根结底在于学生缺乏读者意识,不能将自己置身于真实的商务语境中去构思、写作具体的信函。本文旨在阐述读者意识在商务英语写作中的重要性,并结合自己的教学实践,提出有效利用读者意识、提高学生商务英语写作能力的方法。
一、商务英语写作中读者意识的重要性所谓读者意识,就是指作者在写作中对读者信息需要的关注[1]。有效运用读者意识就是指作者在写作过程中,从构思、动笔、修改直至发表,必须自觉地把读者因素考虑进去,了解读者、研究读者,尽可能地让自己的写作成果在最大限度上影响读者,更好地实现自己的写作目的。在写作研究中,语言学家Black提出写作可以被认为是一个“基于读者”的社会行为,“读者”是写作过程中的中心环节[2]。语言学家Ber-lin提出:在教授写作的过程中,无论用什么样的方法,都要考虑以下四个因素:①writer(作者),②reader(读者),③reality or truth(写作语言的真实性),④thesources of language in written texts(行文中的语言渊源)[3]。由此可以看出,读者在写作中的重要性及核心地位。同时,商务英语写作是商务公司往来的书面交际形式,有其特有的商务特征。首先,从写作对象来看,商务写作涉及的人物包罗万象,有地位尊贵的公司高级主管,也有平起平坐的公司同事,还有公司的下层员工。
其次,从功能上来看,商务英语写作具备三种基本功能:告知功能、说服功能和取悦功能,其中取悦读者是其最重要的功能[4]。此外,从写作目的来看,不管写作参与人员的身份、地位有何不同,他们的商务写作目的主要有以下几种:建立业务关系、联络彼此感情、传递有关信息、发出相关指令、作出必要解释、进行劝说、提出建议等。他们的最终目的都是保证商务活动的顺利进行并最终获取最大利益。为了有效实现预期的交际目的,写作者更应时时关注读者,增强读者意识。
二、有效利用读者意识,提高商务英语写作能力鉴于读者意识在商务英语写作中的重要性,我们在实际的写作过程应时刻以读者为核心来构思信函。关于怎样运用读者意识,笔者提出以下几点建议。
1.在写作信函之前,应该通过各种途径了解读者,为自己的写作做好充分的准备在动笔之前,应考虑有关读者的下列问题:
(1)读者的国籍。因为东西方的思维模式不同,西方人倾向于坦率直白,喜欢开门见山、直奔主题;东方人倾向于含蓄,往往喜欢寒暄一番再入正题。
(2)读者受教育程度;英语是否为他们的母语;大词与简单词、长句与短句,哪种方式更适合他们。
(3)读者的大概年龄。因为年长的人偏向于正式一点的语气,年轻人比较喜欢简单、准确的信函。
(4)读者和你的关系。你是写给你的老板、你的同事、你的下属,还是写给你的客户,随着读者身份、地位的不同,你的语气也应相应地作好调整。如果写给上级,则属于向上沟通(upward communication),写作者应采用恭敬的口吻;如果写给同事,则属于横向沟通(horizontal communication),写作者可以采用直率、平实又遵循一定的礼貌原则;如果写给下级,语气则不同,多用陈述句和命令句,因为这属于向下沟通(downward communication)。
(5)读者的性格和特殊的兴趣爱好。了解读者的性格、兴趣爱好,有助于在写作中投其所好,取悦读者。
2.恰当选用语气作为商务往来的书面交际形式,作者使用的语气反映了作者对读者的态度。总体而言,在商务写作过程中,我们往往采用两种语气。
(1)友好礼貌的语气。在商务信函的写作过程中,为了有效实现写作目的,应始终采用友好的语气,应始终将读者的利益放在首位,凡事为读者考虑。如果凡事以自我为中心,强调自己的利益,读者就会觉得你很冷漠,根本不会愿意与你建立长期的合作关系。当然,也不要忽略礼貌。即使收到一封态度粗鲁、毫不讲理的信函,也要以合理的态度作出彬彬有礼的回答,千万不要以牙还牙。同时,提出批评、表示不赞同时,一定要谨慎小心,让自己的语气充满关心和体谅,即使是责备对方,也不要冒犯对方。
(2)自然的语气。如今商务信函日趋口语化,文字力求自然流畅和清晰,切忌夸耀自己的文采,重要的是要用明白的文字清楚地表达自己的意思。具体而言,在写作时要使用交流式的语气,尽量避免使用过多的业务术语或者专业术语,不要给读者制造理解上的困难;尽量避免俚语、缩略语或是结构欠佳的语句;尽量使用读者词汇量以内的单词或者短语,如过多使用不常见的单词或者短语,会对读者的阅读造成很大的困难;要牢记商务信函重在沟通,而非炫耀自己的英语水平。
