摘要: 会计电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点在替代手工会计核算以后,受到了广大会计人员的热烈欢迎。但是,从其在事业单位的应用来看,与企业相比,存在一定差距。本文根据会计电算化在事业单位论文发表应用的现状、问题,结合工作实践,提出了相应的对策。
关键词: 会计电算化; 事业单位; 现状; 对策
引言
会计电算化是集计算机学、信息学、管理学、会计学等多学科知识为一体的一门综合性的学科,其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中,即用电子计算机代替人工记账,算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析,预测和决策的过程。实现会计电算化,是会计管理工作现代化的重要组成部分,也是会计改革的重要内容。中国会计电算化经过多年的发展已取得了十分显著的成效,特别是商品化财务软件的发展更是突飞猛进。尽管如此存在的问题也是比较突出的。其中行政事业单位的会计电算化软件的开发、应用仍然比较落后。本文就行政事业单位会计电算化的现状、存在的主要问题做出分析,并探讨其今后的发展思路。
1．行政事业单位会计电算化的现状与存在的主要问题
近些年来,行政事业单位会计电算化发展得相当快,越来越多的行政事业单位实现了初步的会计电算化。但是,行政事业单位会计电算化工作仍然存在诸多的问题,笔者认为有主观方面的因素,也有客观方面的因素,主要归纳以下几个方面:
(1)对会计电算化工作的认识不足。一些事业单位领导对会计电算化在各级事业单位财会工作中的作用存在着错误的认识和看法,仅把会计电算化认为是进行现代管理的一种标志,当做树立单位形象的一种手段,把计算机作为主要因素,把财会人员作为次要因素,只重视机的因素,不重视人的因素,往往认为财务上只要配备了一定数量的硬件及适合本单位使用的财务软件就行了,而忽视对会计人员的培训、软件的升级换代等。另一方面,一些事业单位财会人员对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,对会计电算化知识不主动掌握、更新,认为只要会具体操作计算机,如录入凭证、电脑记账,然后打印出报表即可,缺乏一种由“核算型”会计电算化向“管理型”会计电算化转化的意识。
(2)会计电算化软件功能开发不足或利用不充分。
目前市场上商品化财务软件品种数量较多,但质量是良莠不齐。有些事业单位使用的财物软件功能不足。有些财务软件材料核算、工资核算、固定资产核算等等内容功能较强,而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等等模块,根本没有设计或内容过于简单,功能不全,并且查询功能也不健全,限制了其管理功能,没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。有些较有影响的商品化财务软件已成为集会计核算、成本控制、存货控制于一体的管理信息系统。这些财务软件包括很多子系统,如果全部利用起来,处理事业单位日常会计核算业务和进行财务管理,应该是绰绰有余。而事实上,由于行政事业单位的业务量比较少,性质也比较单一,许多事业单位并没有充分利用这些软件功能,基本是只利用了其中的一部分,诸多财务管理功能没有发挥出来,失去了会计电算化对加强财务管理的积极意义。
(3)缺少会计电算化复合型人才。事业单位会计电算化的应用,对会计人员提出了更高的要求。财会人员不仅要掌握扎实的会计知识和技能,而且能够熟练使用会计软件或管理软件,并能排除常见软件、硬件故障。目前,各事业单位的会计人员虽都经过会计电算化培训,拿到了会计电算化证,但绝大部分只是初级培训,只有很少一部分会计人员进行会计电算化的中级和更高级的培训,因而不能适应不断升级的财务软件要求,同时也制约了积极推进事业单位会计电算化工作更好更快地向前发展。
(4)会计电算化基础管理工作薄弱,内控制度不完善。事业单位会计工作经历了从手工到电算化会计再到网络会计的发展历程,会计处理的流程也随之发生了根本性的变化,这就需要建立与之配套的一系列内部管理制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。
虽然,财政部从1994年到目前为止,相继颁布了一些规章制度,对于这些专门针对会计电算化的规章,许多相关人员并不知道,更不了解。因此,有时在实际操作中已经违规了,但操作者不清楚,单位的领导也不知道,同时也没有相应的部门去纠正,更谈不上有部门监督管理了。还有不少已经实行会计电算化的单位,虽然知道国家制定的规章,但并没有真正地实施这些规章制度。因此,在实际工作中,许多事业单位并没有将会计电算化内部管理的要求制度化,使得会计电算化不能正常健康地运转。
