社会信息化与档案资源的社会共享

社会信息化与档案资源的社会共享 摘要：信息化是人类社会活动中通过广泛应用信息技术，更加充分有效地开发与利用信息资源，推动经济与社会发展的过程。档案具有其他事物所不可替代的特殊价值。档案资源可以共享。在国民经济和社会信息化的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革；积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平；积极利用现有的档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，实现档案资源的合理配置；积极促进档案服务机制的创新，以自己独特的利用服务方式，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求，实现档案资源的社会共享，推进国家档案事业的全面发展。 一、对于信息化的认识，不同的学者站在不同的角度有不同的理解和阐释：有学者认为“信息化是指计算机技术现代化、通讯技术现代化和网络技术现代化”，或将其归纳为：信息处理的计算机化、信息处理的网络化、信息资源管理的数据库化。也有学者认为：“信息社会是信息产业高度发达且在产业结构中占据优势的社会，信息化是向信息社会前进的动态过程”，或曰：“信息化是指信息的利用非常广泛，信息技术和信息服务业高度发达和完善”。诸如此类，不一而足。 显然，在不同的背景条件下，信息化可以有不同的理解与表述，但究其根本，信息化是由现代信息技术、开发利用信息资源、国家信息网络建设等各种要素综合作用的结果。换言之，信息化是人类社会活动中通过广泛应用信息技术，更加充分有效地开发与利用信息资源，推动经济与社会发展的过程。在此过程中，作为社会发展要素的物质、能源与信息的关系正在转化，信息资源的开发与利用逐渐成为主要矛盾，社会经济、科学技术的发展愈来愈依赖于信息工作的进展，从而使利用信息资源所创造的产值在国民生产总值中的比重逐步上升直到占主导地位的过程。这个过程既涉及信息技术与信息资源，也涉及经济运作方式、管理体制、法律规章、思想观念和生活娱乐等各个方面，由此可知，信息化是一个使社会各方面发生深刻变化的复杂过程。 也正是因为社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志，所以，党的十五届五中全会明确提出：“大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措”，要求以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展。 我国的“国民经济和社会信息化”具有丰富的内涵，涉及政府信息化、企业信息化、领域信息化、区域信息化、社区信息化、家庭信息化以及个人信息化等诸多方面，关系着社会的整体发展。国民经济和社会信息化的实质在于在整个社会体系中采用现代信息技术，深入开发、广泛利用信息资源，实现信息资源的社会共享，从而达到：丰富人们精神生活，拓展人们活动时空，加速国家现代化进程，促进人类社会进步等目的。 信息资源可以共享，是由信息资源的自身特点所决定的，因为信息资源可同时为众多的使用者所享用是信息资源与一般物质资源的不同之处。物质资源在交换以后往往为一方所占有，而信息资源交换之后则可以同时为双方所利用。以“信息首都”、“上海信息港建设” 、“信息化深圳”等为代表的城市信息化建设是党中央、国务院关于在“十五”期间“加强信息资源开发，强化公共信息资源共享，推动信息技术在国民经济和社会发展各领域广泛应用”战略决策的具体体现。随着集约化信息管线、宽带网络建设、超级计算机中心等项目的建成竣工，数字化城市的“蓝图”已初具规模。在此进程中，以图书馆、博物馆为代表的传统文化事业已“领先一步”，因此，档案馆如何抓住机遇，赶上信息化建设的步伐，充分发挥档案馆的社会功能，促进档案资源的社会共享，是我们档案工作者的时代责任。 二、档案资源可以共享，是由档案资源的自身特点所决定的。档案资源的社会共享有两个条件，一是档案资源的质量与数量，其中优良的质量是促进档案资源社会共享的内在要素，充足的数量是确保档案资源社会共享的外在条件；二是档案资源的社会认知程度，档案资源的社会认知程度越高，档案资源共享的范围就越广。 　　档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，它承载着人类活动的大量信息，具有记载、延续人类文化的功能。作为档案管理与利用对象的档案资源是经过特定历史时期的逐渐积累而形成的。