3.合理分段一般的英语作文往往分为三段: introduction(引言)、body(正文)和conclusion(结论)。但是,商务信函的段落往往比较多,有时一段话仅仅包括一个句子。因为在写作商务信函的正文时,有时需要表达三个乃至更多观点,此时,往往采用一段话只讲一个观点的原则来分段,以此来使读者的眼睛获得短暂休息的机会,使其能更好地理解信函内容。此外,也可以运用数字列举多个观点或者采用留空白隔开各个观点等方法,使信函简单易懂。
4.选择恰当的语言表达方式在写作过程中,应紧紧围绕读者,选择适合他们的语言表达方式。读者往往是生意场的人,无论是老板还是普通员工,都没有时间也没有必要为了看懂信函去查词典和语法书。因此,我们在写作时应避免采用特别烦琐的语言,而应采用各种方法,使信函简单易懂。
(1)词汇的选用。为了使读者快速、准确地理解我们所传递的商业信息,在写作中务必抛弃臃肿浮夸的词语,尽可能采用熟悉或者简短的词汇。试比较:①Company operations for the preceding accountingperiod terminatedwith a substantial defici.t②The company lostmuchmoney lastyear.以上两个句子要表达的意思相同,但第一个句子用了很多臃肿浮夸的词语,比如“preceding”,“termi-nate”,“substantial”,“deficit”,使该句子很难理解。但是,在第二个句子中,句意就很容易被人理解,而这恰恰是我们写作商务信函的目的。
(2)句式的选用。
如同一般信函一样,商务信函也应该是长句和短句的有机结合体。如果一味使用长句,会让读者很难理解信函内容;但过多使用短句,会使读者感觉像是小儿絮语。一般情况下,往往用短句子来表达好消息,这样会使读者迅速接受该消息,从而达到取悦读者的目的;而往往使用长句子来传递信函中的坏消息或者安慰读者,这样可以缓和坏消息或不幸对读者情绪的影响。比如:①The correct consignmentof the clothingmaterialwill reach youwithin 20 days. (好消息)②Referring to our orderNo. 26 dated June 16th,you have delivered some wrong goods,which arrived onR.P.Charger atBangkok. (坏消息)
(3)语态的选用。恰当地使用主动和被动语态也是表达时很重要的技巧。主动语态的优点在于避免了枯燥无味的无人称句,同时让读者也感到他受到了关注。但是,当表达的内容涉及读者的失职或者错误时,往往采用被动语态,目的在于避免伤害读者的感情或者打击读者的工作积极性。因为被动语态不会让语气太强烈,以致让人难以接受。试比较以下这组句子:①These reports are prepared by you everymonth.②You prepare these reports everymonth.在这组句子中,第一个句子采用了被动语态,强调了准备报告这件事,但淡化了该事件的施动者,使其感受不到应得的关注;而第二句话采用了主动语88黄河科技大学学报态,突出了读者的地位,更容易取悦读者。在有些情况下,需要采用被动语态。试比较以下这组句子:①You have delayed the shipments seven timesduring the pastyear.②During the past year the shipments have beendelayed seven times.在这组句子中,第一个句子使用了主动语态,强调了七次延缓发货的责任方———读者,容易伤害读者的感情,并且读者不一定就是该错误的责任人,因此最终很难取悦读者,获得所期望的反应。第二个句子采用被动语态,强调错误本身而非责任人,在一定程度上顾及到了读者的感受,最终使他们能够体会到礼貌。
5.避免使用引起性别歧视的语言随着社会及妇女