(5)会计电算化档案管理制度不完善。由于许多单位实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整,使会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计的信息泄密。另外,实行会计电算化后,应及时备份硬盘数据,并且每次备份应不少于两套,分两地存放,按时清理磁盘备份,每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度,会计数据盘的备份和清理不规范,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据将无法恢复。
2．完善事业单位会计电算化管理工作的对策和建议
为了更好地发展事业单位会计电算化事业,深化会计改革,进一步提高财会人员的工作水平,针对以上几个方面的问题,笔者认为应从以下几个方面手解决:
(1)提高认识,真正确立会计电算化的重要位置。一方面,在事业单位的财务管理工作中,主要领导的思想和行为具有决定性的作用。因此各级领导要清醒地认识到全面实现会计电算化,是时代发展的需要,是会计发展史上的一场重大革命。只有全面实现会计电算化,提高会计电算化水平,才能适应我国经济高速发展和会计制度改革的需要。另一方面,事业单位财务人员认识到会计电算化不仅仅是记帐技术的革命,而且对于会计学科本身也是一次大的革命,因此要更新认识,克服传统的理财观念,主动地学习和掌握新的工作方法,要认识到实行电算化不仅可以减轻广大会计人员的劳动强度,把会计人员从繁琐的数字计算中解脱出来,促进会计工作由“核算型”向“管理型”的转变,使会计人员可以用更多的时间参与财务管理,发挥财会人员在财务管理上的作用。
(2)充分利用会计电算化的管理功能,发挥软件的管理优势。首先,要充分发挥会计电算化的功能,为财务管理服务,就必须提高要会计软件功能,增加管理性功能的软件系统。其次,事业单位财会工作要充分利用会计电算化管理功能的软件模块,对会计资料进行加工、整理、分析、预测和决策,将事前预测、事中控制、事后分析三个环节有机地结合起来,运用计算机网络技术,建立以会计数据处理为中心与其他信息系统互联的涵盖财产物资管理、会计核算、人事管理等多部门、多职能适应单位管理需要的会计信息网络,为管理决策提供有效的信息支持,充分发挥会计电算化的管理作用。
(3)加强会计电算化人才的培训,提高会计人员的业务素质。会计电算化人才缺乏是制约我国会计电算化事业进一步发展的关键环节。单位要重视加快专业人才的引进和复合人才的培训,建立一支完善合格的财会电算化队伍。我们可以通过人才市场招聘计算机方面的专业人才,也可以循序渐进地对在职财会人员进行电算化知识培训。培训可分为操作人员、系统维护人员、程序设计和系统设计人员等层次进行,从基本知识培训抓起,逐步提高。会计电算化知识应逐步成为在职会计人员必须具备的知识之一,其培训工作要逐步纳入会计专业技术资格考试、会计证考试和在职会计人员培训的相关课程中。会计电算化是一项经济活动,有其应有的经济规律,运用得好,就能大大提高工作的效率。因此,要留出时间让财会人员去进行知识更新,提高综合素质。
(4)建立健全会计电算化模式下的内部控制制度,形成良好的内控环境。建立健全会计电算化管理制度,是确保会计核算操作安全、及时、准确提供会计信息的根本保证。各单位应根据自己的实际情况,科学合理地制定一系列行之有效的内部管理制度,具体应包括电算化岗位责任制度、电算化日常操作管理制度、严格地计算机软件、硬件和数据管理制度、定期检查管理制度、会计各岗位的定期轮岗制度以及电算化会计档案管理制度。做到从原始凭证管理到记账凭证管理,最后的账簿、报表等等都有相应的会计电算化管理制度。
(5)做好会计电算化档案管理工作。会计电算化工作是一种无纸化工作,所产生的数据均存在计算机的硬盘上,因此单位所发生的新的经济业务内容经过电算化帐务处理后,应坚持当天备份,且要双重备份,并分处、分人保管,做好档案管理工作。
3．结语
总之,事业单位财会电算化的实施,标志着事业单位财会管理步入科学化、现代化的轨道。但对于上述这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须及时解决的问题,笔者认为,只要事业单位领导和财务人员重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化工作向更深层次发展。
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