我国档案数量众多，“截止2000年底，我国有各级国家档案馆3070个，保存档案1．9亿卷(件)；各级各类档案室20192个，保存档案1．7亿卷(件)；还有大量有价值的档案以其他保管形式留存下来”①。因此，在大力推进国民经济和社会信息化、实现信息资源社会共享、促进社会进步与发展的历史进程中，档案资源具有其不可替代的作用。 而随着《中华人民共和国档案法》及其相关法规的颁布及其有效实施，档案工作的透明度大为提高，国家档案事业也得到了全面的发展，极大地促进了社会档案意识的觉醒与提高。在国民经济和社会信息化的社会潮流面前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。 就某种意义而言，档案资源的社会共享代表着现代档案工作的发展方向。我国档案界在档案资源的共享方面曾进行过较为深入的研究，进行了相关的尝试，积累了一定的经验、取得了相当的成效，档案目录中心建设就是其中之一。 　　档案目录中心是在一定范围内将所属若干档案馆的特定馆藏，按照统一标准完成其目录的编制，然后将其汇总而成，以便在更大范围内实现档案资源社会共享的一种档案目录管理机构。如以中央档案馆为中心建立的革命历史档案资料目录中心，以中国第一历史档案馆为中心建立的明清档案资料目录中心，以中国第二历史档案馆为中心建立的民国档案资料目录中心等。档案目录中心的建立，打破了地域界限与行政隶属关系的束缚，实现了横向联合与纵向沟通，从而使档案资源更为广泛的社会利用成为可能。因此，档案目录中心建设既是档案利用工作发展的必然趋势，也是档案资源社会需求的必然结果，促进了档案资源社会效益与经济效益的发挥。 但由于受运作机制、技术、标准、经费、观念以及权利义务、利害得失等诸多因素的影响与制约，档案目录中心建设的成效并不十分理想。 三、目前，我国的档案信息化建设正处于起步阶段，目标明确，形势喜人。据报道：《北京市“十五”时期档案事业发展规划》明确了档案信息化建设的四项任务：国家档案馆加快档案信息网络建设，实现首都公用信息平台与市区县档案馆之间联网及开放档案目录信息资源共享，逐步提供开放档案目录网上查询，有选择地公布档案编研材料和提供部分档案全文浏览服务。其中，拥有123万卷档案的北京市档案馆，自1996年起开始信息化建设，到2000年年底，已上网档案34.3万卷，己开放档案条目17万余条，所提供的档案网上查询，受到档案利用者的热烈欢迎，网上查档仅通90天，就有3600多人次查询，接近用常规方式查询的年平均人数。 《深圳市“十五”国民经济和社会信息化规划》也确定了：“建立数字档案馆系统，制定电子文件归档和电子档案管理办法，将深圳市档案馆原有各种载体的档案数字化，对档案文件实施数字化管理。与政府各部门的办公自动化系统相联接，通过互联网向政府和社会提供查阅服务，实现档案信息传输网络化、管理自动化”。与此同时，湖北、上海、辽宁、江苏、浙江、安徽等各省市也都结合各地国民经济和社会信息化发展的规划提出了档案信息化建设的具体规划。 但从相关的报道中，我们也不难得知这样一个现实：在档案信息化建设的相关规划中，有不少省市都将数字档案馆建设视作规划之核心，甚至将数字档案馆建设等同于档案信息化建设。 诚然，数字档案馆是社会信息化的产物，它所代表的是一种信息环境和基础设施（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）的构建，具有虚拟网络特点，是一个超大规模、开放性、分布式的数字资源网络体系结构，具有以数字技术进行档案资源的组织与存贮、以网络技术进行档案资源的发布与传递、以超文本等信息技术进行档案资源的有效访问与查询、以国家档案馆为主要档案源及网络节点、对具有国家和社会意义的档案资源进行宏观监控、为全社会提供档案资源服务等诸多特征。数字档案馆建设将为档案工作创造前所未有的有利条件，从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求。因此，数字档案馆的建设有助于档案馆实现由完全的实体保管模式向信息管理模式的转变，有助于档案馆保存社会记忆功能的实现，从而为档案资源的社会共享提供了可能。 但数字档案馆建设并不等同于档案信息化建设，档案信息化建设也并不等于档案资源的数字化与网络化。 档案信息化建设是一项宏大的工程，具有更为丰富的内涵：“档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务”②。在国民经济和社会信息化的宏观背景下，档案管理部门应该顺应信息时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革；积极营建档案资源共享的政策与环